Podmioty, które tworzą sprawozdanie finansowe za 2013 rok, do 26 marca muszą sporządzić zestawienie obrotów i sald księgi głównej. Zachowanie terminów ich sporządzenia jest jednym z warunków do uznania ksiąg rachunkowych za prowadzone na bieżąco.
Poprawne zestawienie obrotów i sald jest podstawą do sporządzenia sprawozdania finansowego. Mało kto pamięta, że zgodnie z art. 24 ust.5 pkt. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy powinno być sporządzane nie później niż 85 dni po dniu bilansowym. Przepis ten wydaje się w dzisiejszych czasach archaiczny. Księgi rachunkowe prowadzone są zazwyczaj przy użyciu komputera i proces generowania zestawienia odbywać się może w sposób w pełni automatyczny. Dodatkowo zgodnie z art. 18 ust. 2 UoR, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.
System komputerowy nie ochroni przez każdym błędem
Prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald powinno wskazywać identyczne sumy obrotów debetowych i kredytowych a suma sald debetowych musi odpowiadać sumie sald kredytowych. – W przypadku ksiąg prowadzonych przy pomocy systemów komputerowych, oprogramowanie zazwyczaj zabezpiecza przed typowymi błędami np.: błędami związanymi z brakiem podwójnego zapisu, dwukrotnym zaksięgowaniem tego samego dokumentu (z takim samym opisem/numerem) czy zaksięgowaniem różnych kwot dotyczących jednej operacji księgowej. Dzięki temu generowane zestawienie jest obarczone niższym ryzykiem błędu – mówi Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland. – Może się jednak zdarzyć, że do zestawienia generowanego przez system nie zostało podpięte konto księgowe, co skutkuje uzyskaniem błędnego zestawienia. Taki błąd jest jednak dość łatwy do wykrycia i skorygowania – dodaje ekspert.
System komputerowy nie jest jednak w stanie uchronić przed takimi błędami jak zaewidencjonowanie operacji na niewłaściwych kontach bądź w niewłaściwej kwocie. Nie zapewni też ochrony przed brakiem wprowadzenia zapisu operacji do systemu. Należy zatem pamiętać, by dokonać weryfikacji wygenerowanego przez system zestawienia – pozwoli to na wykrycie ewentualnych błędów.
Generalnie jednak automatyzacja procesu przygotowania zestawienia obrotów i sald korzystanie z programów księgowych sprawia, że ryzyko nieprawidłowości jest względnie niewielkie. – Ewentualne błędy mogą wynikać ze źle dokonanych zapisów księgowych, które nie zostały skorygowane bądź nieprawidłowego skonfigurowania systemu komputerowego podczas przyporządkowywania kont do tworzonego zestawienia obrotów i sald – tłumaczy Michał Szalak z Baker Tilly Poland. Dodatkowo należy sprawdzić, czy przygotowane zestawienie zawiera wymagane w art. 18 UoR elementy takie jak: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Zanim wygenerujesz zestawienie
– Elementem niezbędnym przy sprawdzaniu poprawności zestawienia obrotów i sald jest uzgodnienie sald kont syntetycznych w stosunku do prowadzonych do nich sald kont analitycznych – zaznacza ekspert. W tym przypadku także najczęściej system księgowy chroni przed niespójnością w tym obszarze, jednak warto dokonać dodatkowego sprawdzenia spójności.
W związku z tym, że sporządzenie obrotów i sald za rok obrotowy służy za podstawę do opracowania sprawozdania finansowego, przygotowując zestawienie jednostka powinna dokonać weryfikacji i uzgodnienia zapisów oraz sald kont. Następnie należy wykonać czynności związane z zamknięciem roku – może być to między innymi dokonanie wyceny sald wyrażonych w walucie obcej, utworzenie rezerw czy też niezbędnych odpisów aktualizujących.
