WhatsApp? Biurowa komunikacja w dobie social mediów

0

Badania pokazują, że w ciągu doby spędzamy ok. 1,7 godziny korzystając z mediów społecznościowych[1]. Jak się okazuje aktywność w social mediach nie ogranicza się jedynie do naszego czasu wolnego. Ponad połowa pracowników przyznaje, że używa w godzinach pracy Facebooka, a prawie 20 proc. Twittera. Coraz częściej korzystamy z prywatnych kont aby komunikować się ze współpracownikami czy klientami. Rośnie ponadto popularność narzędzi online do zarządzania projektami, np. Trello. Czy to znaczy, że bezpośrednia komunikacja pomiędzy członkami zespołu traci na znaczeniu?

 Coraz większa część naszych codziennych aktywności przenosi się w tryb online. Dotyczy to również komunikacji ze współpracownikami i przełożonymi. Dzieje się tak częściowo ze względu na rosnącą popularność telepracy. Na przykład w branży IT całkowicie zdalnie pracuje już co 10 specjalista.[2] Co więcej, nawet osoby, które na co dzień wypełniają zawodowe obowiązki w biurze, zazwyczaj korzystają z różnych form komunikacji internetowej, takich jak chociażby komunikatory. Tymczasem z badań wynika, że osoby współpracujące ze sobą bezpośrednio (a nie np. za pośrednictwem poczty elektronicznej) osiągają o 32 proc. lepsze wyniki. Praca zdalna i zarządzanie projektami online mają swoje niepodważalne zalety, nic jednak nie zastąpi rozmowy. Pod warunkiem, że odbywa się ona
w sposób efektywny.

Czarny PR służbowych spotkań

 Służbowe spotkania mają złą opinię. Wystarczy spojrzeć na statystyki. Analizy pokazują, że na służbowe spotkania poświęcamy średnio prawie 6 godzin tygodniowo. Niestety aż 70 proc. pracowników, przyznaje, że nie jest to czas spędzony produktywnie. Czy to znaczy, że firmowe zebrania powinny odejść do lamusa? Niekoniecznie. Na przykład w branży IT, to właśnie spotkania są w wielu firmach ważnym elementem zarządzania projektami.

– W naszej organizacji, zgodnie z metodologią zarządzania projektami Scrum, praktykujemy codzienne poranne spotkania poszczególnych zespołów. Żeby zapewnić ich efektywność trzymamy się ściśle określonych reguł i ram czasowych. Podstawowym założeniem jest wymiana informacji w zespole na temat aktualnych zadań: czym zajmowałam się wczoraj, co planuję dziś oraz jakie napotykam trudności, które uniemożliwiają postęp prac. Takie spotkania, „Stand Up Meetings” – odbywają się na stojąco, co skraca ich czas i pozwala na efektywną komunikację w zespole  – mówi Dorota Sadowska, Communications Manager w GFT Polska, firmie świadczącej usługi IT na rzecz sektora finansowego.

Czytaj również:  Branża motoryzacyjna zabiega o ręce do pracy. Firmy łączą siły, by przyciągać inwestycje i kształcić specjalistów

Spotkania na stojąco to jednak nie tylko domena firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania. Ich zalety dostrzegają organizacje ze wszystkich gałęzi gospodarki. Badania sugerują, że taki format pozwala na skrócenie czasu zebrań nawet o 34 proc.[3]