Badania pokazują, że w ciągu doby spędzamy ok. 1,7 godziny korzystając z mediów społecznościowych[1]. Jak się okazuje aktywność w social mediach nie ogranicza się jedynie do naszego czasu wolnego. Ponad połowa pracowników przyznaje, że używa w godzinach pracy Facebooka, a prawie 20 proc. Twittera. Coraz częściej korzystamy z prywatnych kont aby komunikować się ze współpracownikami czy klientami. Rośnie ponadto popularność narzędzi online do zarządzania projektami, np. Trello. Czy to znaczy, że bezpośrednia komunikacja pomiędzy członkami zespołu traci na znaczeniu?
Coraz większa część naszych codziennych aktywności przenosi się w tryb online. Dotyczy to również komunikacji ze współpracownikami i przełożonymi. Dzieje się tak częściowo ze względu na rosnącą popularność telepracy. Na przykład w branży IT całkowicie zdalnie pracuje już co 10 specjalista.[2] Co więcej, nawet osoby, które na co dzień wypełniają zawodowe obowiązki w biurze, zazwyczaj korzystają z różnych form komunikacji internetowej, takich jak chociażby komunikatory. Tymczasem z badań wynika, że osoby współpracujące ze sobą bezpośrednio (a nie np. za pośrednictwem poczty elektronicznej) osiągają o 32 proc. lepsze wyniki. Praca zdalna i zarządzanie projektami online mają swoje niepodważalne zalety, nic jednak nie zastąpi rozmowy. Pod warunkiem, że odbywa się ona
w sposób efektywny.
Czarny PR służbowych spotkań
Służbowe spotkania mają złą opinię. Wystarczy spojrzeć na statystyki. Analizy pokazują, że na służbowe spotkania poświęcamy średnio prawie 6 godzin tygodniowo. Niestety aż 70 proc. pracowników, przyznaje, że nie jest to czas spędzony produktywnie. Czy to znaczy, że firmowe zebrania powinny odejść do lamusa? Niekoniecznie. Na przykład w branży IT, to właśnie spotkania są w wielu firmach ważnym elementem zarządzania projektami.
– W naszej organizacji, zgodnie z metodologią zarządzania projektami Scrum, praktykujemy codzienne poranne spotkania poszczególnych zespołów. Żeby zapewnić ich efektywność trzymamy się ściśle określonych reguł i ram czasowych. Podstawowym założeniem jest wymiana informacji w zespole na temat aktualnych zadań: czym zajmowałam się wczoraj, co planuję dziś oraz jakie napotykam trudności, które uniemożliwiają postęp prac. Takie spotkania, „Stand Up Meetings” – odbywają się na stojąco, co skraca ich czas i pozwala na efektywną komunikację w zespole – mówi Dorota Sadowska, Communications Manager w GFT Polska, firmie świadczącej usługi IT na rzecz sektora finansowego.
Spotkania na stojąco to jednak nie tylko domena firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania. Ich zalety dostrzegają organizacje ze wszystkich gałęzi gospodarki. Badania sugerują, że taki format pozwala na skrócenie czasu zebrań nawet o 34 proc.[3]
– Z naszych obserwacji wynika, że uczestnicy spotkań na stojąco są zazwyczaj bardziej skoncentrowani na celu danego zebrania i wypowiedziach pozostałych uczestników, wypowiadają się w sposób bardziej zwięzły oraz rzadziej odchodzą od meritum. Taka forma sprawdzi się w przypadku zebrań o mniej rozbudowanej agendzie trwających do około 30 minut. Aby móc je sprawnie przeprowadzać warto pomyśleć o strefach dedykowanych właśnie takiej aktywności. Dobrze sprawdzą się np. biurka Stand Up z regulowaną wysokością blatu, które pozwalają szybko przekształcić stanowisko pracownicze w strefę do spotkania grupy projektowej na stojąco – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.
Rozmawiajmy
O tym jak istotna pozostaje bezpośrednia interakcja świadczy również rosnąca popularność wydzielania przestrzeni wspólnych w biurach. Coraz częściej siedziby firm są projektowane tak, aby zmaksymalizować możliwość interakcji pomiędzy pracownikami.
– Nie ulega wątpliwości, że aby pracować wydajnie potrzebujemy cichej przestrzeni do pracy w spokoju i koncentracji. Jednak bardzo ważna jest również możliwość zweryfikowania swoich pomysłów w grupie. Jak wynika z badań the Kellogg School of Management, o ile praca indywidualna sprawdza się dobrze przy generowaniu nowych pomysłów, to interakcja w grupie pozwala na selekcję tych najlepszych. Wspólna praca nad projektem zwiększa też zaangażowanie zespołu i pozwala pracownikom poczuć się włączonym w całość prac. Dodatkowym atutem takich interakcji jest lepsza wymiana wiedzy pomiędzy poszczególnymi działami – dodaje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.
W artykule poświęconym organizacji przestrzeni biurowej[4] Harvard Business Review opisuje case study firmy z branży farmaceutycznej. Badanie interakcji pomiędzy pracownikami organizacji wykazało, że ci menedżerowie sprzedaży, którzy częściej nawiązywali kontakt z pracownikami pozostałych działów odnotowali poprawę wyników o 10 proc.
O tym jak istotna jest networking i interakcja z innymi świadczy fakt, że na wspólne biuro decydują się także właściciele własnych biznesów. Według danych magazynu Deskmag, w modelu coworkingowym pracuje na świecie już pół miliona osób. W Polsce obecnie liczba takich przestrzeni szacowana jest na 150. Oczywiście za coworkingiem przemawia argument ekonomiczny
– przestrzenie te można wynająć w atrakcyjnej cenie, ale przedsiębiorcy dostrzegają o wiele więcej zalet współdzielonych biur. Jennifer Magnolfi, która brała udział w badaniach 45 przestrzeni coworkingowych na całym świecie odkryła, że najemcy decydują się na takie rozwiązanie ponieważ wierzą, że pozwoli im ono na bardziej produktywną pracę niż w domu czy tradycyjnym biurze.
Z kolei ankieta Deskmag przeprowadzona wśród 1,5 tys. respondentów dzielących biura z innymi przedsiębiorcami wykazała, że 75 proc. z nich odnotowało wzrost produktywności, a 80 proc. rozszerzyło swoją sieć kontaktów biznesowych.
– Praca w modelu coworkingowym daje szansę na stworzenie sieci kontaktów, niezbędnej już na samym początku działalności biznesowej. Często też firmy pracujące w jednej przestrzeni wymieniają się usługami. Wiele biur coworkingowych i przestrzeni dla start-upów oferuje o wiele więcej niż tylko miejsce do pracy – regularnie odbywają się tam spotkania z mentorami, warsztaty czy wydarzenia networkingowe. Taka infrastruktura jest dużym ułatwieniem dla osób rozwijających swój pomysł na biznes – mówi Marta Bloch, reprezentująca przestrzeń coworkingową Idea Hub.
[1] Źródło: Global Web Index
[2] Badanie firmy Experis
[3] http://www.forbes.com/sites/groupthink/2014/06/19/kick-the-chair-how-standing-cut-our-meeting-times-by-25/#727509416d17
[4] https://hbr.org/2014/10/workspaces-that-move-people
