Zapotrzebowanie na wirtualne konferencje dynamicznie rośnie

Ponad 65 proc. polskich przedsiębiorców i ich pracowników uważa, że wirtualne spotkania, konferencje, targi i wydarzenia mają przed sobą świetlaną przyszłość, wynika z najnowszego badania zrealizowanego przez współpracujące agencje eventowe: Everitum i KIKE Events. Wykorzystanie tej formy kontaktu planuje coraz więcej firm, które w zdalnej komunikacji i wydarzeniach online widzą szansę na przetrwanie w czasach COVID-19, zbudowanie swojej przewagi konkurencyjnej oraz dostosowanie prowadzonego biznesu do rosnących wymagań rynku.

Wirtualne wydarzenia online nie są niczym nowym, ale w ciągu ostatnich kilku miesięcy polskie firmy przeszły przyśpieszony kurs z ich wykorzystywania na szeroką skalę. W sieci odbywały się i odbywają nie tylko spotkania zespołowe czy małe spotkania biznesowe, ale też konferencje i targi gromadzące po kilka tysięcy osób z całego świata. To, że biznes zaczyna żyć w sieci potwierdzają również dane Polskiego Instytutu Ekonomicznego (PIE). Wynika z nich, że w naszym kraju (w czasach COVID-19) jednym z głównych trendów telekomunikacyjnych jest wzrost codziennej aktywności internetowej o ok. 45 proc., ogromne zapotrzebowanie na transmisję danych, czterokrotny wzrost rynku e-commerce, a także aż ośmiokrotny wzrost popularności komunikatorów internetowych.

Biznes chce spotykać się również w sieci

Z najnowszego badania przeprowadzonego przez EVERITUM oraz KIKE Events wynika, że aż 87 proc. polskich firm chce mieć możliwość uczestniczenia w wydarzeniach online i ich organizowania. Ponad 53 proc. ankietowanych deklaruje, że w przyszłości planuje organizować lub brać udział w wirtualnych wydarzeniach zamiast lub równolegle ze spotkaniami w „realu”. 12 proc. planuje przenieść swoją aktywność eventową w całości do sieci, a prawie 34 proc. nadal chciałoby przede wszystkim spotykać się tzw. „realu”, w tym 22 proc. potwierdziło, że częściej organizowane wydarzenia online mogą być ich dobrym uzupełnieniem, a 12 proc. nie chce w ogóle spotkać się w sieci, za wyjątkiem sytuacji, gdy standardowe wydarzenia nie mogą być organizowane.

– Pandemia koronawirusa zmieniła optykę pracowników, przedsiębiorców i osób zarządzających firmami. Wielu z nich w ograniczeniach i przeszkodach, które musieli pokonać zaczęło szukać szansy nie tylko na przetrwanie tego trudnego czasu, ale też na rozwój. Co więcej, jak wykazały nasze badania jesteśmy otwarci na nowoczesne technologie, doceniamy je, a wirtualny świat dający nieskończone możliwości kontaktu z innymi, staje się dla nas naturalnym środowiskiem pracy i wspomnianego rozwoju – mówi Agnieszka Ciesielska z agencji EVERITUM. – Najczęstszą formą wirtualnego kontaktu z innymi, z której korzystali zarówno pracownicy jak i właściciele firm był udział online w różnego rodzaju szkoleniach, prelekcjach i panelach dyskusyjnych online, bo aż 74 proc. badanych. Co ciekawe, 30 proc. badanych brało udział również w wirtualnej integracji – podkreśla Agnieszka Ciesielska.

Być w pracy i na konferencji

Wyniki badania przeprowadzonego przez EVERITUM i KIKE Events wskazują, że zarówno dla pracowników jak i właścicieli firm, którzy przynajmniej raz brali udział w wydarzeniach online ważne są szeroko pojęte oszczędności. 41 proc. badanych twierdzi, że największą zaletą spotkań online jest oszczędność czasu i pieniędzy (w tej grupie 57 proc. wskazuje na czas, 43 proc. na pieniądze). Badani doceniają też, że nie muszą wybierać między pracą a udziałem w ważnym wydarzeniu – 39 proc. wskazuje, że najważniejsza dla nich jest możliwość łączenia pracy z udziałem konferencji tj. pracują w biurze i jednocześnie biorą udział w wydarzeniu online. 37 proc. ankietowanych jako najbardziej znaczącą dla nich zaletę wskazuje szansę spotkań w większym gronie, 27 proc. uczestniczących w sondażu docenia możliwość dołączenia do wydarzenia z każdego miejsca na świecie, dla 10 proc. zaletą wydarzeń online jest swoboda jaką daje udział w tego typu eventach – mogą w każdym momencie opuścić wydarzenie i włączyć się do niego w dogodnym dla siebie czasie.

Goście wydarzeń w sieci podkreślali też, że mogą uczestniczyć w nich od początku do końca. Ich zdaniem konferencje, targi i inne eventy odbywające się w rzeczywistości, szczególnie te organizowane w innym mieście oznaczają dla nich konieczność wyjścia przed ich końcem. Co jest spowodowane m.in. długą drogą powrotną do domu, chęcią ominięcia koków czy pociągiem, na który muszą zdążyć.

64 proc. planistów eventowych nigdy nie organizowało wydarzeń online

Jak wynika z badania przeprowadzonego wśród członków Stowarzyszenia Branży Eventowej tylko w marcu i kwietniu zostało odwołanych ponad 97 proc. wszystkich planowanych eventów. Podobna sytuacja widoczna jest również na świecie – lista odwołanych lub przełożonych wydarzeń jest długa i znajdują się na niej m.in. największe na świecie imprezy branżowe: targi telekomunikacyjne – Mobile World Congress w Barcelonie, targi salonów meblarskich Salone del Mobile, nowojorski festiwal designu NYCxDESIGN, Geneva Motor Show, marcowe fashion week w Pekinie i Szanghaju, konkurs Eurowizji czy igrzyska w Tokio.  – Jako aktywny uczestnik branży eventowej mogę śmiało powiedzieć, że COVID-19 nie był dla nas łaskawy – odcisnął swoje piętno na całej branży organizatorów spotkań biznesowych. Problem z odnalezieniem się w nowej rzeczywistości miały szczególnie osoby i organizacje bez doświadczenia i wiedzy o narzędziach pozwalających na organizowanie eventów w sieci. Jak wynika z danych Event Manager Blog, 64 proc. planistów, nigdy nie było zaangażowanych w planowanie wirtualnego wydarzenia. My też, przenosząc w czerwcu naszą konferencję na wirtualną wyspę VirBELA musieliśmy się tych technologii szybko nauczyć – mówi Mariusz Filipiak, Prezes Zarządu KIKE Events Sp. z o.o. Coraz większa otwartość na spotkania online i dostęp do umożliwiających to nowoczesnych narzędzi wyklucza „niemożliwe” ze świata spotkań i pokazuje jak w niedalekiej przyszłości możemy funkcjonować wirtualnie. Internet to nowa szansa na rzeczywistość, w której obecnie toczy się aktywne życie, kompatybilne z tym realnym, pozwalając na nieprzerwaną komunikację, edukację, pracę, spotkania biznesowe, organizację wydarzeń lokalnych i międzynarodowych. Dzięki niemu nie jesteśmy zależni od sytuacji epidemiologicznej, nie ogranicza nas odległość, problemy z dojazdem, brak czasu, czy ograniczony budżet. Oczywiście, spotkania wirtualne nigdy nie zastąpią tych prawdziwych, jednak wszystko wskazuje na to, że wirtualne konferencje na stałe zagoszczą w naszym życiu i w wielu aspektach okażą się bardziej efektywne biznesowo, niż te tradycyjne.

Badanie zostało zrealizowane w lipcu 2020 roku na próbie 1 000 osób – właścicieli firm, managerów i pracowników z całej Polski.