Zestawienie najważniejszych dla przedsiębiorców zmian w prawie związanych z pandemią koronawirusa

USTAWA z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2020 poz. 374) (dalej „Ustawa”).

Przyjęta w trybie pilnym i opublikowana niezwłocznie po jej uchwaleniu, w dniu 7 marca 2020 r. Ustawa określa zasady zapobiegania oraz zwalczania zakażenia wirusem SARS –CoV-2 określonego w Ustawie znanym na całym świecie skrótem COVID-19.

Poniżej omawiamy najważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorcy, regulacje wprowadzone Ustawą, które mogą wpłynąć bezpośrednio na działalność każdego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w Polsce.

1. Polecenia zastępujące decyzje administracyjne podlegające natychmiastowemu wykonaniu, bez możliwości odwoławczych.

Zgodnie z art. 11 Ustaw, w przypadku pojawienia się konieczności podjęcia działań zwalczających COVID-19, Prezes Rady Ministrów może, na wiosek wojewody, wydać przedsiębiorcom – osobom prawnym i jednostkom nie posiadającym osobowości prawnej – polecenia w drodze decyzji administracyjnej, które będą podlegać natychmiastowemu wykonaniu z chwilą ich doręczenia lub ogłoszenia.

Należy podkreślić, że każdorazowe polecenie/decyzja nie będzie wymagać uzasadnienia.

Zadania określone taką decyzją (poleceniem) będą finansowane ze środków budżetu państwa i realizowane na podstawie umowy zawartej z przedsiębiorcą. Należy założyć szybki tryb negocjacji umowy z przedsiębiorcą w której to umowie zostaną określone wszystkie lub zasadnicze elementy pozwalające na realizację polecenia. W przypadku odmowy podpisania umowy, zadanie będzie wykonywane na podstawie decyzji w trybie natychmiastowym. Wszelkie prace o charakterze planistycznym związane z realizacją powierzonych zadań będą finansowane ze środków własnych przedsiębiorcy i jak się wydaje powinny być uwzględnione w warunkach umowy.

W sytuacjach nagłych i uzasadnionych gdy nie będzie czasu ani warunków na ogłoszenie lub przesłanie polecenia, polecenie będzie mogło być wydawane w formach szczególnych czyli: ustnie, telefonicznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej a także za pomocą innych środków łączności. W takim nagłym przypadku polecenia (decyzje) powinny jak tylko będzie to możliwe zostać utrwalone na piśmie w postaci protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji/ notatki dotyczącej treści i warunków polecenia

2. Wyłączenie działania regulacji ustawowych w zakresie: prawa budowlanego, zagospodarowania przestrzennego, ochrony i opieki nad zabytkami.

W celu przeciwdziałania COVID-19 Ustawa w art. 12 Ustawy przewiduje wyłączenie stosowania przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo Budowlane (Dz.U. z 2019 poz. 1186 ze zm.) oraz ustawy z dnia 27 marca 2003 o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz.U. z 2020 poz. 293 ze zm.) a także ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U. z 2020 r. poz. 282 ze zm.) w sytuacji konieczności projektowania i budowy a także remontu oraz rozbiórki obiektów budowlanych w tym także w przypadku konieczności zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych.

Należy także odnotować, iż w przypadku konieczności poszerzenia bazy do udzielania świadczeń zdrowotnych czyli w przypadku konieczności budowy bądź adaptacji istniejących budynków na potrzeby służby zdrowia, Ustawa przewiduje możliwość pominięcia, oprócz procedur wynikających z przytoczonych powyżej regulacji prawnych, także wszelkich przepisów wydanych na podstawie art 22 ust 3 , 4 i 4a ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej. A zatem wymogów dotyczących w szczególności warunków: ogólno-przestrzennych, sanitarnych, instalacyjnych, wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą, w tym systemów teleinformatycznych lub systemów łączności podmiotu wykonującego działalność leczniczą. Rezygnacja w sytuacjach nadzwyczajnych z ustawowych wymogów dotyczących pomieszczeń w których wykonywana jest działalność lecznicza dotyczy także usług leczniczych świadczonych dla osób pozbawionych wolności jak i jednostek budżetowych oraz jednostek wojskowych.

3. Wyłączenie odpowiedzialności przewoźników lotniczych kolejowych i drogowych a także zarządzających lotniskami i dworcami za szkody wyrządzone w związku z działaniami władz publicznych mającymi na celu przeciwdziałanie COVID-19

Warto także podkreślić szczególną sytuację przewoźników wynikającą z regulacji Ustawy. Otóż zgodnie z artykułem 14 Ustawy, zniesiona zostaje odpowiedzialność przewoźników lotniczych kolejowych i drogowych a także zarządzających lotniskami i dworcami za wszelkie szkody wyrządzone w związku z działaniami władz publicznych mającymi na celu przeciwdziałanie COVID-19 w wyniku którego przewóz stanie się niemożliwy. Ustawodawca sięga w ustępie 2 art. 14 Ustawy do definicji „okoliczności nadzwyczajnych” określonej w przepisach Rozporządzenia (WE) 261/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 lutego 2004r. a także uznaje za taką okoliczność wszelkie uzasadnione działania mające na celu przeciwdziałanie COVID-19.

4. Zawieszenie stosowania przepisów o zamówieniach publicznych

Ustawa w Art. 6 wyłącza stosowanie przepisów o zamówień publicznych do zamówień których przedmiotem są towary lub usługi niezbędne do przeciwdziałania COVID -19 a zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub gdy wymaga tego ochrona zdrowia publicznego. Także w przypadku usług, dostaw lub robót budowlanych udzielanych w związku z zapobieganiem lub zwalczaniem epidemii na obszarze na którym ogłoszono stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii wyłącza się stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych.

Zmiany w prawie spółek pod wpływem pandemii COVID-19

Przepisy tzw. tarczy antykryzysowej wprowadzają istotne zmiany dla spółek w związku z pandemią koronawirusa (SARS-Cov-2)

1. Termin do zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego zostanie wydłużony do 13 lipca 2020 r.

Zgodnie z przepisem art. 195 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018 r., poz. 723 z późn. zm.), spółki handlowe, z wyjątkiem spółek publicznych i spółek partnerskich, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed dniem 13 października 2019 r. zobowiązane były zgłosić informację o beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych („CBRB”), w terminie do dnia 13 kwietnia 2020 r. Należy zwrócić uwagę, że przepis art. 52 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r., poz. 568) („Specustawa”), wydłużył ten termin o trzy miesiące, do dnia 13 lipca 2020 r.

Dokonanie zgłoszenia do CBRB wymaga przede wszystkim wewnętrznego ustalenia beneficjenta rzeczywistego spółki. Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w naszym artykule „Czas poznać beneficjenta rzeczywistego twojej spółki” (https://poland.taylorwessing.com/en/press-releases/do-you-know-your-beneficial-owner-you-better-do).

2. Termin na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności za rok obrotowy 2019 wydłużony o 3 miesiące

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994 Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) („Ustawa o Rachunkowości”) w przypadku spółek handlowych których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym termin sporządzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności spółki za rok obrotowy 2019 miał upłynąć w dniu 31 marca 2020 r., a termin ich zatwierdzenia w dniu 30 czerwca 2020 r. Specustawa przyznała ministrowi finansów uprawnienie do wydłużania między innymi tych terminów. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. z 2020 r., poz. 570), oba wspomniane powyżej terminy zostały wydłużone o trzy miesiące. Przy czym zmienione terminy nie maja zastosowania w przypadku tych spółek, którym terminy na przygotowanie sprawozdań upłynęły przed dniem 31 marca 2020 r. Na marginesie należy zauważyć, że wydłużenie terminów zatwierdzenia sprawozdań oznacza automatyczne wydłużenie terminu ich złożenia, który zgodnie z art. 61 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości biegnie od daty zatwierdzenia tych dokumentów.

3. Posiedzenia organów spółek kapitałowych mogą odbywać się on-line

W celu umożliwienia spółkom bieżącego funkcjonowania oraz wypełniania ciążących na nich obowiązków, w tym między innymi związanych z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności spółki, przepis art. 27 Specustawy, wprowadził dla spółek kapitałowych całkowicie nowe, szerokie możliwości odbywania posiedzeń zgromadzeń spółek, ale także ich zarządów i rad nadzorczych, na odległość, w tym w formie on-line.

4. Zgromadzenie wspólników i walne zgromadzenia

Zgodnie z art. 27 Specustawy, udział w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki lub statut stanowią inaczej. Takie sformułowanie przepisu oznacza, że większość spółek będzie mogła skorzystać z tego trybu, bez konieczności zmiany umowy spółki lub statutu. Jest to istotna zmiana w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego, który wymagał aby ta forma odbywania zgromadzenia została wpierw wyraźnie dopuszczona w konstytucji spółki.

Udział w zgromadzeniu odbywanym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich uczestniczących w zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy oraz wykonywanie prawa głosu, osobiście lub przez pełnomocnika.

Należy zauważyć, że szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniach organizowanych przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej określać ma regulamin uchwalany przez radę nadzorczą, a w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, również przez wspólników. Uchwała w tym przedmiocie może zostać przyjęta przez wspólników w spółce z o.o. w drodze głosowania pisemnego. Przyjęcie tego regulaminu warunkuje możliwość odbycia zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Ten ostatni wymóg należy uznać za przejaw całkowicie zbędnego formalizmu; w szczególności jest on prawnie i prakseologicznie niespójny zarówno z tym, że brak jest normy, która wskazywałaby, iż naruszenie postanowień tego regulaminu, nawet kwalifikowane, stanowi przesłankę stwierdzenia nieważności lub uchylenia uchwały a nadto systemowo zarząd jako organ Spółki odpowiadał i odpowiada za organizację walnego zgromadzenia.

Na marginesie powyższego warto zauważyć, że samo odbywanie zgromadzeń podlega ograniczeniom wynikającym z Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r., poz. 491 z późn.zm) („Rozporządzenie”), a które dotyczą wolności przemieszczania się oraz gromadzenia, wprowadzone w związku z zagrożeniem pandemią choroby COVID-19. W naszej ocenie zwołując zgromadzenie zarówno zarząd spółki, jak i dokonujący tego podmiot muszą być w pełni świadomi ograniczeń, co oznacza, że treść ogłoszenia o zwołaniu musi uwzględniać zarówno obecne, jak i możliwe w przyszłości okoliczności.

W związku z powyższym rekomendujemy raczej przeprowadzenie obrad zgromadzenia wspólników czy walnego zgromadzenia albo przez umożliwienie wszystkim wspólnikom czy akcjonariuszom „zdalnego” udziału w posiedzeniu odpowiedniego zgromadzenia albo przez wykorzystanie „proxy-voting” i ustanowienie jednego pełnomocnika, wykonującego instrukcje wszystkich uprawnionych do udziału w odpowiednim zgromadzeniu. Pozwala to na ograniczenie liczby uczestników do dwóch lub trzech osób, włączając w to notariusza, jeżeli jego obecność jest konieczna. Możliwe jest umożliwienie udziału w zgromadzeniu wszystkim uprawnionym przez środki komunikacji elektronicznej, typu Cisco Webex, Zoom, Google Hangouts i temu podobne.

5. Zarząd i rada nadzorcza

Również zarządy i rady nadzorcze spółek kapitałowych otrzymały szersze możliwości podejmowania decyzji na odległość. Możliwość odbywania „zdalnie” ich posiedzeń stała się domyślna. Umowa lub statut muszą zawierać normę wprost zakazującą takiego odbywania posiedzeń i głosowania, aby procedowanie z użyciem środków komunikacji na odległość stało się niemożliwe.

Zgodnie z art. 27 Specustawy w posiedzeniu zarządu i rady nadzorczej można wziąć udział i głosować przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki lub statut stanowi inaczej. Możliwe jest także podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą i zarząd uchwał w trybie pisemnym, tj. obiegowym, bez odbycia posiedzenia, chyba że umowa spółki lub statut stanowi inaczej. W przypadku rad nadzorczych ważność podjętej w ten sposób uchwały zależy od tego, czy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz od zachowania kworum wynoszącego ½ członków rady. Umowa spółki lub statut mogą przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał na odległość; czyli np. podnosić quorum czy wprowadzać odpowiedni termin dla dostarczenia projektów uchwał. Można też wprowadzić konieczność wyrażenia zgody przez członków rady na podjęcie uchwały w określonym przedmiocie z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość. Takie szczególne ograniczenia muszą znaleźć się w umowie lub statucie. Zawarcie ich w „regulaminie rady” (choć w tym przypadku ustawa – w odróżnieniu od regulaminów walnego zgromadzenia czy zgromadzenia wspólników – wyraźnie już od dawna przewiduje istnienie takiego dokumentu) nie jest wystarczające dla uznania danej uchwały, z naruszeniem postanowienia zawartego nie w statucie ale w innym dokumencie. za nieważnie podjętą. Stanowi to różnicę w stosunku do poprzedniego stanu prawnego, w którym naruszenie regulaminu w zakresie ograniczenia zdalnego głosowania w radzie nadzorczej stanowiło przesłankę wystarczającą dla ustalenia przez sąd nieważności czy nieistnienia takiej uchwały. Ewentualnie istniejące ograniczenia w regulaminach rad nadzorczych, dla zachowania swojej skuteczności muszą zostać przeniesione na poziom statutu spółki. Ten formalizm nowej regulacji należy również ocenić negatywnie.

Wprowadzono również ułatwienia dotyczące podejmowania uchwał w formie tradycyjnej, tj. pisemnej, na posiedzeniu. Członkowie zarządów i rad nadzorczych mogą obecnie brać udział w podejmowaniu uchwał, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu lub rady nadzorczej, chyba że umowa spółki lub statut stanowi inaczej. Dla rad nadzorczych art. 27 Specustawy wprowadza dodatkowy warunek dla podjęcia uchwały w ten sposób. Oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej może mianowicie dotyczyć wyłącznie spraw wprowadzonych do porządku obrad wcześniej niż w dniu posiedzenia. Wykluczone jest głosowanie w ten sposób nad sprawami wprowadzonymi do porządku obrad w dniu posiedzenia. Jest to przeniesienie dotychczasowej regulacji przepisu art. 388 § ksh dotyczącego spółki akcyjnej do rady nadzorczej.

Jak przeprowadzić posiedzenie organu spółki kapitałowej w czasach koronawirusa (COVID-19) i kwarantanny?

W związku z pojawieniem się nietypowej dla codziennej działalności sytuacji związanej z ogłoszeniem stanu epidemii zarówno w Polsce, jak i większości krajów UE, spółki oraz ich organy muszą w codziennej pracy zderzyć się z nową rzeczywistością i podjąć wyzwanie działania jak najbardziej zbliżonego do normalności. Tym bardziej, że nawet nadzwyczajna sytuacja nie zwalnia ze wszystkich obowiązków przewidzianych w przepisach ustaw.

Jednym z obowiązków, wykonywanych zazwyczaj w drugim kwartale roku kalendarzowego, jest zatwierdzenie zamknięcia roku obrotowego. Znakomita większość polskich podmiotów gospodarczych za rok obrotowy uznaje rok kalendarzowy. Początek ”sezonu” zwyczajnych zgromadzeń wspólników czy zwyczajnych walnych zgromadzeń nałożył się w tym roku na ogłoszenie stanu epidemii. Należy przy tym zauważyć, że zgodnie z przepisami ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r., poz. 568) („Specustawa”), terminy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności za rok obrotowy 2019 zostały wydłużone o 3 miesiące.

Zatwierdzenie sprawozdań finansowych to jednak nie jedyna czynność, do której potrzeba aktywności walnego zgromadzenia lub zgromadzenia wspólników. Biorąc pod uwagę ryzyko recesji, jest wysoce prawdopodobne, że wielu akcjonariuszy czy wspólników spółek, dla których zaistniała sytuacja może rodzić potrzeby płynnościowe, będzie chciało wesprzeć finansowo swoje spółki, co może wymagać podjęcia uchwał przez zgromadzenia wspólników czy walne zgromadzenia; często w obecności notariusza.

Pogodzenie obecności na walnym zgromadzeniu czy zgromadzeniu wspólników większej liczby wspólników i akcjonariuszy z jednoczesnym zachowaniem wymogów bezpieczeństwa epidemicznego, może w dzisiejszej rzeczywistości okazać się niemożliwe. W celu umożliwienia spółkom bieżącego funkcjonowania oraz wypełniania ciążących na nich obowiązków, w tym między innymi związanych z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności spółki, Specustawa wprowadziła dla spółek kapitałowych całkowicie nowe, szerokie możliwości odbywania posiedzeń zgromadzeń spółek, ale także ich zarządów i rad nadzorczych, na odległość w tym w formie on-line

1. Zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami kodeksu spółek handlowych („ksh”) wprowadzonymi w Specustawie, w braku przeciwnego zastrzeżenia w umowie spółki dopuszczalny jest udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności: (i) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników; (ii) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Możliwe jest zatem skorzystanie zarówno z wideokonferencji, jak i telekonferencji, a także działanie przez pełnomocnika. Warunkiem skorzystania z powyższych rozwiązań nie jest już, jak dotychczas, ich dopuszczenie w umowie spółki, ale brak wyraźnego zakazu w umowie spółki. Należy zwrócić jednak uwagę na to, że Specustawa wprowadziła wymóg przyjęcia przez radę nadzorczą, a w przypadku spółki nieposiadającej rady nadzorczej – przez wspólników, regulaminu, który określi szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić jednak uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

W przypadku, w którym umowa spółki pozwala na udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej lub tryb taki z innych powodów nie jest możliwy lub pożądany, w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których możliwy jest konsensus w sprawie podjęcia uchwał bez odbycia „tradycyjnego” zgromadzenia wspólników, dopuszczalne jest korzystanie z trybów przewidzianych przez art. 227 § 2 ksh, czyli powzięcie jednomyślnych uchwał w trybie pisemnym (tj. jeżeli wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte) albo głosowanie pisemne. Warto zaznaczyć, że od 1 marca 2019 r. możliwość głosowania pisemnego dotyczy również uchwał rocznych, czyli takich, które dotychczas były podejmowane na zwyczajnych zgromadzeniach wspólników, którego odbycie w sposób tradycyjny było wcześniej koniecznością. W sytuacji stanu epidemii praktycznym rozwiązaniem jest zatem uzyskanie przez zarządy spółek, odpowiednio wcześniej, pisemnej zgody wszystkich wspólników na głosowanie pisemne i przeprowadzenie w ten sposób zatwierdzenia roku obrotowego 2019, udzielenie absolutoriów oraz, w przypadku w którym będzie to konieczne, powołanie członków organów spółki na kolejne/nowe kadencje.

2. Walne zgromadzenie w spółce akcyjnej

Wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej w publicznej spółce akcyjnej może dotyczyć już etapu organizacji walnego zgromadzenia. Zmiany przepisów ksh wprowadzone w Specustawie powinny rozszerzyly możliwość przeprowadzenia walnego zgromadzenia ze zdalnym uczestniczeniem akcjonariuszy i członków władz- na wszystkie spółki, w których statut nie zabrania takiego sposobu jego odbycia – dotychczas możliwość ta dotyczyła jedynie spółek, w których statut ją przewidywał.

Przypomnijmy, że ogłoszenie o zwołaniu walnego zgromadzenia powinno zawierać informacje o: (i) sposobie wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności o formularzach stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika, oraz sposobie zawiadamiania spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika, (ii) możliwości i sposobie uczestniczenia w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, (iii) sposobie wypowiadania się w trakcie walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, (iv) sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Podobnie jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością również w spółce akcyjnej szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinien regulować uchwalony przez radę nadzorczą regulamin. Jeżeli ten warunek został spełniony, wówczas możliwe jest skorzystanie zarówno z wideokonferencji, jak i telekonferencji. Udział akcjonariuszy w walnym zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Istotne, że Specustawa wprowadziła obowiązek zapewnienia transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym przez spółki publiczne.

Możliwość kontaktowania się ze spółką na odległość w związku ze zwołanym walnym zgromadzeniem mają również akcjonariusze. Akcjonariusz lub akcjonariusze spółki publicznej reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem walnego zgromadzenia zgłaszać spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej.

Dodatkowo, statut może upoważnić do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego walnego zgromadzenia oraz do zgłaszania spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad, akcjonariuszy reprezentujących mniej niż jedną dwudziestą kapitału zakładowego.

W obecnej sytuacji można również, wykorzystując dotychczasowe przepisy ksh, umożliwić akcjonariuszom uczestnictwo w walnym zgromadzeniu i wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika. Rolę pełnomocnika akcjonariusze i spółka mogą powierzyć jednemu, wskazanemu przez spółkę, profesjonalnemu doradcy, wykonywującemu zawód adwokata lub radcy prawnego. W takim przypadku stosunek zlecenia łączyłby adwokata (radcę prawnego) ze spółką (i w stosunku do niej miałby on „duty of care”) i dotyczyłby umożliwienia odbycia walnego zgromadzenia przez wykonywanie pełnomocnictw akcjonariuszy, zgodnie z treścią ich instrukcji. Pełnomocnik byłby obecny w kancelarii notarialnej czy w siedzibie spółki czy nawet kancelarii tego pełnomocnika, w obecności notariusza (o ile to możliwe; taki pełnomocnik może pełnić także funkcję przewodniczącego walnego) i wykonywałby prawo głosu wszystkich akcjonariuszy, którzy udzieliliby mu pełnomocnictwa. Przebieg walnego zgromadzenia, może być transmitowany i umożliwiać zarówno zdalną obecność członków władz (zarządu i rady nadzorczej), jak i zadawanie pytań przez akcjonariuszy, którzy udzielili pełnomocnictwa. Ewentualne wprowadzenie zmian do treści projektów uchwał walnego zgromadzenia, w stosunku do treści projektów opublikowanych, co do których akcjonariusze sporządzili instrukcję do głosowania, wymagałoby ogłoszenia przerwy w walnym zgromadzeniu, w celu umożliwienia ewentualnej zmiany treści wydanych przez akcjonariuszy instrukcji.

Obecne regulacje, dotyczące głosowania pisemnego przez akcjonariuszy nie wydają się w pełni odpowiadać wyzwaniom, jakie postawiła obecna sytuacja przed spółkami. Zwłaszcza, że możliwość korespondencyjnego głosowania została wprowadzona przez przywołanie w ustawie „regulaminu walnego zgromadzenia”, dokumentu korporacyjnego wcześniej ksh nie znanemu, a którego status jest co najmniej wątpliwy (naruszenie regulaminu nie skutkuje powstaniem uprawnienia do zaskarżenia uchwały).

Zwracamy uwagę, że niezależnie od formy odbywania zgromadzenia w przypadku spółek z o.o. wymagana jest obecność przewodniczącego zgromadzenia wspólników i protokolanta (a gdy jest to wymagane, notariusza), zaś w przypadku spółek akcyjnych, przewodniczącego walnego zgromadzenia oraz notariusza.

3. Pilna nowelizacja przepisów ksh w odniesieniu do formy posiedzeń rad nadzorczych oraz zarządów.

W sytuacji, gdy członkowie władz mogą być objęci czy to formalną, czy nawet faktyczną kwarantanną oraz przy ograniczeniach w przemieszczaniu się, konieczne stało się umożliwienie zarządom działanie w sytuacji nadzwyczajnej. Obecnie obowiązujące przepisy, wprowadzone do ksh na mocy Specustawy, dopuszczają podejmowanie przez kolegialne zarządy spółek kapitałowych uchwał w trybie zdalnym (przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość), pisemnym lub pisemnym za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki lub statut stanowi inaczej. W przypadku spółki akcyjnej, rada nadzorcza spółki powinna jednak określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w posiedzeniu zarządu przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Rady nadzorcze mogą funkcjonować zdalnie, czyli przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w trybie pisemnym lub w trybie pisemnym za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, jeżeli umowa spółki lub statut nie stanowią inaczej. Podjęta w tym trybie uchwała jest ważna, wyłącznie w przypadku, w którym wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki lub statut mogą przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał przez radę nadzorczą w trybach wskazanych powyżej. Analogicznie do regulacji dotyczącej posiedzeń zarządu, w przypadku spółki akcyjnej, rada nadzorcza spółki powinna określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w posiedzeniu rady nadzorczej przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Co ważne, rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki lub statut spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.

W sytuacjach, gdy aktualnie obowiązujące wewnętrzne regulaminy zarządów lub rad nadzorczych w sposób szczególny regulują warunki podejmowania uchwał, należy przeanalizować je pod kątem konieczności ich ewentualnej zmiany.

4. Podsumowanie

W każdym przypadku w pierwszej kolejności należy dokładnie przeanalizować treść umowy spółki bądź statutu pod kątem możliwości zdalnego trybu podejmowania uchwał, komunikowania się ze spółką oraz uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu. Jeżeli umowa spółki lub statut przewidują brak możliwości korzystania z innych form odbywania posiedzeń organów niż bezpośrednie spotkanie, warto rozważyć kwestię implementacji takich rozwiązań do dokumentów korporacyjnych spółki, przy czym należy pamiętać, że ze względu na konieczność przeprowadzenia trybu wymaganego dla zmiany umowy spółki (statutu) oraz rejestracji zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, może okazać się to czasochłonne i przez to utrudnione. Rozwiązaniem praktycznym jest udzielenie pełnomocnictw i skoordynowanie tego procesu przez spółki, dodatkowa transmisja obrad albo w przypadku sp. z o.o., zgoda na głosowanie pisemne.

Jesteśmy gotowi udzielić Państwu wsparcia w organizowaniu walnych zgromadzeń czy zgromadzeń wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz z wykorzystaniem instytucji pełnomocnictwa i jednoczesnej dwustronnej emisji dźwięku i obrazu do osób uprawnionych do udziału w walnym zgromadzeniu czy zgromadzeniu wspólników, a także w przygotowaniu regulaminów zdalnego odbywania walnych zgromadzeń wspólników, a także posiedzeń zarządu i rady nadzorczej spółki.

Wypowiedzenie umowy – nic prostszego?

Przedsiębiorcy stoją obecnie przed ogromnymi wyzwaniami. Jednym z tych wyzwań jest podjęcie trudnych decyzji o zakończeniu współpracy i wypowiedzeniu umów. W czasach aktualnych ograniczeń i komunikacji zdalnej doradzamy, jak zrobić to bezpiecznie i prawidłowo od strony prawnej.

Zasady regulujące tzw. następcze czynności prawne niweczące (czyli zmierzające do zakończenia stosunku prawnego) są następujące:

Obecna treść art. 77 § 2 k.c. jest wynikiem nowelizacji Kodeku cywilnego, która weszła w życie 8 września 2016 roku.

Oznacza to, że rozwiązanie, wypowiedzenie albo odstąpienie od umowy zawartej w formie pisemnej zwykłej (art. 78 k.c.), dokumentowej (art. 77² k.c.) lub elektronicznej (art. 78¹ k.c.) powinno być dokonane w formie dokumentowej, zastrzeżonej pod rygorem ograniczeń dowodowych (ad probationem).

Nie jest istotne, czy umowa została zawarta w formie pisemnej ze względu na wymóg ustawowy, zastrzeżenie umowne (pactum de forma), ani pod jakim rygorem forma ta była zastrzeżona.

Dlatego, jeżeli umowa nie zastrzega żadnych wymagań odnośnie formy czynności następczej niweczącej (a w dotychczasowej praktyce postanowienia umów często regulowały tylko wymóg formy przy jej zmianie) oraz nie ma takiego przepisu ustawy, umowę można rozwiązać lub wypowiedzieć w formie dokumentowej (np.: e-mail, sms, nagranie, zdjęcie, skan, faks), czyli w sposób bardziej odformalizowany niż przed zmianą Kodeksu cywilnego w 2016 roku (dotychczas przewidziana była forma pisemna).

Co więcej, od 8 września 2016 roku przepis art. 77 § 2 k.c. ma charakter dyspozytywny, co oznacza, że strony mogą zdecydować, jaką formę wybierają dla czynności następczej niweczącej ich umowę i wcale nie musi to być forma bardziej solenna (czyli ostrzejsza), niż forma dokumentowa. Za ,,inną formę”, o której mowa w tym przepisie, można uważać zatem „formę dowolną”, nawet ustną.

Kodeksowe zasady dotyczące zakończenia umowy zawartej w kwalifikowanej formie szczególnej nie uległy zmianie i jeżeli nie zastrzeżono inaczej, wyglądają następująco:

Zatem, jeżeli umowa została zawarta w kwalifikowanej formie szczególnej, odstąpienie oraz wypowiedzenie wymagają zachowania zwykłej formy pisemnej, zastrzeżonej pod rygorem ograniczeń dowodowych (ad probationem). Rygor taki obowiązuje bez względu na to, czy zawarcie umowy w którejś z kwalifikowanych form szczególnych nastąpiło zgodnie z ustawą lub z wolą stron.

WAŻNE!

Zgodnie z art. 74 § 4 k.c., w stosunkach między przedsiębiorcami uchybienie wymaganiom formy, gdy nie został zastrzeżony rygor nieważności (przez ustawę lub strony), czyli zastrzeżonej tylko dla celów dowodowych (ad probationem), nie skutkuje sankcjami dowodowymi, a jednocześnie pozostaje bez wpływu na ważność dokonanej czynności prawnej.

W związku z powyższym, odstąpienie albo wypowiedzenie umowy między przedsiębiorcami może nastąpić w dowolnej formie, jeżeli ustawa lub umowa nie przewidują dla takiego oświadczenia wymogu zachowania określonej formy pod rygorem nieważności.

REKOMENDACJA

W biznesie sprawdzają się rozwiązania proste oraz bezpieczne prawnie. Komunikacja ustna, mimo że jak wynika z wyżej przedstawionych reguł, jest w zasadzie dozwolona, to jednak nie cieszy się zaufaniem. Najczęściej stosowana jest ,,klasyczna” forma pisemna, co wynika z dotychczasowych przepisów oraz powszechnej praktyki, szczególnie z tzw. ,,ostrożności procesowej’’. Jednakże, to co dotąd było regułą lub przyzwyczajeniem, dziś powinno ulec weryfikacji, tym bardziej że możemy skorzystać z rozwiązań, które są dostępne, tańsze i szybsze niż tradycyjna korespondencja.

Dlatego warto odnotować, że Kodeks cywilny umożliwia stosowanie formy dokumentowej (e-mail, sms, nagranie, zdjęcie, skan, faks), jako formy mającej na celu usprawnienie dokonywania czynności prawnych.

Zatem, jeżeli zamierzasz wypowiedzieć Twoją umowę (albo od niej odstąpić), kieruj się następującymi kryteriami:

Nie rezygnujmy z transakcji – alternatywne metody zawarcia kontraktu

W związku z pandemią koronawirusa, wprowadzonymi ograniczeniami w przemieszczaniu się oraz zakazie zgromadzeń i zebrań, a jednocześnie możliwościami wykonywania pracy zdalnej i powszechną komunikacją przy pomocy narzędzi on-line, wiele osób zadaje sobie pytanie, jak powinni zorganizować biznes, skoro i tak na koniec ,,trzeba będzie coś podpisać”. Negocjacje i ustalenia można prowadzić poprzez korespondencję mailową, telekonferencje i wideo-konferencje, ale co dalej? Zaakceptowaliśmy już rezygnację z tradycyjnego uścisku dłoni, no ale przecież nie możemy zrezygnować z podpisywania dokumentów.

Jakie mamy możliwości zawarcia kontraktu, gdy nie możemy złożyć podpisu własnoręcznie pod dokumentem na spotkaniu.

	Forma                               pisemna (art. 78 § 1 kodeksu cywilnego)	Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. W praktyce oznacza to, że fazę negocjacyjną możemy zorganizować przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a uzgodnioną umowę podpisać własnoręcznie i przesłać drugiej stronie kurierem lub pocztą, z prośbą, aby uczyniła to samo.
	Forma      elektroniczna (art. 781 § 1 i 2 kodeksu cywilnego)	Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że wszędzie tam, gdzie przepisy wymagają od nas własnoręcznego podpisu, możemy użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
	Dokument potwierdzający umowę (art. 771  § 1 i 2 kodeksu cywilnego)	W wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej (np. e-mailem, telefonicznie) jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie. W przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej (np. ustnie) jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie. Należy pamiętać, że potwierdzenie nie zastępuje wymaganej formy umowy ani jej nie konwaliduje. Nie stosuje się go, jeżeli dla umowy zawartej w sposób nieformalny wymagana jest jakakolwiek forma szczególna pod rygorem nieważności (ad solemnitatem). W takim wypadku nie możemy potwierdzić umowy, jest ona bowiem od początku nieważna. Natomiast, w sytuacji gdy forma szczególna była zastrzeżona dla wywołania określonych skutków prawnych (ad eventum), wówczas potwierdzenie nie wywoła takich, zamierzonych przez strony lub przewidzianych przez ustawę, skutków.

 

PODPIS WŁASNORĘCZNY = KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY

Jeżeli przepisy ani strony nie zastrzegły pod rygorem nieważności formy pisemnej czy elektronicznej dla danej czynności (oraz oczywiście udziału notariusza), wystarczyć może forma dokumentowa. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Przypomnijmy, że od 8 września 2016 r. dokument przestał być kojarzony tylko z papierem. Zgodnie z art. 77³ kodeksu cywilnego, DOKUMENTEM jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Jest nim zatem e-mail, sms, wiadomość wysłana poprzez komunikator, nagrania (obrazu, dźwięku), a także plik w jakimkolwiek formacie umożliwiającym odczytanie.

Dlatego, nie rezygnujemy z zawierania umów. Ale zanim sięgniemy po tradycyjny długopis, przeanalizujmy czy możemy skutecznie złożyć podpis lub e-podpis i zawrzeć umowę, aneks bądź złożyć inne oświadczenie, bez wychodzenia z domu czy biura.

Rodzaje podpisów elektrycznych i innych usług zaufania, zgodnie z Rozporządzeniem eIDAS

Od 1 lipca 2016 r. najważniejszym aktem prawnym mającym zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, zapewniającym spójne standardy prawne i techniczne świadczenia usług zaufania na jednolitym rynku cyfrowym Unii Europejskiej jest Rozporządzenie eIDAS[1].

Rozporządzenie wprowadziło m.in. powszechnie rozpoznawalne mechanizmy identyfikacji elektronicznej (eID), umożliwiające jednoznaczną weryfikację tożsamości użytkowników usług online oraz podpisów elektronicznych.

Poniżej przedstawiamy najbardziej ,,praktyczne” usługi, szczególnie przydatne w dobie aktualnego stanu pandemii na świecie.

• OSOBY FIZYCZNE: e-podpis

	PODPIS ELEKTRONICZNY – oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i które użyte są przez podpisującego jako podpis (np. stopka w mailu).
	ZAAWANSOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY – oznacza podpis elektroniczny, który spełnia następujące wymogi: a)         jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu; b)         umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego; c)         jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz d)         jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna (np. podpisy cyfrowe).
	KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY – oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

• Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

 

• OSOBY PRAWNE: e-pieczęć

	PIECZĘĆ ELEKTRONICZNA – oznacza dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych.
	ZAAWANSOWANA PIECZĘĆ ELEKTRONICZNA – oznacza pieczęć elektroniczną, która spełnia następujące wymogi: a)         jest unikalnie przyporządkowana podmiotowi składającemu pieczęć; b)         umożliwia ustalenie tożsamości podmiotu składającego pieczęć; c)          jest składana przy użyciu danych służących do składania pieczęci elektronicznej, które podmiot składający pieczęć może, mając je z dużą dozą pewności pod swoją kontrolą, użyć do złożenia pieczęci elektronicznej; oraz d)         jest powiązana z danymi, do których się odnosi, w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
	KWALIFIKOWANA PIECZĘĆ ELEKTRONICZNA – oznacza zaawansowaną pieczęć elektroniczną, która została złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i która opiera się na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej.

• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna korzysta z domniemania integralności danych i autentyczności pochodzenia tych danych, z którymi kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest powiązana.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna oparta na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawana za kwalifikowaną pieczęć elektroniczną we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.
• e-DOKUMENTY: e-znacznik czasu

ELEKTRONICZNY ZNACZNIK CZASU – oznacza dane w postaci elektronicznej, które wiążą inne dane w postaci elektronicznej z określonym czasem, stanowiąc dowód na to, że te inne dane istniały w danym czasie.

KWALIFIKOWANY ELEKTRONICZNY ZNACZNIK CZASU musi spełniać następujące wymogi: a)         wiąże on datę i czas z danymi tak, aby w wystarczający sposób wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych; b)         oparty jest na precyzyjnym źródle czasu powiązanym z uniwersalnym czasem koordynowanym; oraz c)          jest podpisany przy użyciu zaawansowanego podpisu elektronicznego lub opatrzony zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania lub w inny równoważny sposób.

• Kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu korzysta z domniemania dokładności daty i czasu, jakie wskazuje, oraz integralności danych, z którymi wskazywane data i czas są połączone.
• Kwalifikowany elektroniczny znacznik wydany w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu we wszystkich państwach członkowskich.

Sądy rejestrowe w czasie stanu epidemii w Polsce (stan na 21 kwietnia 2020 r.)

W przypadku spółek handlowych szereg czynności może wiązać się z koniecznością uprzedniej zmiany umowy albo statutu spółki, a w związku z tym również przeprowadzenia postępowania rejestrowego, którego pozytywne zakończenie jest warunkiem skuteczności takiej zmiany. Również zmiana składu organów z powodów czysto praktycznych powinna zostać możliwie pilnie wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Chcielibyśmy przedstawić Państwu kilka bieżących informacji dotyczących funkcjonowania wydziałów rejestrowych w sądach gospodarczych w związku z ogłoszeniem w Polsce stanu epidemii.

Zgodnie z informacjami uzyskanymi w biurach obsługi interesantów oraz sekretariatach wydziałów gospodarczych Krajowego Rejestru Sądowego sądów rejonowych największych miast w Polsce (m.in. w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Łodzi, Katowicach i Gdańsku), na dzień 21 kwietnia 2020 roku, załatwianie spraw w sądach rejestrowych odbywa się na poniższych zasadach.

1. Biura podawcze

Biura podawcze większości sądów są aktualnie nieczynne. Wyjątkiem jest Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy (XII i XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), gdzie przy jednym funkcjonującym na ten moment stanowisku biura podawczego pisma mogą być składane osobiście. We wszystkich sądach wszelkie pisma i wnioski można natomiast składać za pośrednictwem poczty.

2. Rozpatrywanie spraw

Na dzień 21 kwietnia 2020 roku wszystkie sprawy przed sądami rejestrowymi są rozpatrywane, posiedzenia niejawne się odbywają, a sędziowie i referendarze sądowi wydają zarządzenia i postanowienia. W niektórych sądach wydziały pracują jednak w mniejszym składzie, również ze względu na wprowadzenie pracy w systemie rotacji pracowników, w związku z czym okres oczekiwania na rozpoznanie sprawy najprawdopodobniej ulegnie znacznemu wydłużeniu. W sprawach pilnych, zgodnie z dotychczasową praktyką, wnioskodawcy mogą składać do przewodniczącego wydziału odpowiednio umotywowane wnioski o przyspieszenie rozpoznania sprawy i pilne rozpatrzenie wniosku. Nie ma jednak żadnych gwarancji, że sprawa zostanie rozpoznana niezwłocznie.

W zaistniałej sytuacji, planując działania spółki, należy liczyć się z tym, że pożądany wpis do rejestru może zostać dokonany dopiero w dłuższej perspektywie czasu. Jeżeli zależy nam na czasie i charakter sprawy na to pozwala, warto rozważyć alternatywne rozwiązania.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 15 zzs ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.), w okresie stanu epidemii bieg terminów procesowych i sądowych nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulga zawieszeniu na czas trwania tego stanu. Dotyczy to również postępowań toczących się przed sądami rejestrowymi.

Rozwiązywanie sporów w czasie pandemii

Jak rozwiązywać spory kiedy nie działają sądy? Gdzie udać się po pomoc w związku z zaistniałym sporem w biznesie w tym szczególnym czasie? A co ze sporami już zawisłymi przed sądem?

Te i inne pytania niewątpliwie zadają sobie przedsiębiorcy w tym trudnym dla gospodarki i biznesu czasie.

Przedsiębiorcy przeglądają też swoje kontrakty w poszukiwaniu klauzul związanych z siłą wyższą czy nadzwyczajnymi sytuacjami. A ponieważ umowy pisze się na ciężkie czasy niewątpliwie, w niejednej umowie znajdą tego rodzaju klauzule i je zastosują. Pozostaje jednak pytanie jak rozwiązywać spory w sytuacji, w której nie działają sądy, a strony umówiły się na rozstrzyganie ewentualnych konfliktów przez właściwy sąd powszechny? Co mają zrobić przedsiębiorcy, których sprawy już zawisłe w sądach są właśnie odwoływane i (pewnie) trafią na koniec kolejki w już i tak przeciążonych sprawami sądach?

Oczywiście umowy mogą zawierać również zapis na sąd polubowny, czyli tak zwaną klauzulę arbitrażową, co pozwala ominąć sąd powszechny. Powstaje jednak pytanie czy sądy arbitrażowe – nawet przy założeniu, że działają – będą w stanie zająć się sprawą? Mając bowiem na uwadze dość wysoki formalizm procedury arbitrażowej może się okazać, że w tym szczególnym czasie w jakim przyszło obecnie działać przedsiębiorcom sądy arbitrażowe nie będą w stanie normalnie procedować. Każde bowiem rozstrzyganie sporów przez sąd (powszechny czy arbitrażowy) wiąże się ze spotkaniami stron, biegłych, świadków podczas rozprawy lub posiedzenia sądu co wymaga udziału co najmniej kilku osób.

Oczywiście praktyka pokaże na ile sądy arbitrażowe będą w stanie dostosować się do zaistniałej sytuacji. Tym niemniej przedsiębiorcy, u których zaistniał spór w biznesie lub których spór właśnie „ugrzązł” w sądzie powszechnym, mogą skorzystać z innych alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów. Każdy bowiem spór można rozwiązać w mediacji gospodarczej, która to z kolei może okazać się dość efektywnym narzędziem, możliwym do użycia także w czasie pandemii.

1. Mediacja lekarstwem na trudne czasy

Mediacja gospodarcza przeżywa w ostatnich latach w Polsce swoje odrodzenie. Mam tu na myśli głównie otoczenie legislacyjne mediacji, w tym szereg kolejnych nowelizacji przepisów prawa mających na celu zachęcenie przedsiębiorców do mediacji.

Mediacja to bardzo odformalizowana metoda rozwiązywania sporu w biznesie, która jest co najmniej kilkukrotnie tańsza niż proces sądowy czy postępowanie arbitrażowe. Mediacja może być także prowadzona za pomocą różnych środków porozumiewania się na odległość (w drodze wideo- czy telekonferencji, a nawet pisemnie on-line). Do mediacji z udziałem mediatora może dojść bez ich bezpośredniego kontaktu, a więc – aktualnie – bez zagrożenia dla ich zdrowia.

Aby skorzystać z mediacji nie jest też potrzebna specjalna regulacja umowna pomiędzy stronami. Mediacja może się odbyć także bez szczególnego skierowania sądu, kiedy to strony same decydują się na przeprowadzenie mediacji przez niezależnego, wybranego przez nich mediatora czy też niezależny, wyspecjalizowany ośrodek mediacyjny (tzw. mediacja prywatna).

Tak naprawdę, w drodze mediacji można nie tylko rozwiązać istniejący spór ale i „wymediować” szczególne warunki umowy w szczególnych okolicznościach jaką jest np. pandemia. Może to być istotne właśnie w sytuacji, w której strony zawierające umowę nie przewidziały pewnych okoliczności ich wykonywania jak np. wprowadzenie na terenie całego kraju stanu epidemii czy zagrożenia epidemicznego. Tego rodzaju sytuacje i stany wyjątkowe mogą niejednokrotnie prowadzić do zaburzenia relacji biznesowej pomiędzy stronami lub też ją czasowo uniemożliwić. Jeśli strony nie przewidziały takiej sytuacji w umowie to mogą znaleźć się w biznesowym pacie. Z pomocą w takiej sytuacji może przyjść właśnie mediacja gospodarcza, która pozwoli stronom nie tylko wyjaśnić rozbieżności w zakresie interpretacji umowy lub jej wykonywania, ale i ułożyć tę relację na przyszłość.

Klasyczna mediacja gospodarcza polega na udziale niezależnego mediatora gospodarczego w komunikacji pomiędzy stronami pozostającymi w sporze. Strony, niejako moderowane przez mediatora w postępowaniu mediacyjnym, dążą do wypracowania rozwiązania, które byłoby dla obu stron akceptowalne. Proces mediacji prowadzić więc powinien do sytuacji win-win.

2. Ugoda zastępuje wyrok

Praktyka pokazuje, że rozwiązanie wypracowane przez obydwie strony z pomocą mediatora w drodze mediacji gospodarczych jest zazwyczaj dobrowolnie przez nie realizowane i nie potrzeba żadnych środków przymuszających aby wypracowaną ugodę strony wdrożyły w życie. Warto jednak pamiętać, że ugodę wypracowaną w drodze mediacji gospodarczych można potwierdzić przed sądem. W takiej sytuacji mediator bądź pełnomocnicy stron zwracają się do sądu z prośbą o wyznaczenie terminu, podczas którego dochodzi do formalnego zatwierdzenia przez sąd ugody, która staje się tytułem egzekucyjnym, a więc zyskuje walor i moc prawną wyroku sądowego. To zatwierdzenie ugody może odbyć się także kilka tygodni lub miesięcy po jej zawarciu przed mediatorem. Tym samym fakt niedziałania sądu w obecnym czasie nie wstrzymuje stron w rozwiązywaniu sporów za pomocą mediacji i późniejszego ewentualnego zatwierdzenia wypracowanej ugody przez sąd.

To samo dotyczy sporów zawisłych już pomiędzy stronami przed sądem. W sytuacji, w której nie ma pewności kiedy na nowo sąd będzie mógł procedować w sprawie, strony mogą zawrzeć ugodę pozasądową w drodze mediacji prywatnych regulując w niej odpowiednio losy zawisłego sporu (np. postanawiając o cofnięciu pozwu i wzajemnym zniesieniu kosztów sądowych). Jestem przy tym przekonana, że w obecnej sytuacji jest to najrozsądniejsze rozwiązanie, szczególnie jeśli stronom zależy na szybkim zakończeniu sporu.

Szacuje się, że mediacja jest co najmniej dziesięciokrotnie tańsza od procesu sądowego. Być może właśnie ta aktualna, wyjątkowa sytuacja przyczyni się do większego wykorzystania mediacji gospodarczej w biznesie i przedsiębiorcy częściej będą sięgać po to narzędzie do rozwiązywania sporów.

3. Porównanie kosztów: Postępowanie sądowe vs. mediacja prywatna w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji („mcm.org.pl”)

Wartość przedmiotu sporu: 3.000.000 zł

Koszty	Postępowanie sądowe	Mediacja
Opłaty wstępne / rejestracja sprawy**	200.000 zł opłaty sądowej	1.500 zł netto opłata rejestracyjna
Obsługa prawna podczas procesu* / Koszt mediacji**	ok. 120.000 zł	15.000 zł netto (15 godzin mediacji rozdzielonych na sesje mediacyjne)
Opinie biegłych	ok. 3.000 zł	nie dotyczy
Egzekucja komornicza	ok. 2.500 zł	nie dotyczy
Suma kosztów głównych	ok. 325.500 zł	16.500 zł

*koszty kalkulowane na podstawie danych World Bank publikowanych w raporcie Doing Business Report (Polska)

** koszt mediacji prywatnej w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji

Jak uratować relację biznesową w czasach pandemii koronawirusa (COVID-19)?

Sytuacja powstała w związku pandemią COVID-19 już dokonała zasadniczej zmiany otaczającej nasz rzeczywistości. Nie sposób na obecnym etapie ocenić charakter i zakres wszystkich skutków trwającej pandemii, nie ulega jednak wątpliwości, że będzie ona miała przełożenie na sferę stosunków prawnych, w tym także na relacje umowne. Zapewne wielu przedsiębiorców już doświadcza lub wkrótce doświadczy sytuacji, w której wykonanie zobowiązań kontraktowych stanie się bardzo trudne lub nawet niemożliwe. Należy wówczas zastanowić się nad zastosowaniem rozwiązań już teraz dostępnych na gruncie obowiązujących przepisów prawa – poniżej przedstawiam parę praktycznych czynności, które w naszej ocenie może podjąć przedsiębiorca zmagający się z wykonaniem obowiązków umownych:

1. Czy wystąpienie siły wyższej zostało uregulowane w umowie?

Czytanie zawartych umów ze zrozumieniem jest trudne do przecenienia. Niewykluczone, że w umowie, której jesteśmy stroną, zawarta została tzw. klauzula siły wyższej (vis maior, force majeure), która w praktyce obrotu handlowego stała się standardowym postanowieniem powszechnie włączanym do różnego rodzaju umów. Zazwyczaj zawiera ono definicję przypadku siły wyższej (np. jako wydarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne, trudne do przewidzenia, którego skutkom nie można zapobiec nawet przy dołożeniu maksymalnej staranności) uzupełnioną następnie o otwarty bądź zamknięty katalog konkretnych stanów i sytuacji, które w ocenie stron umowy spełniają przesłanki definicji. Istotą klauzuli siły wyższej jest zastrzeżenie, że strona nie odpowiada za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy, które zostało spowodowane działaniem siły wyższej lub w inny sposób ogranicza jej odpowiedzialność kontraktową w tym zakresie.

2. Epidemia jako przypadek siły wyższej.

Zawarcie w umowie postanowienia dotyczącego siły wyższej to zdecydowanie dobra wiadomość. W kolejnym kroku, należy się zastanowić, czy zamieszanie powstałe w związku z COVID-19 spełniać będzie przesłanki definicji siły wyższej zawartej w umowie. Z dużą dozą pewności można zakładać, że tak będzie w istocie, aczkolwiek decydujące znaczenie ma brzmienie analizowanego postanowienia. Jeśli wyraźnie wskazano w nim na epidemię jako jeden z przykładów siły wyższej, wówczas sytuacja wydaje się dość prosta. Zgodnie art. 2 punktem 9 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 roku o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych przez epidemię rozumieć należy wystąpienie na danym obszarze zakażeń lub zachorowań na chorobę zakaźną w liczbie wyraźnie większej niż we wcześniejszym okresie albo wystąpienie zakażeń lub chorób zakaźnych dotychczas niewystępujących. O ile w okresie od 14 marca do dnia 19 marca 2020 roku, a więc w czasie oficjalnego ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego, można byłoby się ewentualnie zastanawiać, czy już mamy do czynienia z epidemią, czy jeszcze „tylko” z ryzykiem jej wystąpienia, o tyle oficjalne ogłoszenie stanu epidemii począwszy od dnia 20 marca 2020 roku rozwiewa w tym zakresie wszelkie wątpliwości. Stan epidemii wywołuje szereg daleko idących, bezpośrednich konsekwencji prawnych, lecz równocześnie w istotny sposób wzmacnia legitymację do powołania się na zawartą w umowie klauzulę siły wyższej.

3. Inne przypadki siły wyższej.

Sytuacja jest jednak bardziej złożona, rozprzestrzenianie się COVID-19 uruchomiło szereg reakcji i procesów, których kierunek rozwoju, a przede wszystkim skutki trudno na obecnym etapie przewidzieć. Wiele z nich może być potencjalnie postrzeganych w kategoriach siły wyższej, co można odnieść także do działań organów administracji publicznej i podjętych już czynności mających w celu zwalczanie zagrożenia epidemicznego. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 kwietnia 2020 roku w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii wprowadza ‑ podobnie jak wcześniejsze rozporządzenia w tym zakresie – szereg restrykcji bardzo bezpośrednio przekładających się na prowadzenie działalności gospodarczej. Obecnie obostrzenia te obejmują m.in. ograniczenie lub całkowity zakaz prowadzenia określonych rodzajów działalności (w tym działalności związanej z prowadzeniem usług hotelarskich, działalności polegającej na organizowaniu imprez, działalności związanej z konsumpcją i podawaniem napojów, handlu detalicznego określonymi towarami w dużych obiektach handlowych, działalności związanej ze sportem, rozrywkowej i rekreacyjnej, czy też zakaz korzystania z rowerów miejskich dostępnych publicznie), ograniczenia określonego sposobu przemieszczania się, czy też ograniczenia lub zakaz obrotu i używania określonych przedmiotów (np. zakaz wywozu lub zbywania poza terytorium RP respiratorów oraz kardiomonitorów). Postrzeganie działalności władczej państwa (tzw. imperium) w kategoriach siły wyższej budzi co prawda pewne kontrowersje w literaturze prawniczej, tym niemniej uznać należy, że swoboda stron w kształtowaniu relacji umownej sięga na tyle daleko, aby tego rodzaju urzędowe obostrzenia mogły zostać objęte ustaloną przez strony definicją siły wyższej. Decydujące znaczenie w tym zakresie będzie więc miała treść umowy.

4. Co, jeśli w umowie nie została przewidziana klauzula siły wyższej?

Podobny problem może się pojawić również wtedy, gdy co prawda strony takie postanowienie przewidziały w umowie, aczkolwiek z uwagi na jego wąski zakres nie będzie ono mogło zostać zastosowane, np. gdy jego treść została zredukowana wyłącznie do wyczerpującego wyliczenia określonych sytuacji, które akurat nie obejmują ani epidemii ani działań władczych państwa. Siła wyższa jest pojęciem używanym na gruncie polskiego prawa, nie ma jednakże ogólnego przepisu w Kodeksie cywilnym, który przewidywałby ograniczenie odpowiedzialności umownej z uwagi na działanie siły wyższej. W takiej sytuacji należałoby się zastanowić nad alternatywnymi instrumentami, w tym w pierwszym rzędzie nad tzw. klauzulą rebus sic stantibus z art. 357¹ Kodeksu cywilnego, która jakiś czas temu przeżyła prawdziwy renesans popularności w związku z publiczną dyskusją w kwestii możliwości jej zastosowania do kredytów denominowanych oraz indeksowanych frankiem szwajcarskim (CHF). Przepis ten pozwala na zmianę sposobu wykonania świadczenia, jego wysokości lub nawet rozwiązanie umowy, jeśli spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy. Podobne mechanizmy zostały przez ustawodawcę przewidziane dla niektórych konkretnych rodzajów umów (np. podwyższenie wynagrodzenia ryczałtowego lub rozwiązanie umów o dzieło zgodnie z art. 632 Kodeksu cywilnego, czy obniżenie czynszu dzierżawnego na podstawie art. 700 Kodeksu cywilnego). Warto w tym kontekście pamiętać także o tym, że odpowiedzialność za należyte wykonanie opiera się na zasadzie winy, przy czym dłużnik jest co do zasady zobowiązany do dochowania należytej staranności. Atrakcyjność wskazanych wyżej rozwiązań istotnie obniża jednak fakt, że o zmianie stosunku umownego (lub nawet jego rozwiązaniu) orzeka sąd, co oznacza, że efektywne rozwiązanie problemu niemożności wykonania umowy odwlecze się w czasie, w szczególności mając na uwadze obecną sytuację. Już teraz, o ile problem nie zostanie uprzednio uregulowany systemowo przez ustawodawcę, należy liczyć się z nadzwyczajnymi opóźnieniami w pracy sądów.

5. Jakie działania podjąć w chwili obecnej?

Zazwyczaj postanowienia umowne regulujące siłę wyższą przewidują też odpowiednią procedurę działania, której początkiem jest powiadomienie drugiej strony, że jej kontrahent handlowy został dotknięty przypadkiem siły wyższej i że może to wpłynąć na wykonywanie przez niego obowiązków umownych. Należy to zrobić zgodnie z przewidzianym umową trybem komunikacji, w każdym jednakże razie w sposób, który odpowiednio udokumentuje spełnienie tego obowiązku informacyjnego. Kolejnym etapem może być podjęcie przez strony, w dobrej wierze, negocjacji w celu odpowiedniej zmiany stosunku umownego. Ostatecznie w razie przedłużającego się działania siły wyższej (np. dłużej niż 90 dni), każdej ze stron może przysługiwać prawo do jednostronnego rozwiązania umowy. Wiele zależy od okoliczności konkretnej sprawy (w tym przede wszystkim od brzmienia umowy) wydaje się jednak, że w obecnej chwili jest jeszcze za wcześnie na wyciąganie daleko idących wniosków i przede wszystkim należałoby poczekać na dalszy rozwój sytuacji. Bez wątpienia podjęcie komunikacji z kontrahentem handlowym i przygotowanie go na ewentualne perturbacje w zakresie wykonania umowy jest jak najbardziej wskazane. Co istotne, dotyczy to zarówno umów, w których siła wyższa została wyraźnie uregulowana, jak i tych, w których brak jest tego typu regulacji. Rozpoczęcie rozmów na wczesnym etapie działania siły wyższej może ograniczyć rozmiar ewentualnych szkód, a być może także zwiększyć szansę na utrzymanie relacji kontraktowej.

Rozstania z pracownikami w dobie epidemii

Wprowadzone przez rząd rozwiązania pomocowe dla pracodawców mają na celu wsparcie pracodawców i ochronę miejsc pracy. Zakres proponowanej pomocy jest coraz szerszy, co pozwala wyrażać nadzieję, że okażą się one wystarczające do utrzymania etatów w przedsiębiorstwach najbardziej dotkniętych spadkami obrotów. Pracodawcy powinni być jednak przygotowani również na mniej optymistyczny scenariusz i mieć świadomość swoich obowiązków i dostępnych rozwiązań technicznych w przypadku, gdy redukcja etatów okaże się być nieunikniona.

W obecnym czasie epidemia Covid-19 wymusiła szereg zmian w obszarze działania wielu przedsiębiorstw oraz przyjętej przez nie organizacji pracy. Trudna sytuacja ekonomiczna związana z zawieszeniem międzynarodowego transportu lotniczego, zamknięciem granic dla cudzoziemców oraz ograniczeniami w działalności głównie sektora usług i handlu, ale też pozostałych przedsiębiorców, może niestety odbić się na ich kondycji finansowej, a w konsekwencji na trwałości zatrudnienia pracowników. Pracodawcy, którzy planowali dokonanie zwolnień indywidualnych już wcześniej oraz ci, których okoliczności zmuszą do takich zwolnień w najbliższym czasie, będą musieli zmierzyć się z dodatkowymi trudnościami logistycznymi przy doręczaniu pisemnych wypowiedzeń umów. Trudności te związane będą między innymi z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej z domu i związanym z tym brakiem osobistych kontaktów między nimi a ich przełożonymi. Wśród pracodawców pojawiają się wątpliwości, czy w przypadku skierowania wszystkich lub większości pracowników do pracy w systemie zdalnym oraz brakiem bezpośrednich spotkań służbowych, można nie naruszając wymogów prawnych, doręczyć pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę bez osobistego kontaktu z nim?

1. Wymogi ogólne

Rozwiązywanie umów o pracę jest jedną z najbardziej niewygodnych i trudnych decyzji, jakie podejmować muszą pracodawcy wobec zatrudnianych przez siebie osób. Proces ten jest sformalizowany i wymaga zachowania ściśle określonych wymogów zawartych w przepisach kodeksu pracy dotyczących, m.in. doręczeń, pisemności, konieczności podania przyczyny rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz poinformowania o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia.

2. Zdalne doręczenie oświadczenia woli pracodawcy

Wypowiedzenie umowy o pracę, które zostało własnoręcznie podpisane przez pracodawcę lub inną należycie umocowaną do tego osobę oraz spełnia wymogi określone w art. 30 kodeksu pracy, można przesłać pracownikowi pocztowym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo kurierem na jego adres domowy. Rozwiązanie to ma jednak kilka wad. Poza obiektywnymi trudnościami osobistego zakomunikowania faktu zwolnienia z pracy w trakcie doręczania pisemnego wypowiedzenia, jednym z głównych ryzyk dla pracodawcy jest fakt, niemożliwości dokładnego określenia daty i godziny jego doręczenia. Może się bowiem okazać, że w dniu doręczania wypowiedzenia pracownik był nieobecny w pracy z powodu zwolnienia lekarskiego lub urlopu na żądanie. Należy pamiętać, że nie można również doręczyć wypowiedzenia pracownikowi, który jest nieobecny w pracy ze względu na sprawowaną osobistą opiekę nad dzieckiem w związku z zamknięciem żłobka, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko. Doręczone pracownikowi w takim dniu wypowiedzenie będzie co prawda skuteczne, jednak pozostaje obarczone wadą naruszenia art. 41 kodeksu pracy, który zabrania pracodawcy wypowiadania umowy o pracę podczas urlopu pracownika lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W rezultacie pracownik będzie mógł stosunkowo łatwo skutecznie odwołać się do sądu pracy, który orzec może o przywróceniu do pracy lub zasądzić odszkodowanie.

3. Doręczenie elektroniczne

Mając na uwadze ww. ryzyka związane ze zdalnym doręczaniem wypowiedzenia, warto rozważyć alternatywę w postaci doręczenia elektronicznego. Wymóg pisemnego wypowiedzenia umowy o pracę spełniać będzie bowiem także wypowiedzenie przesłane pracownikowi e-mailem, które jako załącznik zawiera wypowiedzenie umowy o pracę podpisane za pomocą certyfikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie z art. 78(1) kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Należy pamiętać, że dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki e-podpis można uzyskać u jednego z certyfikowanych dostawców. Ze względu na wymogi składania w Krajowym Rejestrze Sądowym podpisanych elektronicznie sprawozdań finansowych, podpisami takimi często dysponują członkowie zarządu spółek kapitałowych, tj. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych.

Dokonując doręczenia wypowiedzenia e-mailem na powyższych zasadach, warto wysłać je na służbowy adres e-mail pracownika, w tym bowiem przypadku pracodawca mając dostęp do zasobów własnego serwera pocztowego, dość łatwo będzie mógł udowodnić, że do doręczenia faktycznie doszło oraz wskazać dokładny jego moment. Dodatkowo spotykanym w praktyce i rekomendowanym rozwiązaniem jest jednoczesne przeprowadzenie z pracownikiem tele- lub wideokonferencji z udziałem dodatkowego świadka po stronie pracodawcy, który w razie powoływania się przez pracownika na problemy z pocztą elektroniczną, potwierdzi przebieg służbowej rozmowy, fakt wysłania w jej trakcie e-maila z wypowiedzeniem (świadek może zostać umieszczony w kopii e-maila) oraz reakcję pracownika na tę sytuację. Należy przy tym zadbać aby osoba ta była upoważniona do przetwarzania danych osobowych zwalnianego pracownika i świadoma obowiązku zachowania poufności tych danych. Najczęściej będzie to bezpośredni przełożony pracownika lub przedstawiciel działu kadr. W przypadku e-doręczenia wypowiedzenia, najlepiej go dokonywać w dniu roboczym, upewniając się uprzednio, że pracownik był tego dnia aktywny zawodowo, tj. obecny w pracy zdalnej i nie korzystał z urlopu ani usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

4. Czy można podpisać wypowiedzenie umowy o pracę przy użyciu profilu zaufanego na platformie ePUAP?

Nie można. Takie wypowiedzenie będzie wadliwe, bowiem podpis przy użyciu profilu zaufanego nie spełnia wymogu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a więc wymogu pisemności. Pomimo wprowadzenia na platformie ePUAP możliwości podpisania dowolnego dokumentu, nie znajduje ona zastosowania do spraw pracowniczych. Dzięki profilowi zaufanemu można kontaktować się z urzędami i sądami oraz załatwiać sprawy urzędowe takie jak m.in. złożenie sprawozdania finansowego. Nie można jednak stosować go podpisując dokumenty z zakresu prawa pracy ani innych oświadczeń przeznaczonych dla osób prywatnych.

COVID-19 a prawo ochrony konkurencji i konsumentów – polska perspektywa

Epidemia koronawirusa ma istotny wpływ na prowadzenie działalności gospodarczej. Zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumenci spotykają się z niecodziennymi sytuacjami na rynku. Poniżej przedstawiamy ogólną analizę wpływu epidemii COVID-19 na poszczególne aspekty polskiego prawa ochrony konkurencji oraz zakres kompetencji Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów („UOKiK”) w związku z zaistniałą sytuacją.

1. Kontrola koncentracji

Jak dotąd żadne szczególne środki dotyczące systemu kontroli koncentracji nie zostały wprowadzone. Zatem, wciąż możliwe jest dokonywanie zgłoszeń zamiaru koncentracji, które powinny zostać rozpoznane w ustawowym terminie 1 miesiąca (sprawy w i fazie) lub 5 miesięcy (sprawy zakwalifikowane do II fazy). Niemniej, należy mieć na uwadze, że czas trwania postępowań antymonopolowych w sprawach kontroli koncentracji może być dłuższy niż zwykle, nawet w przypadku spraw nieskomplikowanych (niemniej, UOKiK ma obowiązek wydania decyzji w ustawowym terminie). Również prowadzenie badań rynku (w sprawach bardziej skomplikowanych) może być utrudnione. W przeciwieństwie do Komisji Europejskiej, czy francuskiego Urzędu Ochrony Konkurencji (Autorité de la concurrence) UOKiK nie zwrócił się dotychczas do przedsiębiorców o powstrzymanie się z notyfikacjami, które mogą zostać złożone w późniejszym terminie. Niemniej, zważywszy na powagę sytuacji, rekomendacja taka wydaje się uzasadniona. Możliwe, że UOKiK będzie bardziej skłonny do kontaktów pre-notyfikacyjnych z przedsiębiorcami (co rzadko ma miejsce w Polsce) w celu wcześniejszego zbadania koncentracji przed formalnym ich zgłoszeniem[1]

2. Praktyki ograniczające konkurencję

Trwająca sytuacja kryzysowa może mieć spowodować zmianę kwalifikacji prawnej porozumień lub jednostronnych działań przedsiębiorców mających pozycję dominującą. W szczególności, niektóre rodzaje porozumień horyzontalnych (tj. zawartych pomiędzy konkurentami), które stanowiłyby naruszenie art. 101 ust. 1 TFUE[2] lub art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów[3], mogą zostać uznane za legalne w aktualnej sytuacji. Porozumienia tego rodzaju mogą skorzystać z wyłączenia indywidualnego określonego w art. 101 ust. 3 TFUE lub art. 8 ust. 1 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Należy jednak mieć na uwadze, że postanowienia takich antykonkurencyjnych porozumień mogą „stać się” legalne po jednoczesnym spełnieniu czterech warunków, tj. przyczynienie się do polepszenia produkcji, dystrybucji towarów lub do postępu technicznego lub gospodarczego; zapewnienie nabywcy lub użytkownikowi odpowiedniej części wynikających z porozumień korzyści; niezbędności; brak możliwości wyeliminowania konkurencji na rynku. Ponadto, to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania spełnienia przesłanek wyłączenia indywidualnego. Zatem, niezależnie od dynamicznej sytuacji, a także mając na uwadze 5-letni okres przedawnienia, pożądane jest gromadzenie wszelkiego rodzaju dowodów (takich jak dane rynkowe oraz korespondencja), aby mieć możliwość wykazania w przyszłości, że określona forma współpracy była konieczna. Podobnie przedstawia się sytuacja jednostronnych praktyk przedsiębiorców dominujących, które mogą np. w czasie kryzysu wstrzymywać dostawy na rzecz swoich stałych klientów.

Jednocześnie organy antymonopolowe uważnie monitorują działania przedsiębiorców w czasie kryzysowej sytuacji. Przykładowo, UOKiK wszczął postępowanie w sprawie wypowiedzenia umów przez hurtownie zaopatrujące szpitale w sprzęt ochronny (w tym maski chirurgiczne). Zgodnie z komunikatem prasowym, tego rodzaju nagłe rozwiązanie umów mogło mieć na celu uzyskanie znacznie wyższych cen od aktualnych klientów (szpitali)[4]. Obecnie UOKiK przygląda się działaniom dwóch hurtowni farmaceutycznych. Organ bada, czy miało miejsce naruszenie zakazu praktyk ograniczających konkurencję (antykonkurencyjnego porozumienia lub nadużycia pozycji dominującej). Ponadto, UOKiK uruchomił specjalną infolinię dla szpitali.

Po drugie, niektórzy przedsiębiorcy mogą zostać zmuszeni przez władze publiczne do działań o charakterze antykonkurencyjnym. Dobrym przykładem są przepisy art. 11 ust. 2-5 polskiej specustawy dotyczącej COVID-19[5], które ustanawiają podstawy prawne do wydawania przez Prezesa Rady Ministrów wiążących poleceń lub zawierania umów przez podmioty niepubliczne, w tym przedsiębiorców. Niektóre z tego rodzaju środków mogą mieć charakter ograniczający konkurencję. Niemniej, mogą one skorzystać z tzw. state action defense, zgodnie z którą działania przedsiębiorców wymuszone przez władze publiczne nie stanowią naruszenia art. 101 ust. 1 lub art. 102 TFUE oraz art. 6 ust. 1 lub 9 ust. 1 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Dobrym przykładem jest decyzja Prezesa Rady Ministrów nakładająca na serwisy internetowe Allegro oraz OLX obowiązek zaprzestania sprzedaży niektórych produktów farmaceutycznych i paramedycznych. Należy jednak pamiętać, że doktryna state action – będąca wyjątkiem od ogólnych zakazów określonych w przywołanych przepisach – jest zawężająco interpretowana przez sądy unijne. Zatem, w sytuacjach tego rodzaju zalecana jest konsultacja z doradcą z zakresu prawa konkurencji.

3. Relacje konsumenckie

Kryzys związany z COVID-19 może skłaniać do zachowań skutkujących wyrządzeniem szkody konsumentom. Dotyczy to między innymi:

• odmowy zwrotu opłaconego z góry wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług;
• wprowadzania w błąd konsumentów co do właściwości niektórych produktów, np. w zakresie antybakteryjnego działania;
• podnoszenia cen niektórych produktów.

W oficjalnym komunikacie UOKiK poinformował, że zgodnie z odpowiednimi przepisami, podróżujący (klienci biur podróży) są uprawnieni do zwrotu kosztów, jeżeli zostali zmuszeni do rezygnacji z imprezy na skutek nadzwyczajnych okoliczności. Sytuacja pasażerów (klientów linii lotniczych) jest niejednoznaczna ze względu na brak specyficznych regulacji w tym zakresie. Niemniej, Prezes Tomasz Chróstny (UOKiK) wyraził oczekiwanie, że „linie lotnicze także powinny zachować się odpowiedzialnie i monitorować bieżącą sytuację, aby uniknąć zagrożenia dla zdrowia pasażerów”[6]. Nie można wykluczyć, że UOKiK będzie skłonny wszczynać postępowania przeciwko przedsiębiorcom, którzy odmówili konsumentom zwrotu kosztów usług, które nie były faktycznie świadczone w czasie stanu zagrożenia epidemiologicznego.

Odnośnie informacji wprowadzających w błąd, tego rodzaju komunikaty mogą stanowić nieuczciwe praktyki rynkowe stanowiące również, zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, praktyki naruszające zbiorowe interesy konsumentów. Stosowanie tego rodzaju praktyk zagrożone jest karą pieniężną w wysokości do 10% rocznego obrotu przedsiębiorcy, która to kara może zostać nałożona przez UOKiK.

Najbardziej problematyczna sytuacja związana jest z podwyżkami cen. Chociaż organy antymonopolowe zwykle powstrzymują się z ingerowaniem w polityki cenowe przedsiębiorców, UOKiK zakomunikował, że nieuczciwe podwyżki cen detalicznych będą traktowane jako pobieranie marż sprzecznych z zasadami współżycia społecznego[7]. Taka kwalifikacja prawna może skutkować wszczynaniem przez UOKiK postępowań dotyczących naruszenia zbiorowych interesów konsumentów. Zatem, detaliści powinni być w stanie przedstawić dowody na okoliczność, że podwyżka cen była niezbędna w aktualnej sytuacji (np. ze względu na wzrost cen surowców).

Panująca sytuacja jest wnikliwie monitorowana przez UOKiK, który utworzył zespół dedykowany do zwalczania nieuczciwych praktyk handlowych w czasie kryzysu związanego z COVID-19. Zatem, należy oczekiwać, że UOKiK będzie prowadził w najbliższych latach postępowania dotyczące tego rodzaju praktyk.

Podejście UOKiK nie różni się w istotny sposób od działań organów ochrony konkurencji we Włoszech[8], Wielkiej Brytanii[9] oraz Australii[10].

4. Przewaga kontraktowa

Zważywszy na znaczenie łańcucha dostaw żywności w czasie epidemii COVID-19, praktyki dużych przedsiębiorców (dostawców lub nabywców) względem słabszych kontrahentów mogą być oceniane na gruncie tzw. ustawy o przewadze kontraktowej[11]. Zgodnie z art. 6 tej ustawy, zakazane jest nieuczciwe wykorzystywanie przewagi kontraktowej, który to zakaz skierowany jest zarówno do dostawców, jak i nabywców. Przewaga kontraktowa została natomiast definiowana jako znacząca dysproporcja w potencjale ekonomicznym stron. Dotychczas ustawa ta była wykorzystywana przez UOKiK jako narzędzie walki z dużymi przedsiębiorcami, którym zarzucano wykorzystywanie mniejszych kontrahentów, co miało miejsce np. w relacjach między dużymi przetwórcami żywności zaopatrywanymi przez rolników indywidualnych[12] lub relacje pomiędzy sieciami supermarketów a mniejszymi dostawcami[13]. Mając na uwadze sytuację spowodowaną epidemią COVID-19 oraz niejasność podstawowych pojęć ustawy, regulacja ta może być wykorzystywana przez UOKiK w szczególności do walki ze znaczącymi podwyżkami cen hurtowych lub cen surowców. Tego rodzaju podejście zostało również zakomunikowane przez Prezesa UOKiK w oficjalnym oświadczeniu[14].

5. Zatory płatnicze

Z dniem 1 stycznia 2020 r. UOKiK uzyskał kolejną kompetencję, tj. możliwość prowadzenia postępowań przeciwko przedsiębiorcom, którzy nie regulują wymagalnych zobowiązań pieniężnych w sytuacji, gdy suma wartości świadczeń pieniężnych niespełnionych oraz spełnionych po terminie wynosi co najmniej 2 mln zł w okresie 3 kolejnych miesięcy[15]. UOKiK ma kompetencję do nakładania kar pieniężnych (proporcjonalnych do wartości świadczenia oraz kwoty odsetek) w sytuacji, gdy wobec przedsiębiorcy zostanie stwierdzone opóźnianie się ze spełnieniem świadczeń pieniężnych. Jednakże, w odniesieniu do zatorów powstałych na skutek COVID-19 dłużnik może podnosić, że opóźnienie spowodowane było działaniem siły wyższej. Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego[16], administracyjna kara pieniężna nie może zostać nałożona w takich okolicznościach. Niemniej, przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, że opóźnienie spowodowane było epidemią COVID-19.

[1]Przykładowo, amerykańska Federalna Komisja Handlu (Federal Trade Commission) przyjmuje wyłącznie zgłoszenia w formie elektronicznej (dokumenty papierowe nie są przyjmowane od 17 marca 2020 r.). Zob.: https://www.ftc.gov/news-events/blogs/competition-matters/2020/03/changes-bureau-procedure-during-covid-19-coronavirus

[2] Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (Dz.Urz. C 326, 26.10.2012, s. 47–390).

[3] Ustawa z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jednolity – Dz.U. 2019 r. poz. 369 z późn.zm.).

[4] https://www.uokik.gov.pl/aktualnosci.php?news_id=16260

[5] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2020 r. poz. 374).

[6] https://www.gov.uk/government/topical-events/coronavirus-covid-19-uk-government-response

[7] https://www.uokik.gov.pl/aktualnosci.php?news_id=16322

[8] https://en.agcm.it/en/media/press-releases/2020/3/ICA-Coronavirus-the-Authority-intervenes-in-the-sale-of-sanitizing-products-and-masks

[9] https://www.gov.uk/government/topical-events/coronavirus-covid-19-uk-government-response

[10] https://www.accc.gov.au/consumers/consumer-rights-guarantees/covid-19-coronavirus-information-for-consumers

[11] Ustawa dnia 15 grudnia 2016 r. o przeciwdziałaniu nieuczciwemu wykorzystywaniu przewagi kontraktowej w obrocie produktami rolnymi i spożywczymi (tekst jednolity – Dz.U. 2019 r. poz. 517 z późn.zm.).

[12] Np. decyzja UOKiK z dnia 1 października 2019 r. RGB-15/2019; decyzja Prezesa UOKiK z dnia 5 marca 2018 RGB-3/2018.

[13] https://www.uokik.gov.pl/aktualnosci.php?news_id=15796

[14] Zob. przypis 7.

[15] Art. 13b ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity – Dz.U. 2019 r. poz. 118 z późn.zm.).

[16] Art. 189e ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity – Dz.U. 2020 r. poz. 256 z późn.zm.).

[1] ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE;

Ponadto, w Polsce od 7 października 2016 r. obowiązuje ustawa z 5 września 2016 o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.