Ministerstwo Spraw Zagranicznych wypełniło obowiązek zastosowania trybu otwartego konkursu przy udzielaniu dotacji organizacjom współpracującym z Polonią i Polakami za granicą. Działania te nie zapewniły jednak pełnej przejrzystości i jednolitości postępowania wobec podmiotów ubiegających się o dofinansowanie. Resort zbyt późno podpisywał też umowy na udzielanie dotacji, co skracało organizacjom czas na wykonanie projektu.
Ministerstwo Spraw Zagranicznych od 2012 r. przejęło od Senatu RP obowiązek udzielania dotacji dla Polonii i Polaków za granicą.
Ministerstwo – zgodnie z wymogami Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 roku – wprowadziło ramy organizacyjne i prawne dla rozdzielania dotacji organizacjom współpracującym z Polakami za granicą. Zorganizowało[1] Konkurs na realizację zadania publicznego „Współpraca z Polonią i Polakami za granicą w 2013 roku”. W Regulaminie Konkursu, określono kryteria, na podstawie których oferty były oceniane: adekwatności, efektywności i skuteczności oraz współpracy z MSZ. Powołano Komisję do oceny i wyboru wniosków, dla której opracowano regulamin. W pracach Komisji uczestniczyły 44 osoby. Członkowie Komisji mieli wiedzę i doświadczenie pozwalające na ocenę wniosków dotyczących projektów polonijnych i przygotowania konkursów dla organizacji pozarządowych.
W wyniku konkursu MSZ zawarło 93 umowy na dofinansowanie projektów, których wartość wyniosła prawie 58 mln zł, w tym kwota dotacji ponad 50 mln zł[2]. Minister SZ skorzystał z przysługującego mu prawa i w dwóch przypadkach odmówił bez podania przyczyn podpisania umów z organizacjami wyłonionymi w konkursie.
NIK stwierdziła w trakcie kontroli, że przyjęte regulacje prawne oraz ich realizacja nie w pełni zapewniły przejrzystość wyboru projektów, jawność postępowania i jednakowe traktowanie wszystkich przystępujących do konkursu podmiotów.
NIK stwierdziła kilka nieprawidłowości wynikających z błędów w pracy Komisji:
dopuszczenie do prac nad ocenami ofert członka Komisji, który zadeklarował konflikt interesów.
stosowanie przy wyborze niektórych ofert dofinansowania dwuetapowej oceny merytorycznej (zyskiwały przy tym dodatkowe punkty). W ten sposób 54 oferty (z ocenianych merytorycznie 323) zostały uprzywilejowane w stosunku do pozostałych. NIK uznaje, że było to naruszenie zasad jawności i uczciwej konkurencji.
zaakceptowanie błędów w kosztorysach trzech (z 53 skontrolowanych) umów dotacji.
niepełne dokumentowanie wszystkich czynności związanych z oceną ofert.
NIK zwraca uwagę, że Ministerstwo zbyt późno podpisywało umowy na udzielanie dotacji, co skracało organizacjom czas na wykonanie projektu. Pierwsze umowy podpisane były dopiero dwa i pół miesiąca po zakończeniu Konkursu, ostatnie nawet po upływie pół roku. NIK za niedopuszczalne uznaje tłumaczenia resortu dotyczące konieczności dokonania wewnętrznych konsultacji.
NIK docenia opracowanie w Ministerstwie „Planu Współpracy z Polonią i Polakami za granicą w 2013 r.”. Izba widzi jednak konieczność opracowania i przyjęcia Programu Rządowego, który określi strategiczne cele i zadania rządu. Może on być podstawą do opracowania zasad współpracy na poziomie operacyjnym. Co prawda istnieje „Rządowy Program Współpracy z Polonią i Polakami za granicą”, przyjęty w październiku 2007 roku, jednak zadania w nim określone kończą się na roku 2012. Oznacza to, że Polska nie ma rządowego planu współpracy z Polonią i Polakami za granicą.
