Skłonność do zaniżania odpisów aktualizujących należności lub też próby uniknięcia jego utworzenia pojawiają się w spółkach dość często. Jednak zgodnie z artykułem 28 ust.1 pkt 7 ustawy o rachunkowości (UoR), istnieje obowiązek wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty, przy zachowaniu zasady ostrożności. Aktualizacji wyceny należności trzeba dokonać nie rzadziej niż na dzień bilansowy.
Jednostka ma obowiązek aktualizacji odpisów aktualizujących wartość należności przynajmniej na dzień bilansowy, nie ma jednak przeszkód, by w razie zaistniałej konieczności takich odpisów dokonywać częściej.
Art. 35b ust. 1 UoR wskazuje, że wartość należności podlega aktualizacji przy uwzględnieniu stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dokonanie odpisu aktualizującego, gdy mamy do czynienia z:
należnościami od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości,
przypadkiem oddalenia wniosku o upadłość, gdy majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;
należnościami kwestionowanymi przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega,
należnościami stanowiącymi równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego
należnościami przeterminowanymi lub nieprzeterminowanymi o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności.
Ostatni punkt wskazuje konieczność analizy należności pod kątem możliwości ich odzyskania. W przypadku nieprzeterminowanych należności trudno jednoznacznie oszacować prawdopodobieństwo ich nieściągalności. Tylko dysponując doświadczeniem w danej branży, wiedzą o dotychczasowym przebiegu współpracy z kontrahentem czy też informacją o jego aktualnej kondycji finansowej, można podjąć racjonalną decyzję dotyczącą konieczności i wysokości utworzenia odpisu.
Polityka rachunkowości pomoże w utworzeniu odpisu
W tworzeniu odpisu aktualizującego należności przydatna może okazać się polityka rachunkowości stosowana w jednostce, istnieje bowiem możliwość umieszczenia w niej wskazówki co do podstaw tworzenia odpisu, na przykład uznając okres zaległości w płatności za podstawę ustanowienia odpisu. Dysponując danymi historycznymi i bieżącymi informacjami, spółka może ustalić przedziały czasowe, według których będzie dokonywała odpisów w odpowiedniej proporcji do okresu przeterminowania płatności. Analizując wiek należności, nie należy mylić terminu wystawienia faktury z datą płatności. Okres zwłoki w ich uregulowaniu trzeba bowiem liczyć od ustalonego dnia terminu zapłaty. Co ważne, do należności o dużej wartości nie można podchodzić szablonowo. Takie przypadki traktuje się odrębnie, dochodząc do informacji o przyczynie zwłoki i sytuacji finansowej kontrahenta. Warto też wziąć pod uwagę reakcję dłużnika na prośbę o dokonanie zaległej zapłaty oraz to, czy w umowie zawarte zostało zabezpieczenie transakcji, na przykład w postaci gwarancji lub weksla.
Kiedy następuje uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności?
Istnieje kilka przesłanek, których wystąpienie znacząco zwiększa prawdopodobieństwo nieściągalności długu. Są one wymienione w art. 16 2a ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop). Wśród takich czynników można wskazać wykreślenie dłużnika z ewidencji działalności gospodarczej, postawienie w stan likwidacji albo ogłoszenie upadłości.
Także wszczęcie postępowania upadłościowego z możliwością zawarcia układu (w rozumieniu prawa upadłościowego i naprawczego) lub wszczęcie na wniosek dłużnika postępowania ugodowego (przepisy o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków) istotnie zmniejsza prawdopodobieństwo ściągnięcia wierzytelności.
Kolejną sytuacją. Jaką wymieniają przepisy jest potwierdzenie zadłużenia prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowanie go na drogę postępowania egzekucyjnego albo przeciwnie – kwestionowanie wierzytelności przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.
Odpis to nie zawsze koszt podatkowy
Ponieważ utworzenie odpisu i ujęcie go w księgach ma negatywny wpływ na wynik finansowy jednostki, można spotkać się z niechęcią do jego tworzenia. Tym bardziej, że nie w każdym przypadku tworzony odpis ma charakter kosztu podatkowego. Zgodnie z art. 16 ust. 2a pkt 1 (updop), aby potraktować odpis w ten sposób, nieściągalność wierzytelności musi zostać uprawdopodobniona. Oczywiście zapisy zawarte w tym artykule nie stanowią pełnego wachlarza przesłanek do uprawdopodobnienia nieściągalności. Spółka może udokumentować to też w inny, wiarygodny sposób. Na koniec należy przypomnieć, że kosztem podatkowym będzie odpis aktualizujący wartość należności wyłącznie w jej kwocie netto.
