Na firmy, które planują rozwój nowoczesnej komunikacji biznesowej czeka jeszcze ponad miliard złotych dotacji unijnych. Obecny nabór wniosków do działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG) kończy się co prawda 3 marca, ale w tym roku odbędą się jeszcze dwa konkursy. Jednocześnie wprowadzono zmiany, które mogą ułatwić firmom ubieganie się o dofinansowanie. Czy przekona to przedsiębiorców do automatyzacji wymiany danych?
W dotychczasowych siedmiu naborach do działania 8.2 POIG nie rozdysponowano nawet połowy środków z dostępnej alokacji. PARP chce jednak nadal wspierać nowoczesną wymianę informacji, która wpływa na efektywność i konkurencyjność firm na rynku. Łatwiejsze komunikowanie drogą elektroniczną między partnerami biznesowymi wydaje się dzisiaj niezbędne do rozwoju przedsiębiorstw. Mimo to, jego znaczenie wciąż jest niedoceniane przez firmy, głównie ze względu na wysoki koszt wdrożenia wspólnego systemu. Tymczasem 2012 r. może okazać się ostatnim, w którym wiele wydatków związanych z tą inwestycją może zwrócić przedsiębiorcom Unia Europejska.
B2B w chmurze
Najważniejszą zmianą wprowadzoną w ramach działania 8.2 POIG jest umożliwienie przedsiębiorcom korzystania z platform internetowych w ramach wdrażania wspólnych systemów informatycznych. Usprawni to komunikację i przekazywanie danych pomiędzy partnerami biznesowymi. Po zalogowaniu na platformie pracownik będzie miał dostęp do aktualnych informacji, wymienianych przez firmy w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. – Takie rozwiązanie odpowiada na zapotrzebowanie przedsiębiorców na aplikacje mobilne. Znacznie ułatwi to pracę często przebywającym poza siedzibą firmy pracownikom. Należy jednak pamiętać, że platforma internetowa może stanowić element integracji systemów informatycznych, a nie je zastępować – tłumaczy Milena Jankowska, konsultantka ds. funduszy europejskich w firmie ECDF, firmy pozyskującej dotacje unijne. Automatyzacja wymiany danych stanowi nadal główny cel wdrażania systemów w działaniu 8.2 POIG i wszelkie działania podejmowane przez przedsiębiorców w ramach realizacji projektu muszą do niego zmierzać.
Zintegrowane, czyli automatyczne
Co oznacza integracja według PARP-u? Przede wszystkim to, że systemy B2B powinny same się komunikować, bez konieczności ingerencji w ten proces nadawcy czy odbiorcy wiadomości. Dzięki temu pracownicy nie muszą, np. potwierdzać czy e-mail z fakturą doszedł lub informować, że zamówienie zostało przyjęte do realizacji. Zakres wymienianych danych zależy przy tym od potrzeb współpracujących firm. I tak kadra kierownicza może mieć rozszerzony dostęp do wszystkich informacji, a partnerzy tylko do tych, zawartych w poszczególnych modułach systemu. Z biurem księgowym firma wymienia np. dane finansowe i dotyczące kadr, a z dostawcą materiałów niezbędnych do produkcji zamówienia, faktury i stany magazynowe. Należy przy tym pamiętać, że za partnera nie może być uznawany klient końcowy. System powinien działać na zasadzie Business to Business, a nie Business-to-Consumer.
Elastyczny system
Budowanie systemu w ramach działania 8.2 POIG wymaga specjalistycznej wiedzy informatycznej. Dlatego przedsiębiorca ubiegający się o dotację powinien już na etapie wypełniania wniosku zwrócić się do ekspertów mających doświadczenie w tworzeniu zaawansowanych platform B2B. Typowymi systemami, które umożliwiają komunikowanie między partnerami są te używane zazwyczaj do zarządzania firmą – ERP (Enterprise Resource Planning), MRP (Material Requirements Planning) lub CRM (Customer Relationship Management). Ich powszechne zastosowanie wbrew pozorom może skomplikować integrację systemów. – Często zdarza się, że firmy, które chcą usprawnić wymianę danych w ramach działania 8.2 posiadają już własne systemy informatyczne, ale pochodzące od różnych producentów. To utrudnia ich integrację. Dlatego ważne jest stworzenie takiego systemu B2B, który będzie umożliwiał komunikację pomiędzy różnymi rodzajami oprogramowania – tłumaczy Mariusz Rutkowski, dyrektor ds. IT w firmie SystemPoint, zajmującej się tworzeniem i wdrażaniem zaawansowanych systemów informatycznych. Tak zwana „otwarta architektura” systemu informatycznego zapewni nie tylko integrację systemów z partnerami zgłoszonymi w projekcie, ale również z pozostałymi – obecnymi i przyszłymi – kontrahentami. Może to okazać się szczególnie pomocne w przypadku, gdy partner uwzględniony we wniosku o dofinansowanie przerwie współpracę z beneficjentem. Konieczne jest bowiem zastąpienie go innym przedsiębiorcą, z którym wnioskodawca zintegruje system. Elastyczność wdrażanego oprogramowania może wówczas znacznie przyspieszyć proces wymiany partnera.
Ważny plan
Każda firma ubiegająca się o dotację z działania 8.2 powinna odpowiednio zaplanować wdrażanie systemu informatycznego typu B2B, uwzględniając perspektywę długoterminową. Beneficjent musi więc brać pod uwagę swoje obecne potrzeby, ale także dalszy rozwój przedsiębiorstwa, technologii oraz możliwość pozyskiwania kolejnych partnerów biznesowych. Dlatego wdrażany system B2B musi być nowoczesny i elastyczny, a jego implementacja nie może zakłócać codziennej działalności firmy. – System B2B powinien być wdrażany etapami i zbudowany modułowo, gdyż projekty w ramach działania 8.2 są realizowane w czasie, nierzadko nawet przez 2 lata. Warto więc aby moduł wprowadzony na samym początku mógł już działać i realizować stawiane przed nim zadania, zanim zostanie wdrożony ostatni – tłumaczy Milena Jankowska z ECDF. Ponadto wnioskodawca powinien zadbać o zastosowanie w systemie informatycznym nowoczesnych standardów, jak EDI (ang. Electronic Data Interchange). Dzięki niemu partnerzy biznesowi nie muszą już wymieniać dokumentów papierowych oraz mogą swobodnie przesyłać i przechowywać e-faktury, zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem. Ponadto od 2010 r. zastosowanie standardu EDI w budowaniu systemu informatycznego jest dodatkowo punktowane przy ocenie wniosku. Można za to otrzymać aż 12 ze 100 możliwych do zdobycia punktów. Istnieją również inne narzędzia informatyczne ułatwiające obieg informacji pomiędzy partnerami biznesowymi. – W opracowywanych przez nas systemach stosujemy moduł BPM (Business Process Management). Umożliwia on automatyczną wymianę danych, bez udziału człowieka. Można na przykład tak skonfigurować BPM, aby na otrzymane zamówienie system od razu wysyłał fakturę, sprawdzał dostępność w stanach magazynowych, wysyłał dokument WZ, itp. Skraca to czas realizacji procesu, np. zamówienia oraz eliminuje możliwe błędy. Pozytywnie wpływa to zarówno na czas realizacji procesu, np. zamówienia, jak i na podatność na błędy powodowane czynnikiem ludzkim – mówi Mariusz Rutkowski z SystemPoint.
Efekty są najważniejsze
Jedną z podstawowych zalet działania 8.2 jest jego uniwersalność. O dotację na poprawę relacji typu B2B mogą ubiegać się firmy z sektora MSP z każdej branży (oprócz np. alkoholowej i tytoniowej, które są wyłączone z możliwości dofinansowania działalności). Inwestycje na ten cel przynoszą firmom wymierne korzyści w postaci, m.in. obniżenia kosztu wydruku faktur i przesyłania dokumentów pocztą tradycyjną, zredukowania prac biurowych, łatwiejszego i szybszego dostępu do aktualnych stanów magazynowych. Efekty wprowadzenia wspólnego systemu muszą być ujęte we wniosku o dofinansowanie. Mogą dotyczyć np. poprawy wyników ekonomicznych firmy. Wówczas wnioskodawca powinien przygotować dokumenty pokazujące jak kształtuje się średnia wartość kosztów z 12 miesięcy przed rozpoczęciem projektu oraz prognozy kosztów po roku od wdrożenia. Ważne jest przy tym nie tyle dokładne określenie liczbowe zmiany, ile jej skali, np. koszty mają się zwiększać proporcjonalnie lub mniej proporcjonalnie niż przychody. Oczywiście rentowność inwestycji może być także wyrażana przez inne wskaźniki, jak wzrost przychodów ze sprzedaży spowodowany skróceniem czasu realizacji zleceń.
B2B nie tylko dla największych
Nowoczesne standardy wymiany danych pomiędzy firmami nie muszą być stosowane tylko w korporacjach czy wielkich przedsiębiorstwach produkcyjnych. Oczywiście, w działaniu 8.2 większe szanse na pozyskanie dofinansowania mają podmioty działające długo na rynku, posiadające stałe i długotrwałe relacje z partnerami biznesowymi. Nie oznacza to jednak, że mniejsze i młodsze firmy nie mogą ubiegać się o dotacje. Poziom dofinansowania wydatków w przypadku małych i mikro przedsiębiorstw jest wyższy niż w przypadku średnich. W województwie wielkopolskim średnie przedsiębiorstwo może otrzymać zwrot kosztów związanych z realizacją projektu w wysokości 50 proc. na sprzęt i oprogramowanie, jak i specjalistyczne usługi informatyczne oraz 35 proc. na szkolenia pracowników. W małej firmie proporcje te wynoszą kolejno 60, 50 i 45 proc. Ponadto koszt zakupu i wdrożenia systemu informatycznego jest w nich znacznie niższy i sięga ok. 150-400 tys. zł. przy 500 tys. zł do nawet 1-2 mln zł wydatków ponoszonych na ten cel przez średnie przedsiębiorstwa. Minimalna liczba punktów, jakie należy zdobyć, aby otrzymać dofinansowanie z działania 8.2 POIG wynosi zaledwie 40 (na 100 możliwych do uzyskania). Warto więc, aby każda firma próbowała sił w tegorocznych naborach.
Dlaczego się nie integrują
Co powstrzymuje firmy od ubiegania się o dotacje na systemy typu B2B? – Uświadomienie korzyści płynących z powstania tego rodzaju systemów następuje w Polsce bardzo powoli. Przedsiębiorcy wolą ponosić wydatki na inwestycje, które bezpośrednio przekładają się na wydajność, polepszenie oferty, czy wzrost przychodów ze sprzedaży. W przypadku informatyzacji firmy ten efekt może być nieco mniej uchwytny – mówi Milena Jankowska z ECDF – Czasami firmy próbują wdrażać pewne elementy rozwiązań typu B2B. Jednak nie budują przy tym jednolitego systemu, który mógłby udoskonalić relacje z partnerami biznesowymi.
Zaawansowane relacje B2B to przyszłość w zarządzaniu siecią kontaktów biznesowych. To klucz do intensywnego i dynamicznego rozwoju firmy. Dotacje z działania 8.2 POIG stanowią szansę dla przedsiębiorstw, które nie są w stanie same sfinansować wdrożenia systemu informatycznego, a odczuwają potrzebę jego posiadania. Myśląc o nim teraz, mają szansę częściowego zwrotu kosztów tej automatyzacji.
