Centra BPO/SSC stawiają na elastyczny model pracy, by przyciągnąć najlepszych

1

Centra usług działające w Polsce są otwarte na wprowadzenie smart wokingu, czyli modelu zarządzania, w którym główny nacisk kładzie się na efekty pracy, a nie ilość godzin spędzonych za biurkiem. Taki wniosek płynie z pierwszej części badania prowadzonego przez Mikomax Smart Office i ABSL, zrealizowanego na podstawie ankiety opracowanej przez firmę doradczą Variazioni. Jak pokazują wyniki ankiet przeprowadzonych wśród pracodawców, zainteresowani wdrożeniem takiego systemu są pracownicy na wszystkich poziomach organizacji, w szczególności kadra menedżerska, czyli osoby o dużej decyzyjności, mające realny wpływ na organizację pracy w danej firmie. Główną motywacją do zmian jest nie tylko zwiększenie produktywności, ale także budowanie marki pracodawcy. Smart working postrzegany jest bowiem jako atut, który może przyciągać do firmy wartościowych pracowników.

Uczestnicy projektu badawczego Mikomax Smart Office i ABSL wykazują dużą gotowość do wprowadzenia smart workingu we wszystkich czterech obszarach analizowanych w ankiecie przygotowanej przez firmę doradczą Variazioni. Są to polityka wewnętrzna firmy, przywództwo, technologia i aranżacja przestrzeni biurowej. Co istotne, ankietowane firmy wykazują wysoki poziom zaufania do pracowników. To kluczowe dla zastosowania bardziej elastycznego modelu pracy.

Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office
Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office

Smart working bazuje na założeniu, że ważne są efekty, jakie przynosi nasza praca i to one, a nie ilość godzin spędzonych przy biurku powinny być miernikiem efektywności. Pociąga to za sobą większą elastyczność jeśli chodzi o godziny i miejsce wykonywania obowiązków. Aby pracować efektywnie nie musimy, a czasem nawet nie powinniśmy spędzać wielu godzin przy jednym stanowisku pracy. W niektórych sytuacjach naszą kreatywność lepiej pobudzi wygodna sofa w strefie relaksu, szybkie spotkanie na stojąco lub wykonanie zleconych obowiązków w zupełnie innym miejscu, poza firmą. Jednak taki model pracy wymaga zaufania wobec pracowników i zapewnienia im większej swobody w organizowaniu swojego czasu poświęcanego na realizację zadań – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu oraz Członek Zarządu Mikomax Smart Office oraz inicjatorka projektu badawczego Smart Working Guidebook for modern service centers in Poland.

Pierwsza faza badania pokazała, że zainteresowani smart workingiem są zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Co ciekawe, najbardziej otwarci na zmiany w modelu pracy są menedżerowie wysokiego szczebla. To dobra wiadomość, ponieważ jest to grupa o wysokiej decyzyjności, mająca bezpośredni wpływ na zmiany dokonywane wewnątrz organizacji.

Badanie sytuacji wyjściowej to kluczowy element wdrażania zmian w organizacji pracy. Pozwala ono na prawidłowe rozpoznanie potrzeb danej firmy i dzięki temu stworzenie rozwiązań dopasowanych do jej specyfiki. Ważne jest, by tworząc taką diagnozę nie koncentrować się wyłącznie na aspektach związanych z infrastrukturą czy kwestiami formalnymi. Równie ważny jest czynnik ludzki, i to na każdym poziomie organizacji. Wdrożenie smart workingu nie będzie bowiem możliwe bez współpracy pomiędzy zespołem a kadrą zarządzającą – tłumaczy Arianna Visentini , CEO Variazioni.

Innowacyjność i marka pracodawcy

Jeśli przyjrzymy się motywacjom ankietowanych pracodawców, okazuje się, że ich zdaniem smart working może mieć pozytywny wpływ na kluczowe obszary funkcjonowania firm. Jeśli chodzi o powody wprowadzenia elastycznego modelu pracy, najwyższą ocenę w badaniu otrzymała możliwość przyciągnięcia najlepszych kandydatów, talentów.

Poza budowaniem marki pracodawcy bardzo istotne korzyści smart workingu to lepsza organizacja i efektywność pracy, redukcja absencji czy zmniejszenie ilości podróży służbowych.

Czytaj również:  Bezpieczeństwa w IT nie da się kupić raz. Trzeba nad nim pracować

Elastyczna praca w praktyce

Jeśli chodzi o konkretne rozwiązania umożliwiające wprowadzenie modelu smart workingu, ankieta pokazała, że firmy widzą korzyści płynące zarówno z możliwości wykonywania zadań poza biurem, jak i  elastycznych godziny pracy. Jednak otwartość na to drugie rozwiązanie jest nieco większa – zdaniem pracodawców elastyczny czas pracy nie tylko nie zagraża produktywności, ale wręcz może jej sprzyjać. Co ciekawe, według ankiety, firmy nie przykładają aż tak dużej roli do dedykowanego miejsca wykonywania obowiązków. Ważniejsze niż imiennie przypisane biurko jest dla nich odpowiednie dopasowanie przestrzeni do charakteru realizowanych zadań. To sygnał, że w Polsce zwiększa się gotowość do wprowadzenia modelu shared deskingowego, w którym pracownicy mogą swobodnie wybierać miejsce pracy w różnych strefach, w zależności od zadań, które aktualnie realizują.

Bardzo istotne jest, że uczestnicy projektu wysoko oceniają infrastrukturę technologiczną, umożliwiającą bardziej elastyczny model pracy i wyłącznie komunikację online. Wdrożone zostały również rozwiązania zapewniające zdalny dostęp do zasobów firmy, co oznacza, że wiele zadań może być zrobionych poza biurem. Już teraz pracownicy ankietowanych organizacji często korzystają z narzędzi do komunikacji i spotkań zdalnych.

Inwestycje w infrastrukturę IT związaną z komunikacją są absolutnie niezbędne. Praca, którą wykonujemy, ma charakter coraz bardziej globalny i nie ogranicza jej fizyczna lokalizacja biura. Inwestycje w  IT szybko się zwrócą, ponieważ dzięki zdalnej pracy wiele projektów można wykonać szybciej, bez konieczności podróżowania. – mówi Iwona Maslon z Client Innovation Center IBM.

Wyzwania i poszukiwanie najlepszych praktyk

Projekt Smart Working Guidebook for modern service centers in Poland jest dopiero na półmetku. Zakończona właśnie część ankietowa miała na celu diagnozę sytuacji wyjściowej – wskazanie, w jakich aspektach firmy są już gotowe na taki model pracy, a co może stanowić wyzwanie. W kolejnej fazie odbędą się warsztaty, które pozwolą przyjrzeć się bliżej obszarom wymagającym jeszcze pracy i stworzyć przewodnik zbierający najlepsze praktyki. Obecnie pracodawcy jako obszar, który wymaga jeszcze najwięcej uwagi wskazują zaadoptowanie procedur i narzędzi bezpieczeństwa – zagadnienie to będzie z pewnością ważnym tematem spotkania grupy projektowej. Dodatkowo uczestnicy porozmawiają o tym, jak do potrzeb smart workingu dostosować inne elementy polityki firmy, m.in. konstruowanie umów o pracę czy system oceny pracowniczej.

Wyniki ankiety sugerują, że firmy są otwarte i gotowe operacyjnie na wdrożenie smart workingu, ale zwlekają z tym krokiem. Dlatego naszym celem jest stworzenie praktycznego przewodnika, który pokaże, w jaki sposób optymalnie wdrożyć zmiany w sposobie organizacji pracy – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

W projekcie badawczym Smart Working Guidebook for modern service centers in Poland biorą udział firmy reprezentujące sektor nowoczesnych usług dla biznesu, który jest jedną z gałęzi gospodarki generującej obecnie największy wzrost zatrudnienia w Polsce. Projekt badawczy realizowany jest przez Mikomax Smart Office we współpracy z ABSL. Partnerami projektu są firma Variazioni, odpowiedzialna za część badawczą, IBM, GSK, Luxoft, Transition Technologies i Wiewiórski Law Firm.