Według badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Południowej Indiany przeciętny Amerykanin zużywa ponad 300 kilogramów papieru i wyrzuca około 13 000 kartek rocznie! Choć dane te dotyczą USA, problem ma zasięg globalny. Warto zdawać sobie sprawę, że aż 93% papieru wykorzystywanego na całym świecie pochodzi z lasów. Przewiduje się, że pomimo ery cyfrowej do 2060 r. popyt na celulozę i papier podwoi się. Kluczowym czynnikiem, hamującym ten niebezpieczny trend staje się dziś digitalizacja dokumentów. Proces ten nie tylko ułatwia zarządzanie dokumentami i informacjami, ale też przyczynia się do ochrony środowiska, promując zrównoważony rozwój społeczny i gospodarczy.
Spis treści:
Digitalizacja dokumentów a zrównoważony rozwój
Digitalizacja dokumentów ma bezpośredni wpływ na środowisko, a także sytuację społeczną i gospodarczą kraju.
- Zrównoważony rozwój środowiska
Zastępując papierowe dokumenty cyfrowymi, firmy i organizacje znacząco ograniczają zużycie papieru, co bezpośrednio przekłada się na ograniczenie wycinki drzew i obniżenie emisji gazów związanych z produkcją oraz transportem papieru. Ponadto cyfrowe zarządzanie dokumentami minimalizuje potrzebę posiadania dużej przestrzeni do przechowywania, co redukuje zużycie energii i wpływa na zmniejszenie emisji dwutlenku węgla.
- Zrównoważony rozwój społeczny i gospodarczy
Digitalizacja dokumentów przyczynia się również do zrównoważonego rozwoju społecznego i gospodarczego. Ułatwia dostęp do informacji, poprawia efektywność codziennej pracy i otwiera nowe możliwości dla biznesów, umożliwiając im m.in. skuteczne wkraczanie na nowe rynki. Wszystko to wpływa na wzrost gospodarczy i powstawanie nowych miejsc pracy, a jednocześnie promuje równość i dostępność informacji dla wszystkich.
- Trwałość i bezpieczeństwo informacji
Cyfrowe dokumenty są bardziej trwałe i bezpieczne niż papierowe. Digitalizacja zapewnia lepszą ochronę danych przed uszkodzeniem fizycznym czy kradzieżą. Cyfrowe wersje dokumentów nie ulegną zniszczeniu na skutek kataklizmów czy ludzkiego roztargnienia. Ponadto, systemy zarządzania dokumentami często pozwalają na monitorowanie dostępu i zakresu użycia dokumentów, co zapewnia skuteczną kontrolę nad ważnymi danymi.
Zarządzenie zdalne z FlowDog
W duchu zrównoważonego rozwoju platforma FlowDog zapewnia swoim użytkownikom możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Rozwiązanie to przynosi przedsiębiorstwom szereg korzyści, z których najważniejsze to:
- w pełni zdalne zarządzanie procesami
- dostęp mobilny i webowy do materiałów firmowych 24/7
- ograniczenie liczby pracowników zajmujących się dokumentacją
- ograniczenie ilości popełnianych błędów
- oszczędność czasu
- poprawa komunikacji.
– FlowDog, poprzez automatyzację różnorodnych procesów w firmach, nie tylko znacznie ogranicza, ale dosłownie eliminuje zużycie papieru. Dzieje się tak za sprawą automatyzacji generowania ofert, umów, zarządzania reklamacjami, zgłoszeniami serwisowymi w terenie czy ewidencjonowania pracy na halach magazynowych. Dodatkowo, dzięki monitorowaniu i analizie danych oraz oferowaniu rozwiązań z zakresu ewidencjonowania, zarządzania odpadami i transportem, FlowDog skutecznie wspomaga firmy w realizacji polityki zrównoważonego rozwoju – przekonuje Katarzyna Wiktorowicz, Head of Marketing FlowDog.
Na wdrożenie digitalizacji z FlowDog decydują się przedsiębiorstwa z różnych sektorów rynku, w szczególności są to: firmy handlowe, zakłady produkcyjne, sklepy wielkopowierzchniowe, biznesy e-commerce oraz branża FMCG (ang. Fast Moving Consumer Goods). Warto zdawać sobie sprawę, że każda firma, która decyduje się na rezygnację z dokumentów papierowych, przyczynia się do ograniczenia negatywnych skutków globalnego ocieplenia.
– Nasze rozwiązanie, dzięki swojej elastyczności i możliwości dostosowywania do różnych sektorów gospodarki, stanowi praktyczne narzędzie do efektywnego gospodarowania zasobami. Istotnie przyczynia się do minimalizacji negatywnego wpływu podmiotów na środowisko. Nie chodzi tylko o wcześniej wspomniany papier. Nadprodukcja danych cyfrowych staje się coraz bardziej problematyczna, zwłaszcza dla firm korzystających z wielu systemów. Jednak wdrażając FlowDog, możliwa jest integracja z różnymi systemami zewnętrznymi. To nie tylko automatyzuje powtarzalne czynności, ale także eliminuje konieczność nadmiernej produkcji i nadpisywania tych samych danych w kilku różnych systemach – wyjaśnia Katarzyna Wiktorowicz.
Jak zarządzanie zdalne przyczynia się do zrównoważonego rozwoju
Koncepcja „paperless”, zgodnie z którą tworzone są rozwiązania od FlowDog, polega na minimalizacji lub eliminacji użycia papieru w działalności organizacji. Przejście na zarządzanie zdalne i cyfrowe przetwarzanie dokumentów znacząco redukuje potrzebę drukowania, co przekłada się na mniejsze zużycie papieru. Korzyści takiej praktyki są wielorakie – od oszczędności kosztów po redukcję odpadów papierowych – i korzystne zarówno dla środowiska, jak i dla efektywności operacyjnej organizacji.
Zarządzanie zdalne i digitalizacja dokumentów przyczyniają się również do zmniejszenia śladu węglowego. Mniej papieru oznacza mniej transportu (zarówno surowców, jak i gotowych produktów), a co za tym idzie – mniejsze emisje CO₂. Ponadto, zdalne zarządzanie dokumentami ogranicza potrzebę fizycznych spotkań i podróży służbowych. Digitalizacja to więc znacznie więcej niż tylko krok w kierunku nowoczesności i efektywności. To ważny element strategii zrównoważonego rozwoju, który przynosi korzyści zarówno dla środowiska, jak i społeczeństwa oraz całej gospodarki.
