Jak wskazywał Wiceminister Finansów Bartosz Baraszczuk, w środowisku testowym KSeF wystawiono już ponad 10 mln faktur. Papier potrzebny na ich wydrukowanie wymagałby ścięcia ponad 12 tys. drzew, zużycia 17 basenów olimpijskich wody oraz energii potrzebnej na ogrzanie 144 domów przez rok[1]. E-faktury mają duży wpływ na prowadzenie biznesu, a już od lipca 2024 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw. W wielu polskich firmach znacząco zmieni się więc sposób obiegu dokumentów. To ważny krok w digitalizacji procesów finansowych.
KSeF wymusi zmiany w ERP
Krajowy System e-Faktur może wymusić na przedsiębiorstwach aktualizację wersji systemu ERP (Enterprise Resources Planning) lub systemu Finansowo – Księgowego, którego używają, lub jego zmianę w taki sposób, aby móc wystawiać elektroniczne faktury sprzedaży zgodne z wymogami. Zakres modyfikacji w dużej mierze będzie zależał od typu i wersji oprogramowania czy możliwości zintegrowania go z KSeF.
– Firmowy system finansowo – księgowy będzie musiał zawierać wszystkie dane wymagane przez wzór KSeF oraz informacje potrzebne do odbierania statusów dokumentów czy urzędowych poświadczeń odbioru (UPO). Bez numeru KSeF nie będzie możliwe wystawienie ewentualnej faktury korygującej. Dla wielu firm te wymogi i dostosowanie do nich firmowych procesów obiegu dokumentów mogą stanowić wyzwanie. Jednak to też krok do dalszej cyfryzacji przedsiębiorstwa i duża szansa na rozwój – wskazuje Katarzyna Lach-Depa, Senior Account Executive w firmie OpenText.
Digitalizacja z korzyściami dla przedsiębiorstw
KSeF otwiera nowe możliwości biznesowe dla firm. Pozwala m.in. na optymalizację procesów biznesowych, obniżanie kosztów związanych z fakturowaniem oraz przyspieszenie procesu wysyłania faktur do kontrahentów i rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Dla pracowników to też mniejszy wysiłek administracyjny związany z zarządzaniem fakturami oraz pilnowaniem terminów płatności. Firma dzięki temu ma lepszy wgląd w bieżący stan wszystkich rozliczeń i może sprawniej monitorować zaległe rachunki czy otrzymane płatności.
– W perspektywie średnio- i długoterminowej faktury elektroniczne znacznie upraszczają też składanie deklaracji VAT, ponieważ duża jej część może być już wypełniana automatycznie i z wyprzedzeniem. W zależności od poziomu cyfryzacji konkretnej firmy e-faktury to też oszczędność czasu i miejsca. Dokumenty nie będą już musiały być fizycznie magazynowane, a dzięki dostępowi do chmury ze wszystkimi danymi różne działy firmy będą mogły łatwiej i szybciej wyszukiwać potrzebne informacje – dodaje ekspertka.
E-faktury ułatwiają zagraniczne płatności
E-fakturowanie i digitalizacja danych w firmie może też pomagać w skalowaniu firmy na inne rynki i współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Jeżeli polska firma wystawia fakturę dla partnera z zagranicy, musi ją zarejestrować w systemie KSeF. Kontrahent nie ma jednak dostępu do tego systemu, dlatego trzeba dostarczyć mu dokument niezależnie, np. mailowo w pliku PDF lub przez system elektronicznej wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange). Wiele rozwiązań ERP umożliwia automatyczną wysyłkę faktury do zagranicznego kontrahenta gdy z KSeF wróci informacja statusowa, że dokument został przeprocesowany.
Dodatkowo, jeżeli firma prowadzi działania międzynarodowe, powinna rozważyć rozwiązanie od dostawcy, który wspiera obieg e-faktur w wielu krajach. Można wtedy korzystać z jednego centralnego rozwiązania, które zapewnia, że faktura spełnia wszystkie lokalne wymogi i przepisy prawne.
Rozwiązania do e-fakturowania musi być funkcjonalne
Kryteria wyboru rozwiązania –umożliwiającego obsługę e-faktur i integrację z KSeF zależą od wielkości firmy, liczby wystawianych faktur, tego na jakim jest ona etapie automatyzacji obiegu dokumentów, ale też celów biznesowych. W każdym przypadku warto zwrócić uwagę na funkcjonalność rozwiązania, doświadczenie dostawcy w projektach dotyczących obiegu e-faktur i automatyzacji procesów. Kluczowe jest również zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami bezpieczeństwa. Firmy powinny kierować się minimalizowaniem liczby koniecznych zmian w swoich wewnętrznych systemach, np. umożliwiając integrację nowych rozwiązań z aplikacjami, których już używają.
[1] https://opentext.com/climate-innovators
