Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych od 2019

0

Elektroniczne faktury mają za kilka lat zdominować rynek rozliczeń. Polscy przedsiębiorcy jednak do nowoczesnych rozwiązań przekonują się powoli. Na razie aż ponad 84% faktur wystawia się w papierowej formie, a większość elektronicznych faktur to zwykły PDF, który z automatyczną, elektroniczną fakturą wymaganą przez UE nie ma nic wspólnego.

27 listopada Polska zacznie wdrażać brukselską dyrektywę o e-fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Zanim jednak pierwsze faktury popłyną sieciowym strumieniem, będzie jeszcze kilka miesięcy na właściwe przygotowanie. Ustawą, która zacznie obowiązywać od 18 kwietnia 2019 roku będą objęte organy władzy publicznej wszystkich szczebli, w tym jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie publiczne  oraz spółki komunalne powołane do realizacji zadań publicznych. Nakazem przyjęcia elektronicznej faktury będą objęte również samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, państwowe i samorządowe instytucje kultury, a także komunalne towarzystwa budownictwa społecznego. Zgodnie z nowymi przepisami wszystkie te grupy podmiotów będą musiały przyjmować e-faktury w jednolitym, europejskim standardzie od swoich dostawców towarów i wykonawców prac. Co ważne, decyzja o wystawieniu automatycznej e-faktury będzie należeć do dostawcy ponieważ w przypadku zamówień publicznych nie będzie już wymagana zgoda nabywców na wystawianie faktur elektronicznych.

Nowe przepisy w trybie trzech ustaw

Automatyczne przetwarzanie faktur będzie obowiązywać w ustawach Prawo zamówień publicznych, o partnerstwie publiczno-prywatnym i o umowie koncesji na roboty budowlane i usługi. Wyjątkiem będą zamówienia objęte tajnością ze względu na ochronę bezpieczeństwa państwa. Fakturowanie elektroniczne będzie stosowane również w przypadku małych zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej progu równowartości 30 tys. euro. W tym przypadku można wyłączyć zastosowanie e-faktur w umowie, ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego.

PDF to nie e-faktura

– To prawdziwy przełom regulacyjny, który może spowodować, że firmy będą częściej i chętniej stosować automatyczne, elektroniczne faktury zamiast przesyłać dokumenty księgowe w postaci papierowej czy PDF. Skorzystają na tym wszyscy, bo automatyczna faktura pozwala na odbiór i przetwarzanie dokumentów księgowych praktycznie bez ingerencji człowieka, oznacza mniej błędów, znacznie niższe koszty obsługi i znaczące przyśpieszenie całego procesu. Z naszych doświadczeń wynika, że możliwe jest skrócenie obiegu faktur nie dwukrotnie czy nawet dziesięciokrotnie. Czas można skrócić nawet blisko 400 – krotnie – zwraca uwagę Tomasz Kuciel, prezes zarządu firmy Edison będącej członkiem konsorcjum PEF Expert, które będzie świadczyło usługi brokera  Platformy Elektronicznego Fakturowania realizując zamówienia dla Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii.

W Polsce szacuje się, że każdego roku w obiegu jest około półtora miliarda faktur. Ich prawidłowe wystawienie, przesłanie oraz odebranie i zaksięgowanie generuje niemałe koszty. Według wyliczeń firmy Edison, firma wystawiający miesięcznie 500 e-faktur, może zaoszczędzić rocznie 20 dni pracy i 10000 zł na materiałach i energii. A im więcej wystawianych faktur, tym te oszczędności są znacznie większe. Pomimo tego przedsiębiorcy w Polsce podchodzą z dużą nieśmiałością do automatycznych e-faktur.

Co trzecia firma odbiera prawdziwe e-faktury

Główny Urząd Statystyczny sprawdził ile firm prowadzących działalność w 2017 roku miało do czynienia z e-fakturami. W badanej grupie znalazło się 103467 podmiotów gospodarczych. 35,5% z nich zadeklarowało, że odbiera automatyczne e-faktury. Zdecydowana większość, bo aż 94,3% firm przyjmuje dokumenty, które nie nadają się do szybkiego przetwarzania i z automatyzacją nie mają nic wspólnego. Najczęściej jest to zwykły mail z załącznikiem w formacie PDF. Niestety, to powszechna pomyłka w polskim biznesie.

Czytaj również:  Liczba aptek w Polsce z miesiąca na miesiąc maleje

Faktury w formacie PDF wymagają wydruku, mało kto wie, że są droższe w obsłudze niż te papierowe. Prawdziwa e-faktura pozwala do minimum ograniczyć nakład pracy niezbędnej do ich przetworzenia dzięki temu, że proces przekazywania informacji między systemami IT nadawcy i odbiorcy odbywa się automatycznie. W ten sposób minimalizuje się ryzyko błędu, a dokument może być szybko odebrany, odczytany i zaksięgowany. Oszczędności z wprowadzenia automatycznych faktur są znaczące dla obu stron transakcji – komentuje Tomasz Kuciel, prezes zarządu firmy Edison.

Dominuje papier i niewłaściwy format

Najgorzej w tym zestawieniu prezentują się małe przedsiębiorstwa zatrudniające od 10 do 49 pracowników. Z badania wynika, że 34% z nich odbierało „właściwe” e-faktury. Odsetek wśród średnich przedsiębiorstw był trochę wyższy i wyniósł 41%. Brylują w tym zestawieniu duże firmy zatrudniające minimum 250 osób. Ich wynik w podsumowaniu wynosi 46%. W każdej z tych grup dominowała jednak „udawana” elektroniczna faktura czyli PDF.

– Zastanawia tak duży procent potwierdzających odbieranie automatycznych e-faktur. Nasze wieloletnie doświadczenie w branży EDI pokazuje, że czasem przedsiębiorcy błędnie deklarują w badaniach swoje działania w tym zakresie. Wynika to z braku zrozumienia tematu i mylenia elektronicznych e-faktur z plikami PDF. Tak długo jak faktura będzie przekazywana jako załącznik do e-maila, to jej wartość będzie niewielka. Zanim trafi do jakiegoś dalszego przetwarzania, musi być przecież jeszcze zapisana ręcznie przez użytkownika, wydrukowana i dostarczona we właściwe miejsce. To strata czasu i pieniędzy – podsumowuje zestawienie Tomasz Kuciel.

Główny Urząd Statystyczny sprawdził także ile przedsiębiorstw wystawiało e-faktury dla innych firm lub administracji publicznej. Aż 84,3% stawiało na papierową formę rozliczania. Rozwiązanie pomiędzy czyli faktury w formie elektronicznej nienadające się do automatycznego przetwarzania wybierało 43,5% przedsiębiorców. Tylko niewiele ponad 13% z nich deklaruje, że wysyłało dokumenty w formatach EDI, UBL lub XML, czyli idealnych  do automatycznego przetwarzania.

Nadchodzą zmiany

Prognoza opracowana w 2010 roku przez Komisję Europejską dotycząca korzyści z zastąpienia faktur papierowych elektronicznymi odpowiednikami zakłada oszczędności rzędu 240 miliardów Euro w ciągu 6 lat. Ponadto europejscy urzędnicy prowadzili latem tego roku konsultacje publiczne w celu oceny przepisów dotyczących fakturowania, wprowadzonych w Dyrektywie Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. Chodziło o zebranie opinii ekspertów i podatników ws. osiągniętych do tej pory założeń, oczekiwań i potrzeb zainteresowanych podmiotów. Konsultacje pozwoliły Brukseli na lepszą identyfikację problemów wynikających ze stosowania e-fakturowania na terenie państw członkowskich. W oparciu o te prognozy i oceny KE postanowiła uczynić fakturę elektroniczną dominującą formą fakturowania na obszarze Unii już w 2020 roku.