Jak zarządzać zespołem rozproszonym?

0
Adam Beniowski, Prezes Pro Business Solutions
Adam Beniowski, Prezes Pro Business Solutions

Obecnie rynek pracy i sytuacja gospodarcza wymusza nowe sposoby organizacji pracy. Coraz częściej mamy do czynienia z rozproszonymi zespołami. Bywa, że nawet w ramach jednej organizacji współpracujący ze sobą pracownicy nie przebywają w jednym biurze, a nawet w ogóle się nie widują. Najłatwiej zobrazować czym jest zespół rozproszony, patrząc na zespoły sprzedaży. Zresztą właśnie od terenowych zespołów sprzedaży zaczęło się funkcjonowanie tego zjawiska. Zarządzanie takim zespołem to duże wyzwanie, ponieważ trzeba skoordynować działanie wielu osób, z którymi nie ma bezpośredniego kontaktu. O czym zatem warto pamiętać?

Pojawienie się zjawiska zespołów rozproszonych można wiązać z procesami, takimi jak: globalizacja obszaru działania firm, budowa centrów ekspertyzy, czy też powstawanie wyspecjalizowanych startupów. Wszystko to powoduje zmiany w organizacji pracy. Zespoły rozproszone, niezależnie od tego w ramach jakiej firmy istnieją, pracują jak tradycyjne zespoły zadaniowe, z tym że często mają ze sobą jedynie kontakt wirtualny lub też widują się sporadycznie.

Zespoły rozproszone funkcjonują np. organizacjach matrycowych. Często występuje w nich sytuacja, że w ramach projektów zespoły pracują pod nadzorem szefów projektowych, którzy niejednokrotnie operują z innego biura, a do tego podlegają managerowi w lokalnym oddziale firmy. Inny przykładem są startupy, w ramach których często powstają zespoły rekrutujące się z osób o różnej specjalizacji, pracujących z różnych biur, a nawet miast i krajów. Zdarzają się również zespoły projektowe składające się z osób z różnych firm czy organizacji, które współpracują w ramach konkretnego zadania w określonym czasie.

Zalety i wady

Praca z wykorzystaniem zespołów rozproszonych ma wiele zalet: pozwala na rekrutację profesjonalistów w ramach całej organizacji lub nawet poza nią, likwiduje ograniczenie korzystania wyłącznie z osób z jednego biura czy kraju. Umożliwia czerpanie z dużo większych zbiorów doświadczeń i kreatywności oraz pozwala na elastyczną rozbudowę zespołu pod kątem pojawiających zadań. Nie bez znaczenia pozostaje również dostosowanie do zmian pokoleniowych współczesnych pracowników, gdzie pokolenie Y i Z, bardzo często wskazuje jako element motywujący możliwość pracy przy różnorodnych projektach z możliwością jej wykonywania z domu, czyli Home Office.

Czytaj również:  Jak wygrać na rynku pracy z maszynami? Odpowiedzią jest praca nad sobą

Z drugiej jednak strony należy być świadomym wyzwań jakie stwarza taka organizacja zespołu, które związane są z jego zarządzaniem. Do największych należą te z obszaru komunikacji, synchronizacji pracy wszystkich członków zespołu oraz bieżącego kierowania, rozliczania i motywowania.

O czym trzeba pamiętać?

Dla maksymalizacji efektów pracy z zespołem rozproszonym, trzeba pamiętać o kilku podstawowych zasadach, w wielu miejscach identycznych jak te dla zespołów tradycyjnych:

  1. Jasna definicja celów

Jest to istotne w przypadku każdej pracy zespołowej, ale szczególnie w przypadku zespołów rozproszonych, ponieważ komunikacja w nich nie może być tak bezpośrednia i codzienna jak w przypadku zespołu, który zajmuje ten sam pokój. Nie ma po prostu możliwości, aby zwołać wszystkich i omówić projekt.