Polska administracja nadrabia zaległości w cyfryzacji. E-dokumenty coraz bardziej powszechne w urzędach i firmach

0

Cyfryzacja administracji w Polsce szybko postępuje – już w tej chwili można korzystać z kilkudziesięciu e-usług publicznych dostępnych całkowicie online. W ciągu najbliższych 2–3 lat ich zakres znacząco się rozszerzy, bo wiele projektów z zakresu e-państwa jest w trakcie realizacji. Digitalizacja i elektroniczny obieg dokumentów usprawniają nie tylko pracę urzędów, lecz przede wszystkim – firm. Są szybsze i tańsze, eliminują problem zagubionych dokumentów, ułatwiają wyszukiwanie informacji i umożliwiają pracę zdalną w cyfrowym środowisku.

– W administracji publicznej jesteśmy dziś w stanie w pełni odwzorować obieg dokumentów w urzędzie. Możemy digitalizować dokumenty, czyli wprowadzać je do systemu za pośrednictwem skanera i rozpoznawać tekst, co ułatwia później poruszanie się w dużej liczby dokumentów i wyszukiwanie, a co za tym idzie – możemy załatwiać kontekstowo sprawy urzędowe. Zalety e-dokumentów to przede wszystkim oszczędność czasu – dzięki temu, że nie musimy fizycznie szukać w segregatorach informacji, oraz tańszy koszt obsługi, bo nie musimy drukować dokumentów – mówi w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Innowacje Wojciech Wiltowski z firmy eDokumenty.

Polacy już teraz mogą korzystać z kilkudziesięciu e-usług publicznych na platformach i portalach rządowych (są wśród nich m.in. Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych PUE ZUS, portal obywatel.gov.pl, portal biznes.gov.pl czy system Elektronicznych Ksiąg Wieczystych). Za pomocą profilu zaufanego, który ma już 1,7 mln użytkowników, można się zalogować w systemie ePUAP i załatwić online cały szereg spraw urzędowych: rozliczyć podatki, sprawdzić punkty karne, złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego albo prawa jazdy albo dopisać się do listy wyborców).

W ciągu najbliższych 2–3 lat ich zakres znacząco się rozszerzy, bo wiele projektów z zakresu e-państwa jest też w trakcie realizacji. Portal Rzeczypospolitej Polskiej gov.pl docelowo zintegruje witryny internetowe ministerstw i urzędów, ułatwiając dostęp do wszystkich usług cyfrowych, które państwo oferuje obywatelom. Na początku roku w Siedlcach ruszył pilotaż e-recepty, w drugiej połowie roku ma również wystartować pilotaż e-paragonów (wcześniej zostały już wprowadzone e-faktury).

Czytaj również:  Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii wspiera inwestycje w sektorze farmaceutycznym. Wspólnie z branżą chce zmieniać system refundacji

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zarządzać nimi prościej i szybciej niż w formie papierowej. Zdigitalizowanie ich może usprawnić nie tylko działanie urzędów i administracji, lecz przede wszystkim firm. Przykładowo, dzięki takiemu rozwiązaniu księgowość ma skatalogowane w jednym miejscu wszystkie faktury zapłacone i oczekujące, a dział zakupów ma pełen ogląd ofert, umówi i dokonanych zamówień. Co istotne, do dokumentów w formie elektronicznej pracownik ma dostęp z każdego miejsca i o każdej porze, co umożliwia pracę całkowicie zdalnie w środowisku cyfrowym.

W firmie znajdzie zastosowanie także biznesowy system operacyjny, który może pełnić rolę kompletnego, wirtualnego środowiska pracy.