Firmy poniżej stu pracowników nie będą musiały składać sprawozdań informujących o strukturze wynagrodzeń i luce płacowej. Nie znaczy to jednak, że transparentność płac dotyczy wyłącznie dużych przedsiębiorstw i korporacji. Opublikowany nowy projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości wprowadza m.in. definicję struktury wynagrodzeń i doprecyzowuje kryteria oceny wartości pracy

Jedno się zgadza – w przypadku organizacji zatrudniających poniżej 100 osób raporty płacowe będą działaniem fakultatywnym. Dla pozostałych firm raportowanie będzie obowiązkowe. Raport to jednak ostatnie stadium systemu, jaki wprowadzi transparentność wynagrodzeń. Zanim zostanie przygotowany – pracodawcy muszą podjąć szereg działań, które pozwolą obliczyć lukę płacową i ocenić, czy w ich organizacjach występuje rozbieżność wynagrodzeń za tę samą pracę lub pracę o jednakowej wartości. I co ważne – będzie to dotyczyć wszystkich firm, a za brak odpowiednich działań będzie grozić kara grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł.

Pracownik ma prawo do informacji

Zgodnie z ustawą, pracownik będzie miał prawo wystąpić z wnioskiem o informacje dotyczące jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich wynagrodzeń w podziale na płeć, jakie otrzymują osoby wykonujące jednakową jak on pracę lub pracę o jednakowej wartości. Konieczność policzenia poziomów wynagrodzeń oraz uporządkowania struktury stanowisk tak, by takie policzenie w sposób obiektywny było możliwe, nie minie nikogo – nawet biura rachunkowego zatrudniającego kilka osób.

– Co więcej, do 31 marca każdego roku każdy pracodawca, niezależnie od wielkości zatrudnienia, będzie miał obowiązek przypomnieć pracownikom o możliwości złożenia takiego wniosku, w sposób przyjęty w danej firmie. Jeśli pracownik uzna, że otrzymał niekompletne informacje, będzie mógł wystąpić o dodatkowe wyjaśnienia, na które pracodawca będzie miał obowiązek odpowiedzieć w ciągu 30 dni. Nie myślmy więc, że mniejsze firmy mogą sobie odpuścić temat. W ich przypadku prace przygotowawcze do obliczania luki płacowej również muszą zostać wykonane – wyjaśnia Kinga Żbikowska, starsza menedżer ds. płac i obsługi klienta w ADP Polska.

Od czego zacząć? Obowiązkiem pracodawcy będzie przeprowadzenie oceny wartości pracy i przygotowanie struktury wynagrodzeń zapewniającej równą płacę za pracę tej samej wartości. Temu ma służyć analiza pracy wykonywanej na konkretnym stanowisku (lub pełnionej funkcji) i opis stanowiska, które będą stanowić podstawę do przeprowadzenia całego procesu wartościowania. Taki opis powinien zawierać informacje o nazwie stanowiska, umiejscowienie w strukturze organizacyjnej, przypisane zadania i obowiązki, wymagane kompetencje i kwalifikacje. Pomocny w tym celu może być poradnik „Wskazówki do oceny i porównania wartości pracy zgodnie z czterema kryteriami przyjętymi w dyrektywie 2023/970” przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Wszystko to ma wykazać, że w firmie stosuje się czytelne kryteria zatrudniania i wynagradzania. Opisy stanowisk pozwolą zdefiniować, co w danej firmie oznacza „praca o tej samej wartości”. Jeśli dwie osoby wykonują różne zadania mimo podobnej nazwy stanowiska – to właśnie rzetelny opis ratuje przed zarzutem dyskryminacji.

Kolejnym krokiem jest przegląd swoich ogłoszeń i praktyk rekrutacyjnych i dostosowanie ich do nowych wymagań. Na przykład wskazywanie w ogłoszeniu wymaganej płci kandydata (bez mocnego uzasadnienia), formułek w rodzaju „wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia” czy pytanie kandydatów o wcześniej otrzymywaną płacę to zwiastun kłopotów.

Uwaga na niedozwolone klauzule

Zgodnie z nowymi przepisami, wszelkie zapisy umowne, które zakazują pracownikom ujawniania informacji o ich zarobkach w celu egzekwowania zasady równej płacy, stają się z mocy prawa nieważne. Pracodawcy muszą przejrzeć nie tylko umowy o pracę, ale także regulaminy wynagradzania, polityki premiowe oraz umowy o zakazie konkurencji czy zachowaniu poufności (NDA). Pozostawienie takich zapisów w dokumentacji po czerwcu 2026 roku nie tylko nie będzie skuteczne prawnie, ale może zostać uznane za próbę utrudniania pracownikom dostępu do ich praw, co naraża firmę na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy i potencjalne roszczenia odszkodowawcze.

O jakich klauzulach mowa? Pracownicy dość często spotykają się w umowach pracę z zapisami w rodzaju: „ujawnienie informacji o przyznanych premiach i dodatkach innym pracownikom firmy traktowane jest jako naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa” lub „wszelkie informacje o polityce płacowej firmy mają charakter poufny i ich rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody zarządu”. Powiedzmy wprost: takie klauzule już dziś można stosunkowo łatwo podważyć od strony prawnej, choć w praktyce mało kto się na to decyduje, bo… podpisywanie umowy z nowym pracodawcą to nie najlepszy moment negocjacyjny.

Nie sposób również pominąć kolejnego aspektu projektowanych zmian. Mianowicie na etapie ewentualnych sporów sądowych dot. nierównego traktowania w zakresie prawa do wynagrodzenia, nastąpi zmiana tzw. ciężaru dowodu (czyli w praktyce jednej z podstawowych zasad postępowania cywilnego).

– Projekt ustawy wprowadza tzw. odwrócony ciężar dowodu. To oznacza, że jeśli sprawa trafi do sądu, to nie pracownik w pierwszej kolejności będzie musiał wykazać winę pracodawcy, lecz pracodawca będzie musiał przedstawić dowody na prowadzenie sprawiedliwej polityki płacowej. Wskazane klauzule to element obciążający pracodawcę, dlatego lepiej zawczasu przejrzeć dokumenty pod tym kątem i usunąć lub zmodyfikować zapisy budzące wątpliwości – wskazuje Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.