Coraz więcej europejskich ustawodawstw zawiera przepisy chroniące sygnalistów zgłaszających nieprawidłowości w działalności przedsiębiorców. W najbliższych latach wymóg posiadania przepisów ochronnych dla sygnalistów będzie powszechny we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej. Parlament Europejski 16 kwietnia 2019 roku przyjął bowiem Dyrektywę o ochronie osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (zwanej dalej: „Dyrektywą”). Dyrektywa, która ulegnie transpozycji do polskiego systemu prawnego nie tylko nadaje szczególne uprawnienia osobom zgłaszającym nieprawidłowości, ale także nakłada na przedsiębiorców obowiązki w zakresie organizacji systemu zgłoszeń. Choć proces wdrażania Dyrektywy w życie jest w dalszym ciągu w toku, zainteresowani już teraz powinni zapoznać się z jej treścią (która na ten moment jest już ostateczna). Wyznacza ona minimalne wytyczne dla krajów członkowskich, pozostawiając im jednak swobodę w kształtowaniu szczegółowych kwestii. Polski ustawodawca będzie musiał zaimplementować jej treść do swojego porządku prawnego w ciągu dwóch lat od jej zatwierdzenia.
Spis treści:
Obowiązki podmiotów obowiązanych do wprowadzenia procedur
Dla przedsiębiorcy wejście postanowień Dyrektywy w życie oznacza przede wszystkim szereg powinności związanych ze stworzeniem skutecznie działającego systemu informowania o nieprawidłowościach, który gwarantować będzie bezpieczeństwo osoby zgłaszającej.
Obowiązek taki nałożony będzie co do zasady na podmiot zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Przepisy prawa krajowego jednak, po odpowiedniej ocenie ryzyka występowania nieprawidłowości, mogą nakładać go także na podmioty mniejsze (szczególnie dotyczy to dziedziny środowiska i zdrowia publicznego). Obowiązek dotyczyć będzie także podmiotów publicznych. Tutaj z kolei przepisy krajowe mogą wyłączyć obowiązek w stosunku do gmin liczących mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniających 50 pracowników, a także innych podmiotów zatrudniających mniej niż 50 pracowników. Podmioty zobowiązane do wprowadzenia procedur i kanałów będą musiały wyznaczyć odpowiedzialne osoby bądź też utworzyć specjalny dział poświęcony tej problematyce.
Swoistym novum jest fakt, iż w przypadku podmiotów zatrudniających powyżej 50 osób, jednak mniej niż 250 istnieje możliwość dzielenia swoich zasobów. Oznacza to, że kilku przedsiębiorców będzie mogło rozpatrywać swoje zgłoszenia za pomocą jednej wspólnej komórki/jednostki organizacyjnej. Podmioty obowiązane do prowadzenia systemu mają też możliwość powierzenia jego organizacji i obsługi specjalistycznemu podmiotowi zewnętrznemu. Z tego wynika, że prawodawca unijny dopuszcza by na przykład spółki działające w ramach grupy kapitałowej posiadały jedną wspólną komórkę do rozpatrywania zgłoszeń (oczywiście dotyczyć to będzie spółek kwalifikowanych jako średni przedsiębiorca). Rozwiązanie to ocenić należy jako rozsądne i realizujące oczekiwania rynku.
Dyrektywa precyzuje także z czego miałyby się składać procedury zgłoszeniowe. Przede wszystkim musi być to system zapewniający bezpieczeństwo informacji uzyskanych na jego podstawie, także poprzez ochronę danych dotyczących osób zgłaszających i osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. System oczywiście powinien uniemożliwiać dostęp do informacji osobom nieuprawnionym do jego obsługi.
Pozycja sygnalisty w tym systemie jest dosyć silna. Jego rola nie kończy się jedynie na zgłoszeniu nieprawidłowości. Po samym zgłoszeniu zostanie on poinformowany o przyjęciu sprawy do rozpoznania (w terminie 7 dniu), a kiedy zostanie ona już załatwiona- o sposobie jej rozwiązania (przedsiębiorca ma na to 3 miesiące).
Sygnalista
Pojęcie sygnalisty jest zakreślone stosunkowo szeroko w przepisach dyrektywy. Z jednej strony dyrektywa na samym początku wskazuje dziedziny, w których znajdzie zastosowanie, z drugiej jednak wskazuje, iż sygnalistą jest osoba dokonująca zgłoszenia, będąca pracownikiem, osobą samozatrudnioną, akcjonariuszem, wspólnikiem lub członkiem innego organu przedsiębiorstwa, wolontariuszem, stażystą bądź jakąkolwiek osobą działającą pod nadzorem wykonawców, podwykonawców oraz dostawców. Pod pojęciem sygnalisty rozumieć będziemy też osobę, której stosunek pracy z danym pracodawcą już ustał, albo dopiero ma zostać nawiązany (w takiej sytuacji ochrona sygnalisty dotyczyć będzie informacji pozyskanych w toku rekrutacji lub negocjacji związanych z przyjęciem na dane stanowisko).
Podstawową przesłanką ochrony jest posiadanie przez zgłaszającego uzasadnionej podstawy, by myśleć że przekazywane informacje są prawdziwe. Każdy kto spełnia ten warunek ma trzy drogi do skutecznego zgłoszenia zdarzenia. Pierwszą z nich jest skorzystanie z wewnętrznej procedury przedsiębiorcy. Dyrektywa daje jednak możliwość pominięcia etapu wewnętrznego, obejmując ochroną także osoby dokonujące zgłoszenia jedynie organom publicznym, w ramach zgłoszenia zewnętrznego. Sygnalista może także dokonać ujawnienia publicznego. Ten mechanizm polega na podaniu naruszeń do informacji publicznej. By jednak dokonać takiego ujawnienia, sygnalista musi wcześniej dokonać zgłoszenie zewnętrznego (może być to połączone ze zgłoszeniem wewnętrznym), które nie zostało rozpatrzone w terminie. Taką ścieżką może pójść także sygnalista, który jest przekonany, iż zgłaszane naruszenie stanowi oczywiste lub bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego. Ujawnienie publiczne jest możliwe także, jeżeli sygnalista uzna, że w razie zgłoszenia mogą zostać zastosowane w stosunku do niego negatywne konsekwencje a także, jeżeli istnieje nikłe prawdopodobieństwo, że sprawa zostanie załatwiona pomyślnie.
Pomimo takiej ochrony sygnalistów, Dyrektywa pozostawia państwom członkowskim wolną rękę w kwestii przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Jeżeli jednak państwo uznaje zgłoszenia anonimowe, anonimowy sygnalista, którego tożsamość zostaje ujawniona będzie zawsze podlegał ochronie, o ile dokonano na nim odwetu oraz dokonał prawidłowego zgłoszenia.
Sygnalista może liczyć na szereg działań ochronnych, które mają służyć jego interesom. Przede wszystkim należy wyróżnić tutaj ochronę tożsamości zgłaszającego. Bez jego wyraźnej zgody organ przyjmujący nie może wyjawić jego tożsamości. Jest ona chroniona od samego zgłoszenia, przez cały okres rozpatrywania sprawy. Jedynym odstępstwem od tej zasady jest konieczność ujawnienia takich danych wynikająca z przepisów prawa celem prowadzenia postępowań prowadzonych przez organy państwowe. Nawet jednak w tym przypadku należy poinformować wcześniej o zamiarze ujawnienia osobę zgłaszającą.
Same dane, które pozyskało się w postępowaniu dotyczącym zgłoszenia przechowywane są przez przedsiębiorcę nie dłużej, niż jest to wymagane dla skutecznego rozwiązania sprawy.
Osoba zgłaszająca powinna mieć zapewniony dostęp do informacji dotyczącej procedur i sposobu działania w przypadku zgłoszenia.
Najistotniejszym środkiem ochrony sygnalisty jest jednak zapewnienie mu ochrony przed odwetem ze strony przedsiębiorcy. Należy bowiem zagwarantować, by zgłaszającego nie mogły dotknąć żadne negatywne konsekwencja (a te mogą być bardzo różne- od zwolnienia, przez zablokowania możliwości awansu, nieprzekształcanie umowy o pracę po karę dyscyplinarną). Ustawodawca unijny zdecydował się w przypadku wytoczenia powództwa przez dotkniętego odwetem pracownika przeciwko przedsiębiorcy przerzucić na przedsiębiorcę ciężar udowodnienia, że podjęte przez niego działanie względem pracownika nie wynika ze zgłoszenia przez niego nieprawidłowości.
Za zachowanie sprzeczne z przepisami o ochronie sygnalistów, na przedsiębiorcę może zostać nałożona sankcja. Ustawodawca unijny daje tutaj państwu możliwość samodzielnego określenia kar (które jednak mają być odstraszające, dotkliwe i skuteczne), jakie będą zastosowane w stosunku do przedsiębiorcy naruszającego przepisy o ochronie sygnalistów.
Odpowiedzialność za fałszywe zgłoszenie
By system ochrony sygnalistów działał prawidłowo, musi być on wykorzystywany zgodnie z jego założeniami. Dlatego też, Dyrektywa nakazuje Państwom Członkowskim ustanowienie w swoich prawodawstwach kar dla osób świadomie składających fałszywe zawiadomienie. Wysokość oraz rodzaj kar zależeć będzie od przepisów krajowych, jednak mają być one skuteczne, proporcjonalne oraz odstraszające. Oprócz tego fałszywe zgłoszenie skutkować będzie mogło odpowiedzialnością odszkodowawczą.
Aspekt penalizacji umyślnego składania fałszywego zawiadomienia o nieprawidłowościach jest bardzo istotny w kontekście limitowania zjawiska nadużywania prawa przez sygnalistów. Aby system informowania o nieprawidłowościach w przedsiębiorstwie działał zgodnie z jego przeznaczeniem i stanowił wartość dodaną dla firmy istotnym jest, aby wszyscy pracownicy mieli dokładną wiedze o zasadach działania systemu oraz świadomość konsekwencji zgłoszeń nieprawdziwych. Nieocenioną rolę w krzewieniu właściwej świadomości wśród kadry pracowniczej mają szkolenia, które powinny być przeprowadzane cyklicznie i posiadać walor praktyczny (case study). Jednoznaczne wytyczenie granic legalności zgłaszania nieprawidłowości, pozwoli znacznie ograniczyć występowanie negatywnych zachowań w postaci złośliwych, odwetowych lub oczywiście fałszywych zgłoszeń. Każdy z potencjalnych sygnalistów powinien mieć świadomość faktu, że jego zgłoszenie będzie za każdym razem poddawane wnikliwej analizie przez powołany do tego zespół, nie tylko pod kątem okoliczności fatycznych związanych ze zgłoszeniem, ale także pobudek i stanu wiedzy zgłaszającego.
Dostosowanie działalności przedsiębiorstwa do nowych przepisów
Chociaż dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą kluczową rolę odgrywa ich wewnętrzny kanał zgłoszeniowy, muszą one mieć świadomość, że zostaną wdrożone także kanały organizowane przez organy publiczne. I choć oczywiście, także w myśl samej Dyrektywy, sygnalista powinien zgłaszać nieprawidłowości w pierwszej kolejności poprzez kanały wewnętrzne, jeżeli ominie on ten etap także pozostawał będzie pod ochroną.
Rolą przedsiębiorcy jest więc stworzenie realnie działającego systemu, który faktycznie będzie miał zaufanie potencjalnych sygnalistów. Zwłaszcza trzeba brać pod uwagę fakt, iż Dyrektywa zapewnia powszechny, łatwy i zrozumiały dostęp do informacji o kanałach zewnętrznych. Dobrze poinformowany sygnalista będzie zdawał sobie sprawę z tego co jest dla niego korzystniejsze, dlatego tym większą staranność należy dołożyć przy budowaniu systemu.
Chociaż Dyrektywa dopiero ma wejść w życie, a ostateczny kształt obowiązków wywodzonych na jej podstawie poznamy dopiero w momencie wejścia w życie ustawy przenoszącej jej postanowienia na grunt prawa polskiego, już teraz należy przyjrzeć się jej dokładnie by zaplanować swoje działania, które przecież wymagają czasu. W momencie wejścia postanowień w życie każdy powinien być na to przygotowany.
Przedsiębiorcy, zatrudniający powyżej 250 pracowników, powinni dostosować się do nowych regulacji w terminie dwóch lat od momentu przyjęcia i opublikowania dyrektywy. Z kolei termin dostosowania dla średnich przedsiębiorców (50-250 pracowników) został wydłużony o dwa lata od momentu transponowania Dyrektywy do polskiego porządku prawnego.
Autorzy:
– adw. Dawid Rasiński, Dział Praw Karnego & Dział Compliance;
– Krzysztof Sobieraj
Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy
