Na koniec 2014 roku Komisja Nadzoru Finansowego wyznaczyła ostateczny termin wdrożenia przez banki w Polsce zaleceń ujętych w Rekomendacji D. Czasu jest coraz mniej, a rzetelne i kompleksowe wprowadzenie zmian wymaga znaczących nakładów pracy, nie tylko wewnątrz samej organizacji, ale w całym obszarze działania informatyki, uwzględniając współpracę z dostawcami usług IT. Warto o tym pamiętać, bo chodzi nie tylko o bezpieczeństwo zasobów informatycznych banku, ale przede wszystkim o bezpieczeństwo i jakość obsługi jego klientów.
Znaczący postęp rozwoju technologii i wyraźny wzrost zależności banków od stosowanych rozwiązań teleinformatycznych wymógł na KNF znowelizowanie obowiązującej do końca 2012 roku wersji Rekomendacji D. Z początkiem ubiegłego roku Komisja opublikowała nową wersję dokumentu, a na wprowadzenie zawartych w nim zaleceń dała bankom czas do 31 grudnia 2014.
Implementacja zaktualizowanej Rekomendacji służyć ma przede wszystkim poprawie jakości zarządzania i poziomu bezpieczeństwa IT, a także, co równie ważne, usprawnieniu nadzoru w tych obszarach. Celem jest więc skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem związanym z niepewnością w zakresie zrównoważonego, efektywnego i przede wszystkim bezpiecznego wspierania działalności banku przez jego teleinformatyczne środowisko. – Z tego też powodu Rekomendacja D powinna być traktowana jako komplementarne uzupełnienie dotyczącej zarządzania ryzykiem operacyjnym Rekomendacji M – tłumaczy Agnieszka Frommholz, IT Group Director w Baker Tilly Poland.
Najważniejsze kompleksowe spojrzenie
Jak pokazują dotychczasowe obserwacje, postawy banków wobec rekomendacji nie są jednorodne. Największe podmioty nierzadko traktują ją jako listę praktyk, które przynajmniej w pewnym zakresie już stosują. Inne postrzegają ją jako katalog zaleceń, który trzeba wziąć pod rozwagę, jednak minimalizują przy tym koszty związane z ich wdrożeniem. Takie podejście może ostatecznie prowadzić do implementowania rozwiązań fragmentarycznych, a tym samym mniej skutecznych.
Okazuje się bowiem, że banki częstokroć realizują zalecenie do rekomendacji jako szereg niepowiązanych ze sobą inicjatyw. Tymczasem, wdrożenie jej jako jednego projektu lub programu może przynieść znacznie większe korzyści, zarówno pod kątem bezpieczeństwa i jakości usług dla klientów, jak i uporządkowania procedur. – Zintegrowane działania przekładają się także na przejrzystość procesów oraz lepszy dostęp kierownictwa do informacji, a co za tym idzie do zbudowania skutecznych mechanizmów decyzyjnych dla Najwyższego Kierownictwa – wyjaśnia ekspertka Baker Tilly Poland.
Na rynku funkcjonują również podmioty, dla których wdrożenie rekomendacji jest szansą na wprowadzenie nowoczesnego zarządzania architekturą IT. W dużej mierze są to banki spółdzielcze. Traktując proces zmian jako kompleksowy projekt, bank może nie tylko spełnić wymagania KNF, ale też dostosować się do wymogów stawianych na przykład przez GIODO, czy do audytów bezpieczeństwa danych (ISO27001), a nawet audytów finansowych (SarOX).
Co istotne, Rekomendacja D nie dla każdego podmiotu oznacza dokładnie to samo, bowiem, zgodnie z zasadą proporcjonalności, wymagania KNF zależne są także od możliwości banku i jego wielkości. Mimo tego zakres rekomendacji jest na tyle szeroki, że wymaga zaangażowania i zorganizowania prac specjalistów z wielu zakresów, zarówno wewnątrz, jak i z zewnątrz banku. Oznacza to, że całe przedsięwzięcie powinno mieć kompleksowy charakter projektowy, a nie być zbiorem pojedynczych inicjatyw. Tym bardziej, że jak oceniają eksperci, Rekomendacja nie jest urzędniczą fanaberią, ale dokumentem, który podejmuje tematy najważniejsze z perspektywy instytucji finansowych. Wymagania KNF dotyczą zarówno integralności, jak też dostępności i poufności danych, odnoszą się więc do wszystkich kluczowych dla funkcjonowania banku grup danych, co odróżnia ją od przepisów związanych tylko i wyłącznie z danymi osobowymi. Dodatkowo dotyczą mechanizmów funkcjonowania w Banku, które w krótszej i dłuższej perspektywie przekładają się na jakość obsługi klienta.
Kompleksowość podejścia przy wdrożeniu tej rekomendacji przede wszystkim buduje stabilność organizacji w każdym obszarze działania związanym z technologia IT.Poza tym buduje mechanizm, który gwarantuje kompletność i jednolitość zarządzanych obszarów IT.
Iluzoryczna dowolność
Wdrożenie zaleceń zawartych w dokumencie zapewnia zgodność procedur z szeregiem norm takich jak na przykład kodeks ITIL (Information Technology Infrastructure Library), normy z grupy 27000, COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) czy wreszcie ISO 22301. Banki nie powinny więc pozwolić sobie na ignorowanie tej Rekomendacji.
– Niewdrożenie lub fragmentaryczne wprowadzenie rekomendacji może spowodować realne straty. Wśród zagrożeń wymienić można choćby awarie systemów IT, zmniejszenie bezpieczeństwa na ataki z zewnątrz, czy brak prawidłowego mechanizmu do informowania poszczególnych szczebli kierownictwa – mówi Dariusz Stefaniuk, Project Manager w Baker Tilly Poland. – To z kolei wiąże się z ryzykiem niedostarczenia prawidłowej informacji, niezbędnej do podejmowania decyzji kluczowych dla organizacji – dodaje ekspert.
Ostatni moment na zmiany w terminie
Zdaniem specjalistów wiele banków dopiero zmierzy się z koniecznością przeprowadzenia wnikliwej analizy stanu aktualnego, określenia istniejących braków oraz opracowania planu procesu wdrożeniowego, nie mówiąc o samym wprowadzeniu zmian i monitorowaniu poprawności tych działań. Wyzwaniem jest nie tylko skoordynowanie wielu równolegle wykonywanych czynności, ale także zorganizowanie sprawnego systemu raportowania dla kierownictwa, na podstawie którego możliwe będzie szybkie podejmowanie decyzji. Podczas przeprowadzania analizy, jak i etapów wdrożeniowych oraz raportowych, nieocenione będzie więc doświadczenie zewnętrznych firm audytorskich, które znają realia oraz dysponują efektywnymi narzędziami, które umożliwią sprawne osiągnięcie celu.
Zaletą zewnętrznego audytu jest mi.in to, że dotyczy integralności bezpieczeństwa informacji i środowiska teleinformatycznego w każdej komórce organizacyjnej banku. Narzędzia audytorów zewnętrznych, pozwalają na obiektywną i rzetelną ocenę całej struktury banku. Analiza zgodności z Rekomendacją D realizowanej przez bank samodzielnie nie daje takiej możliwości, dlatego audyt zewnętrzny może pełnić rolę sprawdzającą badanie wewnętrzne, zwłaszcza w obszarach o wysokim poziomie ryzyka.
Bardzo duże znaczenie mają też kwalifikacje osób przeprowadzających badanie i możliwość wyciągnięcia przez nie kompleksowych i obiektywnych wniosków. – Audyt przeprowadzony wewnętrznie wiąże się z ryzykiem nadmiernego obciążenia pracowników oraz jednostronnej oceny sytuacji. Zespołowa praca niezależnych specjalistów z zakresów takich jak np. zarządzanie bezpieczeństwem systemów IT, kierowanie projektami IT, czy projektowanie systemów IT pozwala na wypracowanie dobrych praktyk i sprawdzonych rozwiązań w zakresie procesów oraz technologii przy wykorzystaniu międzynarodowych standardów – mówi Agnieszka Frommholz.
Podsumowując, należy zaznaczyć, że każdy bank w pewnym stopniu wdrożył mechanizmy, o których mowa w rekomendacji. Pojawia się jednak pytanie, w jakim zakresie podmioty te są przygotowane na ewentualną inspekcję KNF, a co za tym idzie, jak bardzo dbają o jakość obsługi swoich klientów.
