Czasu mamy wciąż za mało, pracy nie zostawiamy w pracy gdyż po prostu nie wyrabiamy się z naszymi obowiązkami. Jak temu zaradzić? Doby wydłużyć się nie da, zarządzać czasem również. Można jednak skutecznie zarządzać sobą w czasie.
Powszechnie funkcjonujące pojęcie „zarządzanie czasem” ma w rzeczywistości wymiar bardzo skrótowy, ogólnikowy. Czas po prostu płynie, a to na co my mamy rzeczywisty wpływ to wykorzystanie godzin które są nam dane, wzrost efektywności działań i ograniczenie ilości czasu marnowanego. Kluczem jest stworzenie listy priorytetów, których realizacja jest podstawą osiągnięcia założonych celów. Do dzieła!
Warto w pierwszej kolejności sięgnąć po narzędzie, które pozwoli nam ogarnąć wszystkie zadania do wykonania. By sformułować priorytety, nadać wagi koniecznym do wykonania czynnościom, trzeba najpierw po prostu zebrać je razem. W zależności od upodobań odpowiednim narzędziem do tego może być notes, terminarz, kalendarz elektroniczny albo program do zarządzania zadaniami (na przykład Wunderlist). Określając wszystkie zadania możemy następnie przystąpić do stworzenia planu.
Najpierw z listy zadań wyselekcjonować należy te, które są absolutnie najistotniejsze, których wykonanie ma zasadnicze znaczenie dla dalszego biegu spraw.
Drugą grupę stanowią te czynności, które zrealizować się powinno, jednak ich następstwa nie są już aż tak poważne, jak te związane z działaniami z pierwszej grupy.
Pula następna to czynności, które dobrze byłoby wykonać, jednak nie jest to konieczne. Nie wiążą się one bowiem z żadnymi następstwami istotnymi w codziennej pracy czy w kontekście długoterminowych sukcesów zawodowych.
Kategoria kolejna obejmuje działania, które można bez problemu przekazać innej osobie. Delegacja obowiązków nie wynika bowiem z lenistwa ,a z umiejętności zarządzania. Wartość wynikająca z realizacji takich zadań przez inną osobę, polega na zysku czasowym względem czynności najważniejszych.
Ostatnią grupę zadań stanowią w końcu te kwestie, które należy wyeliminować. Nie mają one bowiem żadnej wartości, a czas na nie przeznaczony uznac należy po prostu za stracony.
Przystępując do realizacji pogrupowanych w ten sposób czynności trzeba pamiętać o pewnej podstawowej zasadzie. Podejmowanie zadań z kategorii o niższej wartości powinno być tylko i wyłącznie następstwem realizacji wszystkich działań z grupy tych ważniejszych.
Właściwe sformułowanie priorytetów ma wielowymiarowe znaczenie. Pozwala nie tylko skuteczniej i efektywniej realizować działania, ale także eliminować te czynności, które w rzeczywistości wcale nie są niezbędne. Czas to w końcu wyjątkowo cenny, nieodnawialny zasób – komentuje Katarzyna Kołodziejczyk, Management Board Assistant, GRUPA 365NET.
