Na wszystkich jednostkach podlegających obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego oraz prowadzących pełną księgowość zgodnie z artykułem 2 Ustawy o rachunkowości spoczywa obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS. Warto pamiętać o nim wcześniej i odpowiednio przygotować dokumentację firmy. Zasady realizacji tego obowiązku tłumaczy Monika Borczyńska, Junior Manager w Dziale Audytu w Baker Tilly Poland.
Kto podlega obowiązkowi wpisu do KRS?
Obowiązek wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS dotyczy miedzy innymi spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych i europejskich. Co ważne, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych są niższe niż 1.200.000 Euro, są z tego obowiązku zwolnione na podstawie Ustawy o rachunkowości z obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, a co za tym idzie również z obowiązku sporządzania i składania sprawozdań do KRS. Warto pamiętać, że wpisowi do KRS nie podlegają również osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne osób fizycznych.
Złożenie sprawozdania finansowego
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS spoczywa na kierowniku jednostki podlegającej wpisowi do KRS. We właściwym rejestrze sądowym wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym musi on złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania następujące dokumenty:
- opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu biegłego rewidenta,
- odpis uchwały bądź postanowienia właściwego organu spółki o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności (obowiązek jego sporządzenia dotyczy spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych).
Uproszczone sprawozdanie finansowe
Uproszczone sprawozdanie finansowe, czyli skrócona i mniej szczegółowa jego wersja może być sporządzone przez jednostki, które w danym roku obrotowym, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęły dwóch z trzech wielkości określonych w art. 50 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, czyli:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2.000.000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4.000.000 euro.
Należy pamiętać, że kierownik jednostki sporządzającej uproszczone sprawozdanie finansowe w miejsce opinii biegłego rewidenta, składa do rejestru sądowego informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia. Natomiast kierownik oddziału przedsiębiorcy zagranicznego składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe dotyczące jedynie oddziału działającego na terenie Polski.
Badanie finansów przez biegłego rewidenta
Sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta,
w określonych przez ustawodawcę (w art. 62 Ustawy o rachunkowości) przypadkach. Precyzuje on, że obowiązkowemu badaniu sprawozdań finansowych podlegają jednostki, które
w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły przynajmniej dwa z trzech poniższych warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Dodatkowo obowiązkowi temu podlegają wszystkie spółki akcyjne, banki, fundusze ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, fundusze inwestycyjne, fundusze emerytalne oraz wszystkie jednostki działające w oparciu o przepisy o obrocie papierami wartościowymi.
Patrząc na zarządzanie finansami bardziej globalnie, przy kontroli finansów firmy, bez względu na zakres wymagań dotyczących badania, warto pamiętać o tym, by wnioski płynące z takiej kontroli, nie tylko dopełniały wymaganych formalności ale pomagały zabezpieczać biznes oraz dostarczały narzędzia zapewniające rozwój firmy.
Niezatwierdzone sprawozdanie finansowe
W sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone przez właściwy organ w ustawowym terminie, czyli w ciągu 6 miesięcy po dniu bilansowym, kierownik jednostki musi złożyć je w rejestrze sądowym dwukrotnie: pierwszy raz w ciągu 15 dni po tym terminie oraz drugi raz– w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z pozostałymi dokumentami. Ta samą zasada dotyczy jednostki dominującej sporządzającej roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej.
Sytuacja jednostek niesporządzających skonsolidowanego sprawozdania
W przypadku jednostki dominującej (czyli spółki akcyjnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która sprawuje kontrolę nad inną jednostką), niesporządzającej skonsolidowanego sprawozdania finansowego, jej kierownik, w ciągu 30 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, zobowiązany jest złożyć we właściwym rejestrze sądowym przetłumaczone na język polski (obowiązkowo przez tłumacza przysięgłego), skonsolidowane sprawozdanie finansowe wraz ze skonsolidowanym sprawozdaniem z działalności jednostki dominującej wyższego szczebla oraz opinią biegłego rewidenta z omawianego wcześniej badania.
Jednostki podlegające badaniu, ale nie podlegające wpisowi KRS
Kierownicy jednostek podlegających badaniu finansów przez biegłych rewidentów, ale nie podlegających wpisowi KRS, są natomiast zobowiązani w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego do złożenia do ogłoszenia:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- zestawienia zmian w kapitale własnym,
- rachunku przepływów pieniężnych za rok obrotowy,
- opinii biegłego rewidenta,
- odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
Ogłoszenie sprawozdań finansowych składanych do KRS następuje w ogólnokrajowym dzienniku urzędowym „Monitor Sądowy i Gospodarczy”, a w odniesieniu do spółdzielni – w „Monitorze Spółdzielczym”.
Trzeba pamiętać, że złożenie sprawozdania finansowego, szczególnie w przypadku obowiązku wykonania jego badania przez niezależnych specjalistów, może być dla firm nie tylko wymaganą formalnością, ale też okazją do osiągnięcia realnych korzyści, które pozwolą firmie na zmianę koniecznych wydatków w inwestycję w rozwój firmy.
