Jest coraz lepiej, ale zmiany dokonują się powoli. Według raportu Coface, opóźnienia płatności za faktury zmniejszyły się na przestrzeni 2018 roku o prawie 3 dni. Nadal jednak statystyczny czas oczekiwania na przelew za dostarczony towar lub zrealizowaną usługę wynosi w Polsce prawie 60 dni.
Choć w ubiegłym roku PKB wzrosło o 5,1%, to dobra koniunktura nie wpłynęła korzystnie na odzyskiwanie należności. Opóźnienia w płatnościach to problem większy niż mogłoby się to wydawać – wynika z raportu Coface. Zgodnie z przeprowadzonym badaniem, prawie 99% przedsiębiorców doświadczyło zaległości w egzekwowaniu należności od kontrahentów. 7 branż odnotowało w zeszłym roku krótsze opóźnienia płatności, a w przypadku 5 uległy one wydłużeniu. Co ciekawe, tylko co dziesiąta firma księguje przesłane płatności na czas. Przelewy najszybciej realizowane są w branży tekstylno-odzieżowej. Najdłużej na pieniądze czeka się w budownictwie i transporcie, to odpowiednio 105 i 140 dni po wskazanym terminie. Największy wzrost zaległości płatniczych w poprzednich 12 miesiącach zgłaszała branża handlowa. Wydłużenie terminu płatności wzrosło w tym sektorze z dwóch tygodni do półtora miesiąca.
Życie na kredyt
Powodów takiego stanu rzeczy jest kilka. Jednym z nich jest trudna sytuacja finansowa części firm. Z danych Euler Hermes wynika, że rosnące koszty pracy i obciążenia podatkowe nie są w stanie zrównoważyć dobrej koniunktury gospodarczej. Dobrze ilustruje to liczba upadłości. Z bankructwem musiało zmierzyć się w ubiegłym roku aż 988 firm. To o 10% więcej niż rok wcześniej. Trudno jednak zwalać winę wyłącznie na złą sytuację firm, zwłaszcza, że problem z przeterminowanymi należnościami jest powszechny. Zdaniem ekspertów istotnym powodem opóźnień w płatnościach jest też kredytowanie się części przedsiębiorstw kosztem innych podmiotów, a także brak automatyzacji obiegu faktur.
Jest całkiem liczna grupa przedsiębiorców, która zwleka z regulowaniem należności celowo wstrzymując je o kilka, kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt dni. Jako, że zazwyczaj nie grozi to konsekwencjami, bo firmy rzadko przekazują przeterminowane faktury do windykacji, to taka praktyka jest częsta. Jest też grupa firm, która opóźnia płatności z powodu braku wiedzy na temat nieuregulowanych faktur. Winę za taki stan rzeczy ponosi z jednej strony dominujący w polskiej gospodarce papierowy obieg dokumentów księgowych, z drugiej niedoskonały system wystawiania i dostarczania faktur elektronicznych. Większość firm wysyła dzisiaj faktury w PDF-ie, co nie daje wystawcy gwarancji, że dokument dotarł, został przeczytany i zaksięgowany. Obie formy – faktura papierowa i w PDF – nie dają również rzetelnej informacji o potwierdzeniu odbioru, a argument o nieotrzymaniu faktur wielokrotnie jest podnoszony jako dobre wyjaśnienie opóźnień. – zwraca uwagę Tomasz Kuciel, prezes zarządu Edisona, należącej do konsorcjum PEF Expert firmy, która przygotowuje na zlecenie Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, platformę wymiany automatycznych faktur pomiędzy przedsiębiorcami a administracją publiczną.
Unia reguluje
Problem a jednocześnie wyzwanie z jakim muszą mierzyć się firmy, dobrze ilustruje przykład Castoramy. Jeszcze kilka lat temu w firmie obieg dokumentów, czyli czas pomiędzy ich wysłaniem, odebraniem i archiwizacją, zajmował 12 dni. Mniej więcej 7 dni trwało dostarczenie faktury, następne 5 dni potrzebne było na formalną kontrolę dokumentów, łączenie ich z dostawą, wyjaśnianie niedogodności oraz archiwizację. Sytuacja zmieniła się w momencie, w którym Castorama podjęła decyzję o wprowadzeniu elektronicznej wymiany danych. Wdrożenie systemu w sieci handlowej skróciło obieg dokumentów z 12 dni do 45 minut, czyli przyspieszyło proces aż 384 razy.
– Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów sprawia, że wystawca faktury automatycznie otrzymuje potwierdzenie dostarczenia faktury i zdecydowanie łatwiej mu odzyskać należności. Dodatkowo po stronie odbiorcy faktury proces obsługi faktur przebiega znacznie szybciej – zauważa Tomasz Kuciel z Edisona. Jego zdaniem opóźnienia w płatnościach powinny się systematycznie zmniejszać, bo Unia Europejska dąży do zautomatyzowania obiegu faktur, m.in. z powodu konieczności uszczelnienia systemu podatkowego. – W kwietniu administracja publiczna będzie zobowiązana do przyjmowania automatycznych e-faktur od swoich kontrahentów, za dwa lata obowiązek ich wystawiania będą miały wszystkie firmy dostarczające usługi dla sektora publicznego. To obniży koszty wprowadzenia automatycznych faktur i zachęci firmy do ich wdrożenia – prognozuje Tomasz Kuciel.
Firmy zmieniają zasady
Obok automatyzacji, firmy bronią się przed opóźnieniami w płatnościach, zmieniając zasady płatności i świadczenia usług. Np. w hostingu faktura jest wystawiana 14 dni przed końcem usługi. – Termin płatności faktury oznacza de facto koniec okresu abonamentowego. Do klientów wysyłamy przypomnienia, a po kolejnych 14 dniach, w przypadku nieuregulowania faktury, automatycznie zawieszamy usługę. Moim zdaniem powiązanie płatności z usługą jest skutecznym mechanizmem obronnym, ponieważ bardzo przyspiesza dokonanie przelewu. Klienci regulują zaległości byle tylko poczta elektroniczna nie przestała działać lub została ponownie włączona – komentuje Bartosz Gadzimski, właściciel firmy hostingowej Zenbox.
Jak wynika z raportu Coface, połowa badanych firm narzuca kontrahentom miesięczny termin płatności, a zaledwie 15% od 31 do 60 dni. Najbardziej restrykcyjnymi, czyli oferującymi sprzedaż z krótkimi terminami płatności są branże: tekstylno-odzieżowa (77%), motoryzacyjna (72%), rolno-spożywcza (71%) i energetyczna (71%).
Coface po raz trzeci przeprowadził badanie dotyczące terminowości regulowania faktur w Polsce. Wzięło w nim udział prawie 300 przedsiębiorców.
