Praca związana z papierową dokumentacją obniża produktywność działów firmy nawet o 20%. Za ten problem częściowo odpowiada fakt, że 7 na 100 dokumentów zostaje zagubionych. Z tą trudnością mierzą się głównie średnie i duże firmy. Niemniej systemy DMS (Document Management System) wdrażają przedsiębiorcy zatrudniający kilka osób oraz międzynarodowe korporacje. Każdy biznes musi otrzymać indywidualne rozwiązanie – dostosowane do jego potrzeb i specyfiki.
Spis treści:
Korzyści z wdrożenia systemu DMS w firmie
Papierowy obieg dokumentów już dawno stał się passe. Wciąż jednak w wielu firmach jest on obecny. Wiąże się z marnowaniem czasu i pieniędzy. Istotnie wpływa także na spadek produktywności pracowników. Gros codziennie wykonywanych procesów związanych z dokumentacją można zautomatyzować i zdigitalizować. W tym wypadku należy wybrać dobry system DMS.
Jak wybrać dobry system DMS dla firmy w 4 krokach?
Wydawać by się mogło, że wybór dobrego systemu DMS dla firmy to nic prostszego. Na rynku dostępnych jest wiele kompleksowych rozwiązań. Trzeba mieć na uwadze, że oprogramowanie powinno być dostosowane do wielkości firmy oraz jej potrzeb. Równie istotne są przy tym jej możliwości rozwoju oraz model biznesowy. O ile jeden system znakomicie sprawdzi się w firmie X, o tyle w firmie Y może okazać się rozczarowujący. Dlatego wyboru dobrego systemu DMS powinno się dokonać w 4 krokach.
Wyznacz cele, jakie chcesz osiągnąć, wdrażając system DMS
Document Management System powinno się wybrać zgodnie z wyznaczonymi celami. Wdrażając narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych, powinno się stworzyć szczegółową strategię działania. Na początku należy określić problemy firmy, które można rozwiązać za pomocą oprogramowania. Dzięki temu implementacja technologii zyskuje sens i przynosi wymierne korzyści. Poza określeniem problemów trzeba także wyznaczyć cele rozwojowe, jakie chce się osiągnąć przy wsparciu modułów DMS.
Opracowanie listy wyzwań, oczekiwań i potrzeb firmy umożliwi wskazanie funkcji systemu, które są niezbędne do tego, by narzędzie sprostało wymogom klienta. Wówczas usługodawca będzie mógł dostarczyć idealnie dopasowaną aplikację. Aplikację, która stanie się swego rodzaju partnerem biznesowym każdego działu w Twojej firmie. Sporządzoną listę najlepiej omówić na bezpłatnych konsultacjach ze specjalistami, które znajdziesz na https://flowdog.io/.
Określ obecną infrastrukturę informatyczną firmy i możliwość integracji
Młode firmy z reguły mają poukładaną i prostą infrastrukturę informatyczną. Wieloletnie przedsiębiorstwa posiadają skomplikowane rozwiązania, łączące nowe i stare technologie. Wobec tego należy omówić z usługodawcą możliwość integracji systemu DMS z obecną infrastrukturą informatyczną organizacji. Najlepsze rozwiązania to takie, które pomogą wyeliminować tzw. silosy. Są to odseparowane od siebie zbiory danych, nierzadko powielane w różnych systemach i działach. Zjawisko to uniemożliwia skonsolidowanie wszystkich danych klientów, utrudniając później uzyskanie pełnego obrazu sytuacji.
Wybierz system DMS, który będzie się rozwijał razem z firmą
Większość firm – zarówno małych, jak i dużych – dąży do mniejszego lub większego rozwoju. Nawiązują one współpracę z nowymi klientami, zwiększają swoje roczne obroty i dokonują ekspansji na nowe rynki. Te i wiele innych czynników mają wpływ na zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów. Potrzeby, oczekiwania i kierunek rozwoju firmy mogą się zmieniać.
Nowoczesny i dobry system DMS dla firmy powinien oferować elastyczną możliwość dostosowania go do nowych warunków przedsiębiorstwa. Podczas rozmowy ze specjalistą należy poruszyć temat skalowalności oprogramowania. Warto zapytać, czy jej przebieg nie wygeneruje opóźnień i przestojów.
Wybierz zaufanego dostawcę usług DMS
Weryfikacji zaufanego dostawcy usług DMS można dziś łatwo dokonać dzięki informacjom dostępnym w sieci. Na różnych stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych widnieją opinie o danej firmie. Niemniej warto poprosić usługodawcę o wgląd do referencji i listów polecających od organizacji, z którymi współpracował. Przy okazji należy zwrócić uwagę na to, czy firma wdrażała usługi DMS w branży, którą sami się zajmujemy. To z pewnością będzie jej duży atut.
Solidni dostawcy rozwiązań Document Management System świadczą również regularną i kompleksową obsługę klienta. Zapewniają niezbędną pomoc w przypadku problemów z dostępem, aktualizacjami czy koniecznością rozbudowy modułów systemu. Posiadają własny dział specjalistów IT. Pomaga on rozwiązywać problemy i odpowiada na zgłoszenia serwisowe.
Sprawdź również: Automatyzacja procesów – 5 rzeczy, które warto wiedzieć
