Deloitte: Polskie firmy tracą miliony złotych na złym zarządzaniu oprogramowaniem

Tylko w jednym na dziesięć przedsiębiorstw w Polsce zgodność licencyjna oprogramowania jest weryfikowana w trybie ciągłym

0

Około 30 proc. budżetu każdej firmy przeznaczonego na IT dotyczy oprogramowania. W przypadku dużych firm może to być nawet kilkadziesiąt milionów złotych rocznie. Tymczasem prawie jedna czwarta zakupionego oprogramowania nigdy nie będzie wykorzystana. Eksperci firmy doradczej Deloitte, autorzy badania o rynku zarządzania oprogramowaniem w Polsce przekonują, że liczba przeprowadzanych przez producentów oprogramowania audytów będzie rosła, a bez odpowiedniego know-how i specjalistycznej technologii nie da się tym obszarem skutecznie zarządzać. Tymczasem tylko 38 proc. firm w Polsce wdrożyło narzędzie dedykowane do zarządzania oprogramowaniem.

Software Asset Management (SAM), czyli zarządzanie licencjami oprogramowania jest istotnym elementem funkcjonowania obszaru IT w każdej firmie. – Dotyczy to szczególnie dużych przedsiębiorstw, ale nie tylko. Kancelarie prawnicze oraz małe biura projektowe korzystają ze specjalistycznego, bardzo kosztownego oprogramowania, którego licencjami muszą odpowiednio zarządzać – mówi Mariusz Ustyjańczuk, Dyrektor, Lider zespołu zarządzania oprogramowaniem w Deloitte.

Coraz częstsze audyty

Z analizy Deloitte wynika, że około jedną trzecią budżetu IT każdej firmy pochłaniają wydatki związane z oprogramowaniem. W przypadku dużych firm, na przykład banków, może to być kilkadziesiąt milionów złotych rocznie. Tymczasem okazuje się, że często są to pieniądze źle wydane. Z szacunków Deloitte wynika, że średnio 22 proc., czyli prawie jedna czwarta zakupionego oprogramowania nigdy nie zostanie użyta, a 58 proc. przedsiębiorstw płaci za wsparcie oprogramowania, z którego nie korzysta. Mechanizm ten działa również w drugą stronę – aż 68 proc. firm w Polsce korzysta z oprogramowania, na które nie ma wykupionej licencji. Tymczasem każdy z producentów oprogramowania może w dowolnym momencie zainicjować audyt, który ma pokazać czy dana firma korzysta z jego produktu w odpowiedni sposób. – Jeszcze siedem lat temu przeprowadzało je w Polsce 2-3 największych producentów oprogramowania. Obecnie takie praktyki stosuje już ponad dziesięciu i ta liczba będzie nadal rosła – mówi Mariusz Ustyjańczuk.

Brakuje czasu i ludzi

Jak pokazują dane Deloitte tylko 29 proc. firm przestrzega wszystkich warunków licencji oprogramowania. W ponad połowie (54 proc.) audyty wykazały luki w procesach SAM. Tylko jedna trzecia przedsiębiorstw po przeprowadzonym audycie zdecydowała się na transformację w zakresie zarządzania licencjami oprogramowania. – Firmy w Polsce nie tylko nie mają kontroli nad tym, co się dzieje z wykupionymi przez nich licencjami, ale też wciąż bardzo rzadko decydują się na zmianę w swoim podejściu, jeśli audyt wykaże nieprawidłowości. Tymczasem producenci oprogramowania mogą nakładać na firmy bardzo wysokie kary finansowe z tego tytułu, nie wspominając już o naruszeniu zasad bezpieczeństwa teleinformatycznego – mówi Piotr Polak, Menedżer, Zespół zarządzania oprogramowaniem w Deloitte.

To reaktywne podejście może być dla firm nieopłacalne zarówno pod względem finansowym, ale także czasowym. Aż 28 proc. ankietowanych przez Deloitte firm zadeklarowało, że na obsługę audytów zgodności licencyjnej musiało przeznaczyć w ciągu ostatniego roku od 60 do 120 dni roboczych. W przypadku 48 proc. było to od 20 do 60 dni. Proaktywne podejście pozwala znacznie skrócić ten czas.

Czytaj również:  Aktywność specjalistów i menedżerów

Innym problemem są ludzie. Producenci oprogramowania dysponują wieloosobowymi zespołami, które zajmują się tylko monitorowaniem warunków licencyjnych poszczególnych produktów. Tymczasem w dużych firmach zazwyczaj są to dwie lub trzy osoby (58 proc. firm), a nierzadko tylko jedna (30 proc. respondentów). – Zarządzanie oprogramowaniem w przedsiębiorstwie wymaga stworzenia silnego zespołu o odpowiednich kompetencjach. Jedna lub dwie osoby nie są w stanie odpowiednio zarządzać licencjami oprogramowania, szczególnie, gdy mówimy o dużych firmach. Aż 96 proc. badanych przez nas menedżerów ocenia poziom świadomości w obszarze SAM w swojej firmie jako niski lub średni – wyjaśnia Piotr Polak.

Nie-SAM-odzielne firmy

Prawie połowa firm (46 proc.) przyznaje, że tylko niektóre procesy SAM zostały u nich zdefiniowane, a w 23 proc. opisane i zatwierdzone. W przypadku 15 proc. firm procesy te nie zostały formalnie lub w ogóle zdefiniowane.  Aż 38 proc. ankietowanych przyznaje, że zgodność licencyjna w ich firmach jest weryfikowania jedynie w razie potrzeby. Tylko w co dziesiątej jest to proces ciągły. W przypadku 7 proc. czynności tej dokonuje się jedynie w razie audytu.

Na rynku istnieją technologie, które wspomagają zarządzanie oprogramowaniem. – Dzięki nim można przeprowadzić inwentaryzację posiadanego oprogramowania, raportować i analizować oraz zintegrować je z innymi systemami IT. Większość firm rozumie, że takie narzędzie jest pomocne nie tylko w przypadku audytu zleconego przez dostawcę oprogramowania – mówi Maciej Kożuszek, Starszy Konsultant, Zespół zarządzania oprogramowaniem w Deloitte.

Aż 84 proc. ankietowanych wśród korzyści wdrożenia narzędzia SAM wskazało na wsparcie w przeprowadzeniu zgodności licencyjnej i pomoc w redukcji kosztów. Nie zmienia to jednak faktu, że prawie dwie trzecie firm (62 proc.) wciąż z takiej technologii nie korzysta. Zdaniem ekspertów Deloitte będzie się to zmieniać i w ciągu trzech kolejnych lat większość firm w Polsce będzie posiadać narzędzie SAM. – Wpłynie na to rosnąca liczba producentów, którzy decydują się na przeprowadzanie audytów zgodności licencyjnej, skomplikowane warunki licencyjne oraz nieustanny rozwój technologii – przewiduje Mariusz Ustyjańczuk.

To czego można się spodziewać, to także wzrost zainteresowania outsourcingiem usług SAM. Trend jest już widoczny na Zachodzie i coraz częściej również w Polsce. Rodzime firmy, podobnie jak to się dzieje w innych krajach, będą korzystać z wiedzy i doświadczenia zewnętrznych ekspertów z obszaru SAM.