Ewidencja czasu pracy jest niezbędnym elementem dokumentacji pracowniczej. Prowadzi się ją po to, żeby w prawidłowy sposób ustalić wynagrodzenie pracowników oraz inne świadczenia związane z pracą. Obejmuje szereg dokumentów i informacji, m.in. informacje o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, informacje o liczbie przepracowanych godzin, o nadgodzinach, o pracy w porze nocnej, a także dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy. Szczegółowy wykaz dokumentów, które należy przechowywać w celu ewidencjonowania czasu pracy, znajdziesz w przepisach prawa. Weź pod uwagę, że obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy nie tylko obecnych zatrudnionych, ale również byłych pracowników. Od 2019 roku obowiązują przepisy, w myśl których dokumentację pracowniczą trzeba przetrzymywać przez okres 10 lat od ustania stosunku pracy (rozwiązania umowy o pracę).
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Nie ma przy tym znaczenia rozmiar przedsiębiorstwa – zarówno firma zatrudniająca kilka osób, jaki i duża korporacja, posiadająca oddziały w wielu lokalizacjach, musi rejestrować czas pracy pracowników. W przypadku niedopełnienia obowiązku grozi kara grzywny nawet do 30 000 złotych! Nieprowadzenie ewidencji, podobnie zresztą jak jej fałszowanie, uznaje się za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jako takie jest surowo karane przez polskiego prawodawcę.
W jaki sposób prowadzić i przechowywać ewidencję? Ważne, żeby dokumentacja każdej zatrudnionej osoby była przechowywana osobno. Dodatkowo, ewidencję czasu pracy należy prowadzić oddzielnie od akt osobowych osób pracowników. Zgodnie z przepisami dopuszczalne są dwie formy ewidencjonowana czasu pracy – elektroniczna oraz papierowa, przy czym wybór postaci zależy wyłącznie od preferencji pracodawcy.
Zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy
Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii oraz oprogramowania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem, powstały aplikacje umożliwiające rejestrowanie czasu pracy pracowników w łatwy i szybki sposób. Ze względu na szereg korzyści, płynących ze stosowania elektronicznego systemu ewidencjonowania, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na prowadzenie e-ewidencji. Korzystanie z czytników kart czy foto-rejestratorów, zapisujących godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, jest dokładniejszym i prostszym rozwiązaniem, niż prowadzenie papierowej listy obecności. Rejestratory czasu pracy mają również tę zaletę w stosunku do tradycyjnej, papierowej formy ewidencjonowania, że pozwalają na zmniejszenie ryzyka błędów w obliczeniach oraz upraszczają przechowywanie dokumentacji i zwiększają jej bezpieczeństwo. Korzystając z elektronicznej ewidencji nie musisz zastanawiać się, które pomieszczenie wygospodarować na archiwum, ponieważ nie ma potrzeby przetrzymywania stosów segregatorów i teczek z dokumentacją każdego z pracowników. W przypadku prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej łatwiej również przestrzegać wymogów prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Co więcej, oprogramowanie do rejestrowania czasu pracy ułatwi realizację zadań działku kadr. Przykładowo, nie trzeba będzie wyliczać wynagrodzenia każdego z pracowników, ani ustalać liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu, ponieważ program zrobi to sam! Dzięki temu wiele procesów kadrowych w Twojej firmie zostanie zautomatyzowanych.
Rejestratory czasu pracy ułatwiają ewidencjonowanie nie tylko czasu pracy osób zatrudnionych w biurach, ale również tych wykonujących swoje obowiązki w terenie. Rejestratorem czasu pracy, dedykowanym pracownikom mobilnym, jest aplikacja Moniti, której funkcjonalność pozwala m.in. na śledzenie trasy przejazdu pracowników, zobaczenie miejsc i czasu postojów czy na ustalenie punktu końcowego trasy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej stopniowo wypiera postać papierową. Trudno się temu dziwić – e-rejestracja czasu pracy jest po prostu łatwiejsza, wygodniejsza i prostsza. Podjęcie decyzji o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej z dużym prawdopodobieństwem wpłynie na wzrost efektywności działań zarówno samych zatrudnionych, jak i całej firmy.
