Od lipca 2024 czeka nas rewolucja w obrębie fakturowania i księgowości. Wtedy właśnie Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla każdego podatnika w Polsce. Czym jest KSeF, od kiedy będzie obowiązkowy i jakie korzyści przyniesie dla przedsiębiorców? Odpowiadamy na najważniejsze pytania.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system informatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową. Służy on do wystawiania i otrzymywania faktur wyłącznie drogą elektroniczną. Faktury przesyłane przez KSeF posiadają ujednolicony format XML (stąd nazwa “faktura ustrukturyzowana”), natomiast ich odbiór będzie wymagał akceptacji odbiorcy. System przechowa wystawione e-Faktury przez 10 lat oraz pozwoli na nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do jego korzystania osobom trzecim (np. pracownikom).
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to zupełnie nowy typ faktury obok dobrze znanych faktur papierowych i elektronicznych. Dokument ten wystawiany jest w formacie XML (zgodnie z określonym w przepisach wzorem) poprzez oprogramowanie współpracujące z rządową platformą. Każda wygenerowana e-Faktura zostaje sprawdzona ze wzorem, a następnie otrzymuje unikalny numer identyfikujący. Dopiero po jego otrzymaniu i akceptacji przez odbiorcę fakturę można w świetle prawa uznać za wystawioną i doręczoną.
KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?
Do niedawna KSeF miał zacząć obowiązywać od początku 2024 roku. W lutym 2023 Ministerstwo Finansów zdecydowało się przesunąć ten termin o pół roku. Oznacza to, że Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjny od 1 lipca 2024 r. Warto dodać, że od początku 2022 roku każdy przedsiębiorca może dobrowolnie korzystać z systemu. To dobry sposób na przygotowanie swojego biznesu do nadchodzącego standardu i na „oswojenie się” z platformą.
Kto będzie musiał korzystać z KSeF?
Od 1 lipca 2024 KSeF zacznie obowiązywać następujące podmioty:
- przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT;
- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT;
- przedsiębiorców, który zostali zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS i posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Jak zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Przystąpienie do KSeF wymaga dostosowania swoich systemów biznesowych do współpracy z platformą. Pomóc w tym zadaniu może struktura logiczna systemu udostępniona przez Ministerstwo Finansów dla wszystkich zainteresowanych. Warto już teraz zorientować się, czy dostawca naszego oprogramowania biznesowego jest gotowy na zbliżający się standard. Ułatwi to decyzję o ewentualnym przejściu na lepiej dopasowane rozwiązania. Obecnie rządowy system można testować bezpłatnie przy użyciu narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
Dostęp do platformy wymaga z kolei założenia indywidualnego konta w systemie. Podczas logowania konieczna będzie autoryzacja w oparciu o kwalifikowane źródło takie jak podpis elektroniczny czy Profil Zaufany. Konto można bezproblemowo obsłużyć stacjonarnie lub za pośrednictwem urządzeń mobilnych.
Jakie korzyści przyniesie korzystanie z KSeF?
Ujednolicony standard obrotu fakturami docelowo ma ułatwić organom podatkowym sprawniejszą kontrolę podatkową, a tym samym skuteczniejsze wykrywanie oszustw. Z kolei automatyzacja procesów fakturowania potencjalnie ułatwi i przyspieszy czynności księgowe, a także zminimalizuje ryzyko pomyłek. Oprócz tego podatnicy mogą liczyć na takie korzyści jak:
- szybszy zwrot VAT do 40 dni zamiast 60 (warunkiem jest spełnienie przesłanek opisanych w ustawie VAT);
- brak ryzyka związanego ze zniszczeniem lub zgubieniem faktury;
- brak konieczności składania plików JPK_FA na wezwanie organów. Będą one znajdowały się w KSeF.
- efektywniejsza komunikacja z organami skarbowymi podczas czynności sprawdzających i kontroli;
- mniej błędów przy wystawianiu faktur i łatwe korygowanie pomyłek.
- stały i łatwy dostęp do wszystkich faktur.
