Nowe prawo ułatwi firmom cyfryzację?

0

Obecnie firmy mają obowiązek przechowywania dokumentacji pracowników przez 50 lat: umowy o pracę, wypowiedzenia, świadectwa pracy i inne dokumenty pracownicze muszą być gromadzone w formie drukowanej pod groźbą grzywny do 30 tysięcy złotych! Na początku listopada do sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Jak informuje Ministerstwo Rozwoju, autor projektu, ta ustawa jest jedną z kilku, które zagwarantują głęboką nowelizację kodeksu pracy poprzez informatyzację tworzenia i obiegu dokumentacji związanej z nawiązaniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy. W dobie digitalizacji stan prawny obiegu dokumentów w firmach jest w Polsce dość problematyczny, można stwierdzić, że anachroniczny. Pracodawcy tworzący elektroniczne wersje dokumentów mogą je traktować tylko jako wersję pomocniczą (aktualne stanowisko Głównego Inspektora Pracy z dnia 9 kwietnia 2010).

Zmiany na lepsze

Jakie zmiany przewiduje ustawa? Obowiązkowy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i dokumentacji płacowej zostanie skrócony do 10 lat (dla pracowników zatrudnionych po wejściu w życie ustawy). Ograniczy to m.in. zbędne koszty gromadzenia starych dokumentów i zagwarantuje pracownikom stały dostęp do dokumentów przechowywanych u pracodawcy (bałagan w archiwum często to uniemożliwia). W projekcie założeń wskazano, że długotrwałe przechowywanie papierowych akt osobowych pracowników generuje koszt ok. 130 mln zł rocznie. Pracownik będzie miał dostęp do akt elektronicznych, a na jego żądanie pracodawca będzie zobowiązany wydać mu wydruk lub elektroniczną kopię całości lub części dokumentacji. Przekazanie dokumentów będzie odbywało się sprawniej, a dokumentacja bezpieczniejsza – nie ulegnie zniszczeniu.

Dlaczego obecnie dokumentacja przechowywana jest w firmie tak długo? Jednym z powodów jest fakt, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych pobiera dane od pracodawców i wykorzystuje je do przyznawania rent i emerytur. Ten system jednak zawodzi: ubezpieczony nie zawsze może potwierdzić okres zatrudnienia i wysokość osiąganego wynagrodzenia ze względu na brak dokumentacji pracowniczej, wynikający np. z likwidacji zakładu pracy. Dlatego właśnie projekt ustawy przewiduje zwiększenie zakresu danych takich jak składki i wynagrodzenia, przekazywanych przez pracodawcę do ZUS automatycznie, za pomocą miesięcznych raportów.

Czytaj również:  Ray Mauritsson (CEO Axis Communications) o przyszłości monitoringu i systemach bezpieczeństwa

Kolejna zmiana jest potrzebna ze względu na niewielkie wykorzystanie przez pracowników kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po wejściu w życie zmian pracodawca będzie mógł tworzyć dokumenty w postaci papierowej, następnie dokonać ich digitalizacji, uwierzytelnić je kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przechowywać na informatycznym nośniku informacji.

Co istotne – dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika w formie elektronicznej, bez względu na sposób ich powstania, będą równoważne z postacią papierową. Dla bezpieczeństwa i integralności dokumenty elektroniczne będą zawierały metadane ułatwiające ich należyte przechowywanie i udostępnianie oraz sprawne przekazanie dokumentacji do podmiotu świadczącego profesjonalne usługi przechowywania danych.