W dzisiejszych czasach prawo nieodzownie łączy się z prowadzeniem jakiejkolwiek działalności gospodarczej, czy firmy. Często przedsiębiorcy z obawy przed dużymi karami finansowymi, czy też z uwagi na rosnącą świadomość prawną przed podjęciem wielu kroków w prowadzeniu swojego biznesu chcą skonsultować to z doświadczonym prawnikiem w prawie korporacyjnym. Poza tym dość częste zmiany przepisów prawnych mogą powodować problemy przedsiębiorców, którzy jako osoby niedoświadczone nie posiadają odpowiednich narzędzi i wiedzy, aby te zmiany śledzić. W niniejszym artykule przybliżono i wyjaśniono kwestie związane z obsługą prawną firm, jakie działania i czynności wchodzą w zakres takich usług oraz jakie koszty mogą się z tym wiązać dla przedsiębiorcy.
Spis treści:
Czym jest obsługa prawna firmy?
Nie da się niestety odpowiedzieć na to pytanie jednoznacznie, bowiem pod hasłem ‘obsługa prawna’ kryje się szeroki wachlarz usług prawnych przy jednoczesnym dostosowaniu ich do profilu klienta biznesowego, by w maksymalnym stopniu zapewnić efektywność i bezpieczeństwo danemu klientowi. Co istotne, pomoc prawna może być świadczona zarówno klientom, którzy prowadzą mniejsze firmy, ale także bardzo dużym przedsiębiorstwom zatrudniającym setki pracowników. Najważniejsze jest to, by znaleźć prawników, którzy będą znali specyfikę danej branży, co z kolei pozwoli im zastosować rozwiązania uwzględniających określone cele i potrzeby.
Zatem mówiąc krótko, obsługa prawna przedsiębiorstw polega na bieżącym rozwiązywaniu problemów prawnych klienta biznesowego, co może mieć wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Mowa tu więc zarówno o prawie pracy np. w przypadku problemów z pracownikami, czy z koniecznością sporządzenia regulaminu pracy, wypowiedzenia albo samej umowy o pracę itp., jak i już na etapie przed założeniem biznesu – pomoc w zakresie wybrania odpowiedniej formy prowadzenia działalności i złożenie wszelkiej niezbędnej dokumentacji, zwłaszcza jeśli chodzi o spółki handlowe może to być trudne i wymagające wiedzy prawniczej. Poza tym klienci korzystający z obsługi prawnej mogą zlecać kancelariom adwokackim czy radcowskim opiniowanie umów, reprezentację w sądach, czy w innych organach administracyjnych, a także – w razie zaistnienia takiej potrzeby – w windykacji nieopłaconych faktur czy innych należności.
Czego można oczekiwać w razie zatrudnienia kancelarii do obsługi prawnej?
Przede wszystkim obsługa prawna firmy będzie obejmowała udzielanie porad prawnych dotyczących wszelakich problemów, które pojawią się w toku prowadzenia działalności. Łączy się to także z prowadzeniem postępowań sądowych, gdy sprawy te trafią już do sądu (razem ze sporządzaniem odpowiednich pism procesowych), ale także z reprezentacją klientów przed sądami, czy innymi organami w tych sprawach. Dla klientów, którzy wykonują swoje usługi przez zawieranie umów, prawnicy będą opiniować i negocjować warunki tych umów – także w ramach spotkań negocjacyjnych.
W branżach które wymagają uzyskania koncesji, pozwoleń itp., obsługa prawna będzie też polegała na pomocy w procesie uzyskiwania tych dokumentów. Pomoc prawna w obsłudze firm będzie też z pewnością obejmowała rozwiązywanie spraw wynikających z prawa pracy, zwłaszcza gdy klient zatrudnia pracowników zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i na podstawie innych umów cywilnoprawnych. Oprócz tego klient decydujący się na stałą obsługę prawną, powinien otrzymywać informacje o zmianach w przepisach prawa, które dotyczą jego działalności wraz z ewentualnymi opiniami prawnymi w tym temacie.
Kiedy warto rozważyć stałą obsługę prawną?
Mimo wzrastającej świadomości prawnej zarówno przedsiębiorców, jak i osób fizycznych, często klienci zgłaszają się po pomoc do adwokatów, czy radców prawnych dopiero wtedy, gdy sprawa już jest na takim etapie rozwoju, że trudno mówić o rozwiązywaniu problemu, a jedynie o ratowaniu sytuacji i minimalizowaniu strat, a czasem nawet to nie jest już możliwe. Niestety często nieznajomość prawa szkodzi, nie tylko w sprawach rodzinnych, czy karnych, ale także w sprawach związanych z prowadzeniem biznesu. Nieprzemyślanie zawarta umowa, czy podpisanie kontraktu bez weryfikacji prawnej może mieć katastrofalne skutki dla kondycji biznesu.
Zatem na pytanie “kiedy warto rozważyć stałą obsługę prawną?, odpowiedzieć można, że zawsze wtedy, gdy nie jesteśmy w stu procentach pewni, czy rozumiemy wszystkie przepisy danej umowy, czy wszystkie aspekty danej sytuacji prawnej. Nie należy zwlekać z wizytą u prawnika, bowiem może być tak, że będzie już za późno na ratowanie sytuacji. – radzi adwokat Agata Koschel-Sturzbecher z kancelarii adwokackiej adwokaci-ks.pl.
Koszty i forma prowadzenia obsługi prawnej
Oczywiście nie ma żadnych norm, czy przepisów, które regulowałyby jak powinna wyglądać forma prowadzenia obsługi prawnej, a tym bardziej jakie są jej koszty. Jest to zupełnie indywidualna kwestia i zależy od umowy adwokata i klienta. Przy czym, należy pamiętać, że obsługa prawna to nie tylko stała współpraca, ale może polegać również na udzielaniu konsultacji doraźnych w razie pojawienia się problemów. Głównie skupić się należy tu na charakterze danej branży klienta i ustaleniu jak ma wyglądać ta współpraca oraz jaka będzie jej częstotliwość. Poza tym, może to być świadczenie pomocy prawnej zarówno w siedzibie kancelarii, jak i zdalnie- e-mailowo lub telefonicznie.
Jeśli chodzi o formy opłacania obsługi prawnej firmy, to także kwestia indywidualna i może odbywać się na różnych zasadach. Najczęściej jednak jest to rozliczenie godzinowe, ryczałtowe lub tzw. łączone (abonamentowe), czyli przykładowo za kwotę x klient ma zapewnione 10 godzin pracy adwokata lub radcy prawnego w miesiącu (lub w tygodniu), a ponad ten czas klient będzie rozliczany godzinowo, ze stawką x/godzinę. Takie hybrydowe rozliczenie sprawdzi się przede wszystkim u małych i średnich przedsiębiorców, którzy wiedzą, że będą potrzebować stałej obsługi prawnej, jednak nie są pewni jak dużo tego czasu w ciągu okresu rozliczeniowego ich problemy będą wymagać.
Niektóre firmy, zwłaszcza duże korporacyjne stosują tzw. dyżury prawne adwokata lub radcy prawnego, czy to w siedzibie swojej firmy, czy w siedzibie Kancelarii, w której prawnik np. w ciągu 8 h pozostaje do dyspozycji klienta, w tym także jego pracowników i w tym czasie dokonuje analiz, udziela porad, sporządza opinie itp.
Podsumowanie
Przede wszystkim, przed podjęciem decyzji o stałej obsłudze prawnej naszej firmy, należy porozmawiać z adwokatem i radcą prawnym, dokładnie opisać mu jakie są potrzeby danej branży, w jakich sprawach będzie potrzebna pomoc prawna, należy bowiem pamiętać, że przeważnie każda kancelaria specjalizuje się w innych dziedzinach prawa. Niezaprzeczalną zaletą zatrudnienia Kancelarii do obsługi prawnej jest pewność, że w razie jakichkolwiek problemów prawnych, pomoże nam doświadczony adwokat lub radca prawny, który zapewni bezpieczeństwo przeprowadzanych transakcji i podejmowanych działań, a także pomoże przy rozwiązaniu ewentualnych problemów.
