25 maja zakończyły się uzgodnienia do nowej wersji projektu ustawy wdrażającej unijną dyrektywę
o równości wynagrodzeń. Konsultacje publiczne mają potrwać do 3 czerwca. Tym samym pracodawcy zyskali kilka dodatkowych miesięcy. Eksperci agencji zatrudnienia Trenkwalder ostrzegają jednak, że odkładanie przygotowań do implementacji unijnej dyrektywy może okazać się kosztownym błędem, bo jej wdrożenie nie oznacza tylko policzenia luki płacowej.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 wzmacniająca zasadę jednakowego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości weszła w życie 6 czerwca 2023 r. W praktyce oznacza to dla firm konieczność wykazania, że różnice płacowe wynikają z obiektywnych kryteriów, a nie z uznaniowych decyzji. Projekt ustawy wdrażającej dyrektywę w Polsce pierwotnie miał wejść w życie 7 czerwca, ale okazał się zbyt skomplikowany. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej skierowało projekt do ponownych prac legislacyjnych i konsultacji społecznych, które mają potrwać do 3 czerwca. Wszystko wskazuje na to, że nowe obowiązki zaczną obowiązywać najwcześniej na początku 2027 roku. Zdaniem ekspertów rynku pracy dodatkowy czas nie powinien być traktowany jako „oddech” dla firm, ale jako ostatni moment na rozpoczęcie wielomiesięcznych przygotowań, bo nie chodzi tu tylko o policzenie luki płacowej i raportowanie jej do ministerstwa.
FIRMY DOPIERO ZACZYNAJĄ ROZUMIEĆ SKALĘ ZMIAN
Opóźnienia wynikają przede wszystkim ze skali projektu. Zmiana terminu to efekt zarówno uwag pracodawców, jak i problemów interpretacyjnych zgłaszanych podczas konsultacji. Jak wskazują specjaliści rynku pracy, początkowo zarówno administracja publiczna, jak i firmy nie doszacowały złożoności wdrożenia. W projektach brakowało definicji i precyzyjnych wyjaśnień dotyczących praktycznego stosowania przepisów. Pojawiły się pytania dotyczące m.in. sposobu wyliczania przedziałów wynagrodzeń czy okresu referencyjnego dla porównań płacowych.
– Ustawodawca i pracodawcy zrozumieli, że to nie jest projekt o raportowaniu luki płacowej. To jeden z największych projektów HR-owych ostatnich lat, bo dotyczy przebudowy całej organizacji – od kompetencji, przez strukturę stanowisk, aż po politykę wynagrodzeń – podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej, CEO agencji zatrudnienia Trenkwalder i Członek Zarządu Polskiego Forum HR.
Business Centre Club już wcześniej oceniał termin czerwcowy jako nierealny ze względu na skalę i czasochłonność wartościowania stanowisk w dużych organizacjach. Federacja Przedsiębiorców Polskich, zaproponowała jeszcze dłuższy termin – do końca grudnia 2027 roku
TO NIE JEST PROJEKT O LUCE PŁACOWEJ
Ekspertka z agencji zatrudnienia Trenkwalder zwraca uwagę, że największym wyzwaniem dla organizacji nie będzie samo przygotowanie raportów, lecz uzasadnienie, dlaczego dane stanowisko jest wynagradzane w określony sposób.
– Wygenerowanie raportu z listy płac nie będzie problemem. Prawdziwa praca zaczyna się wtedy, gdy firma musi udowodnić, dlaczego konkretne stanowiska mają określoną wartość i z czego wynikają różnice w wynagrodzeniach – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej. – To nie jest projekt o raportowaniu luki płacowej. To jest projekt o zmianie organizacji, o opisaniu tej organizacji na nowo – dodaje ekspertka.
Dyrektywa wskazuje cztery obowiązkowe kryteria wartościowania pracy: umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności oraz warunki pracy. Każde stanowisko będzie musiało zostać ocenione właśnie według tych parametrów.
– W praktyce oznacza to konieczność stworzenia lub przebudowania systemów wartościowania pracy oraz aktualizacji dokumentacji HR. – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej.
Według ekspertów wiele firm posiada dziś częściowe systemy wartościowania, jednak nie są one przygotowane pod nowe wymagania prawne. Problemem może okazać się także niespójność między rzeczywistym zakresem obowiązków a tym, co znajduje się w opisach stanowisk.
OD CZEGO FIRMY POWINNY ZACZĄĆ?
Zdaniem ekspertów pierwszym krokiem powinien być kompleksowy audyt organizacji i dokumentacji HR.
– Firmy powinny zacząć od sprawdzenia, czy w ogóle mają aktualne opisy stanowisk, siatki płacowe, systemy premiowe i benefitowe oraz czy dokumentacja odpowiada rzeczywistości. Dopiero później można przejść do wartościowania stanowisk i budowania przedziałów wynagrodzeń – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej.
Organizacje będą musiały przeanalizować m.in. kluczowe kompetencje w firmie, strukturę działów, rzeczywisty zakres odpowiedzialności poszczególnych stanowisk oraz spójność nazewnictwa. Następnie konieczne będzie przeprowadzenie wartościowania metodą punktową według czterech kryteriów wskazanych w dyrektywie. Dopiero na końcu możliwe będzie stworzenie rzeczywistych widełek płacowych, regulaminów wynagrodzeń oraz raportowanie luki płacowej.
NAJWIĘKSZE RYZYKO? BŁĘDNE WARTOŚCIOWANIE
Specjaliści rynku pracy ostrzegają, że jednym z najczęstszych błędów może być niewłaściwe przypisanie poziomu kompetencji, odpowiedzialności lub wysiłku do konkretnych stanowisk.
– Wartościowanie nie powinno być decyzją jednej osoby. Potrzebny jest zespół projektowy, który rzeczywiście rozumie organizację i potrafi ocenić realny zakres odpowiedzialności oraz kompetencji na stanowiskach – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej.
Ryzykowne może być także nadmierne rozbudowywanie opisów stanowisk. W wielu organizacjach pracownikom przypisuje się kompetencje „na zapas”, które w praktyce nie są wykorzystywane. To z kolei może sztucznie zawyżyć wartość stanowiska i zaburzyć cały system wynagrodzeń.
Eksperci podkreślają również, że wdrożenie nowych regulacji będzie wymagało zaangażowania menedżerów i działów HR równolegle do codziennej działalności firmy. W wielu organizacjach może pojawić się także opór wobec zmian, szczególnie tam, gdzie projekty HR są traktowane drugoplanowo.
PROBLEM CZY SZANSA?
Mimo skali wyzwań, nowe przepisy mogą przynieść organizacjom realne korzyści biznesowe.
– Transparentne zasady wynagrodzeń mogą bardzo pozytywnie wpłynąć na employee experience
i candidate experience. Kandydaci coraz częściej zwracają uwagę na przejrzystość organizacji i zaufanie do pracodawcy – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej.
Uporządkowane systemy wynagrodzeń mogą też usprawnić procesy zarządzania podwyżkami i ograniczyć uznaniowość decyzji płacowych. Wdrożenie dyrektywy może stać się także impulsem do szerszego uporządkowania organizacji, przemyślenia strategii kompetencyjnej oraz automatyzacji części procesów.
– Nowe przepisy o jawności wynagrodzeń mogą więc okazać się nie tylko wyzwaniem legislacyjnym, ale również momentem głębokiej transformacji organizacyjnej dla wielu polskich firm – podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej
ZWLEKANIE MOŻE OZNACZAĆ KOSZTY
Odkładanie przygotowań do wdrożenia nowych przepisów może skutkować nie tylko problemami organizacyjnymi, ale także konsekwencjami finansowymi i wizerunkowymi. Brak spójnej polityki wynagrodzeń może prowadzić do konfliktów wewnętrznych, spadku morale, utraty zaufania pracowników oraz odpływu talentów. Problemem mogą być również trudności rekrutacyjne, szczególnie w branżach konkurujących o specjalistów. Nowe przepisy zwiększą także ryzyko kontroli i roszczeń związanych z nierównym traktowaniem. Narzędzia do analizy średnich wynagrodzeń otrzymają też związki zawodowe.
– To, że wdrożenie ustawy się przesuwa, nie oznacza, że firmy mogą nic nie robić. Dla dużych organizacji uporządkowanie struktur, opisów stanowisk i systemów wynagrodzeń może zająć nawet rok – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej.
WEWNĘTRZNIE CZY Z POMOCĄ ZEWNĘTRZNYCH EKSPERTÓW?
Eksperci rynku pracy zwracają uwagę, że wiele organizacji nie będzie w stanie samodzielnie przeprowadzić całego procesu, szczególnie jeśli nie posiadają rozwiniętych struktur HR. Warto rozważyć wsparcie zewnętrzne zwłaszcza wtedy, gdy firma nie ma aktualnych opisów stanowisk, uporządkowanej struktury organizacyjnej, doświadczenia w wartościowaniu pracy lub zasobów do prowadzenia wielomiesięcznego projektu.
– Zewnętrzny konsultant nie zastąpi organizacji, ale może uporządkować cały proces, wskazać skład zespołu projektowego, pilnować metodologii i ograniczyć ryzyko błędów. To często oznacza oszczędność czasu i mniejsze ryzyko konfliktów wewnętrznych – wskazuje Ewelina Glińska-Kołodziej, CEO agencji zatrudnienia Trenkwalder i Członek Zarządu Polskiego Forum HR.
Zdaniem ekspertki najlepsze efekty przynoszą projekty realizowane wspólnie przez zewnętrznych doradców oraz wewnętrzny zespół złożony z przedstawicieli zarządu, HR i menedżerów poszczególnych działów.