Dzięki procesowi skanowania, archiwizacja dokumentów może być łatwiejsza i bardziej efektywna. Daje to przedsiębiorstwu szereg korzyści, w tym na przykład większą wydajność czy umożliwienie maksymalnego wykorzystania przestrzeni biurowej. Pozwala ponadto skuteczniej i szybciej wyszukiwać potrzebne informacje, co w oczywisty sposób pozytywnie wpływa na codzienne funkcjonowanie firmy.
Jednak w pewnych sytuacjach proces skanowania może ulec komplikacji. Niekiedy dochodzi do takiego nagromadzenia dokumentacji, że liczy dosłownie tysiące egzemplarzy. Jest to dość duże wyzwanie, ponieważ chodzi tu nie tylko o odpowiednie zorganizowanie i przeprowadzenie skanowania, lecz o kwestie związane z bezpieczeństwem.
Zadbaj o porządek
Proces archiwizacji dokumentów można uznać za przeprowadzony skutecznie wtedy, gdy po jego zakończeniu pracownicy i zarządzający firmą mogą znaleźć wszelkie informacje sprawnie, szybko i z zachowaniem standardów bezpieczeństwa. W przeciwnym wypadku może dojść do marnowania czasu na bezowocne poszukiwania dokumentów, a przecież nie o to w tym chodzi.
Co istotne, konsekwencje chaotycznej archiwizacji mogą być bardziej poważne niż obniżona wydajność firmy. Chodzi mianowicie o sytuację, w której przedsiębiorstwo uczestniczy w sporze sądowym. Problem z odzyskaniem czy dostępem do konkretnych informacji i dokumentów może skutkować sporymi, nadprogramowymi kosztami.
A może outsourcing?
Z uwagi na opisane wyżej kwestie, warto zastanowić się nad outsourcingiem. W zdecydowanej większości przypadków jest to o wiele bardziej opłacalne, zwłaszcza jeśli chodzi o duże przedsiębiorstwo. Wynika to z następujących czynników:
- kosztowny sprzęt i nowoczesne rozwiązania IT: aby przeprowadzać digitalizację dokumentów efektywnie i bezpiecznie, niezbędne są specjalistyczne narzędzia oraz kosztowne oprogramowanie; w przypadku współpracy z firmą zewnętrzną nie musisz ponosić tych wydatków (do których zalicza się również konserwacja i aktualizacja);
- konieczność zatrudnienia lub wyszkolenia pracowników: skanowanie, przechowywanie oraz inne czynności związane z digitalizacją dokumentów wymagają określonych umiejętności i wiedzy, a doświadczona firma zewnętrzna dysponuje profesjonalnymi zasobami kadrowymi.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów
Kolejnym ważnym argumentem przemawiającym za tym, aby kwestie związane z archiwizacją dokumentów powierzyć zewnętrznej firmie, są względy bezpieczeństwa związane z ich przechowywaniem.
W pierwszym odruchu można ulec pokusie przechowywania dokumentów w siedzibie firmy. Jednak zdecydowanie nie jest to pomysł godny polecenia, ponieważ mało które przedsiębiorstwo będzie w stanie spełnić wysokie normy bezpieczeństwa w przypadku bardzo dużych ilości danych. Outsourcing rozwiąże dwa problemy jednocześnie: zagwarantuje bezpieczeństwo informacji i pozwoli zaoszczędzić przestrzeń biurową.
Doświadczone i profesjonalne firmy z branży korzystają z nowoczesnych, autorskich rozwiązań informatycznych. Dobrym przykładem jest Pika, w ofercie której znajduje się również usługa Cyfrowego Archiwum, umożliwiające dostęp za pośrednictwem aplikacji online, oczywiście z zachowaniem rygorystycznych procedur.
Podsumowanie
Jak więc widzisz, rozwiązanie nasuwa się samo: gdy w grę wchodzą bardzo duże ilości dokumentów, idealnie sprawdzi się współpraca z firmą zewnętrzną. Oszczędność czasu, pieniędzy oraz gwarancja bezpieczeństwa to bez wątpienia bardzo duże korzyści dla przedsiębiorstwa.
