Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Mirosław Wróblewski wystąpił do Minister Zdrowia z wnioskiem o podjęcie prac legislacyjnych dotyczących dokumentacji medycznej dzieci, które zostały przysposobione. Chodzi o dostosowanie zasad wprowadzania zmian w dokumentach medycznych tak, aby skuteczniej chronić dane osobowe dziecka, jego prawo do prywatności oraz informacje związane z adopcją.
Inicjatywę Prezesa UODO poparła Rzeczniczka Praw Dziecka Monika Horna-Cieślak. Problem ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ obecne przepisy nie odpowiadają w pełni sytuacjom, w których po przysposobieniu pełnym dochodzi do zmiany danych identyfikacyjnych dziecka, w tym nadania mu nowego numeru PESEL.
Impulsem do interwencji była skarga matki dziecka, którego danych osobowych nie zaktualizowano prawidłowo po procedurze przysposobienia pełnego. Podmiot medyczny nadal przetwarzał poprzedni numer PESEL małoletniego, mimo że dziecku nadano już nowy numer. W jednym z zaświadczeń lekarskich umieszczono zarówno poprzedni, jak i aktualny numer PESEL, co doprowadziło do ujawnienia informacji o adopcji.
Jak wskazuje UODO, skarżąca poinformowała podmiot medyczny o całkowitej zmianie numeru PESEL. Mimo to placówka nie uwzględniła tej aktualizacji w sposób, który byłby właściwy z punktu widzenia zasad wynikających z RODO. Sprawa pokazała, że obowiązujące regulacje nie dają jednoznacznych narzędzi do odpowiedniego postępowania z dokumentacją medyczną dziecka po pełnym przysposobieniu.
Dokumentacja medyczna podlega ochronie prawnej na podstawie ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Szczegółowe zasady przetwarzania danych zawartych w takiej dokumentacji określa natomiast rozporządzenie Ministra Zdrowia z 2020 roku. Zgodnie z obecnymi przepisami wpisu w dokumentacji medycznej nie można po prostu usunąć. Jeżeli został wprowadzony błędnie, należy go skreślić, dodać adnotację o przyczynie błędu, datę oraz oznaczenie osoby, która wprowadziła taką adnotację.
Ten mechanizm, choć uzasadniony z punktu widzenia integralności dokumentacji medycznej, może okazać się niewystarczający w szczególnych przypadkach, takich jak pełne przysposobienie dziecka. Utrzymywanie w obrocie dokumentów zawierających poprzednie dane identyfikacyjne może bowiem prowadzić do ujawnienia informacji, które powinny pozostać chronione. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy po sporządzeniu nowego aktu urodzenia wcześniejsze dane dziecka nie powinny być ujawniane.
Prezes UODO zwraca uwagę, że pozostawienie przepisów w obecnym kształcie może budzić wątpliwości zarówno z perspektywy RODO, jak i Konstytucji RP. Chodzi przede wszystkim o zasadę minimalizacji danych, zgodnie z którą należy przetwarzać wyłącznie informacje niezbędne do określonego celu. Władze publiczne oraz podmioty wykonujące zadania publiczne nie powinny pozyskiwać, gromadzić ani udostępniać danych obywateli w zakresie szerszym, niż jest to konieczne w demokratycznym państwie prawa.
Problem wynika z braku szczególnych przepisów, które pozwalałyby na zmianę danych osobowych dziecka w dokumentacji medycznej po dokonaniu pełnego przysposobienia. Zgodnie z Kodeksem rodzinnym i opiekuńczym przysposobienie pełne tworzy między dzieckiem a osobą przysposabiającą taki stosunek prawny, jaki istnieje między rodzicami a dziećmi. W praktyce oznacza to zmianę nazwiska dziecka, a w niektórych przypadkach również zmianę imienia.
Sąd może również orzec o sporządzeniu nowego aktu urodzenia. W takiej sytuacji dotychczasowy akt urodzenia nie podlega ujawnieniu, a dziecku nadawany jest nowy numer PESEL, który zostaje wpisany do rejestru stanu cywilnego. Poprzednie dane identyfikacyjne są usuwane z aktualnego obrotu prawnego, co powinno znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie również w dokumentacji medycznej.
Lukę w przepisach dostrzegła także Rzeczniczka Praw Dziecka. Monika Horna-Cieślak skierowała wniosek o zmianę przepisów wykonawczych do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministra Sprawiedliwości, Ministra Obrony Narodowej oraz Ministra Zdrowia. Proponowane rozwiązanie dotyczy możliwości wydawania dokumentacji medycznej na wniosek przedstawiciela ustawowego lub opiekuna faktycznego w formie odpisu zawierającego aktualne dane osobowe pacjenta wynikające z pełnego przysposobienia.
To ważna różnica, ponieważ odpis — inaczej niż kopia dokumentacji medycznej — może mieć charakter niepełny. Oznacza to, że nie musi zawierać wszystkich danych znajdujących się w oryginalnej dokumentacji, w tym pierwotnych danych identyfikacyjnych pacjenta. Takie rozwiązanie mogłoby ograniczyć ryzyko ujawnienia informacji o adopcji osobom lub instytucjom, które nie powinny mieć dostępu do takich danych.
Gotowość do podjęcia działań prawodawczych wyrazili już Minister Obrony Narodowej oraz Minister Spraw Wewnętrznych. Podobną inicjatywę podjął Minister Sprawiedliwości. Znaczenie sprawy jest tym większe, że podmioty lecznicze powinny stosować jednolite zasady prowadzenia dokumentacji medycznej, niezależnie od tego, w jakim systemie organizacyjnym funkcjonują.
Projekt zmian rozporządzenia Ministra Zdrowia znajduje się obecnie na etapie konsultacji publicznych. Prezes UODO wyraził nadzieję, że nowe przepisy zostaną skutecznie wprowadzone i zapewnią właściwe gwarancje dostępu do aktualnych oraz prawidłowych danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej.
Zmiany mają jednocześnie respektować prawo dziecka do prywatności oraz podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych. W praktyce chodzi o znalezienie równowagi między koniecznością zachowania ciągłości dokumentacji medycznej a ochroną szczególnie wrażliwych informacji dotyczących historii rodzinnej i prawnej dziecka.
