Technologia dla biur – doraźnie i długofalowo

Co kilka, kilkanaście lat mamy do czynienia z globalnym wydarzeniem, które swoją skalą wpływa na społeczeństwo powodując znaczące zmiany w naszym nastawieniu i kształtując najmłodsze pokolenia. W ciągu ostatnich dekad były to zarówno pozytywne, jak i negatywne wydarzenia: lądowanie na księżycu (1969), upadek muru berlińskiego (1991), zamachy na World Trade Center (2001) czy globalny kryzys gospodarczy (2008). Obecnie przechodzimy przez pandemię COVID-19 – kolejne wydarzenie, które zapisze się na kartach historii w kategorii dużego markera społecznego.

Marker społeczny wprowadza wiele niepewności, jednocześnie zmieniając naszą rzeczywistość na tyle, że kształtowane przez lata nawyki ludzkie potrafią się w ciągu kilku miesięcy obrócić o 180 stopni. Jednym z największym sprzymierzeńców i akceleratorów zmian jest technologia – to dzięki niej mogliśmy zamknąć się w domach, ale nadal pracować, dzięki niej też mogliśmy przestać chodzić do sklepów, ale nadal kupować.

Technologia jest już na takim etapie rozwoju, że nie sposób od niej uciec. Według raportów CISCO do 2025 roku przewiduje się, że wyprodukujemy 175 zetabajtów danych. Dla porównania pierwszy zetabajt osiągnęliśmy w 2016 roku, a w 2018 było ich już 18. W dodatku 90% tych danych zostanie wyprodukowane przez internet rzeczy, a więc de facto przez maszyny.

Osoby, które wcześniej nie korzystały i nawet nie próbowały się przekonać do rozwiązań takich, jak praca zdalna czy e-commerce w wyniku pandemii i związanych z nią ograniczeń zostały rzucone na głęboką wodę. Podobnie dzieje się z organizacjami – firmy, które do tej pory nie praktykowały rotacyjnych biurek czy parkingów zaczynają poszukiwać rozwiązań wprowadzających elastyczność oraz wspierających bezpieczeństwo pracowników.

Doraźnie

Planując powroty do biur, myślimy przede wszystkim o bezpieczeństwie, które opieramy dziś głównie o dystans społeczny i częstą dezynfekcję. Jednym z najlepszych doraźnych rozwiązań technologicznych jest wprowadzenie systemu zarządzania powierzchnią biurową tak, aby dostarczać pracownikom informacje w czasie rzeczywistym oraz umożliwić interakcje z przestrzenią. Takie rozwiązanie wdrażamy właśnie w warszawskim biurze Colliers. Jest to system Office App, który integruje wiele funkcjonalności biurowych, zapewniających użytkownikom i zarządcom budynku bezpieczeństwo i wygodę pracy.

Na interaktywnej mapie biura dostępnej w aplikacji możemy pokazywać pracownikom dostępność miejsc pracy – na podstawie tego, które biurka administracja oznaczy w systemie jako dostępne oraz na podstawie rezerwacji innych osób. Dzięki temu możemy blokować biurka tak, aby zagwarantować odległość 2 m pomiędzy pracownikami. Biurka, sale konferencyjne oraz miejsca parkingowe można też rezerwować z wyprzedzeniem, dzięki czemu zbieramy informacje od pracowników o ich zamiarach i gwarantujemy im możliwość skorzystania z tych przestrzeni w czasie, gdy ich dostępność musi zostać ograniczona.

Innym przykładem doraźnego rozwiązania jest elektroniczna rejestracja gości. W ramach aplikacji Office App pracownicy rejestrują wszystkich zaproszonych do biura ludzi. Mogą również rezerwować salę na spotkanie, weryfikując, jaka maksymalna liczba osób jest dopuszczalna w wybranym pokoju. Gość może otrzymać spersonalizowane zaproszenie z informacjami o protokole bezpieczeństwa w naszym biurze. Jednocześnie recepcja ma dostęp do listy gości i potwierdza ich przybycie – osoba zapraszająca otrzymuje wówczas automatyczne powiadomienie na telefonie. Jest to proste rozwiązanie, które poprzez centralne miejsce przekazywania i zbierania informacji zdecydowanie upraszcza proces zarządzania wizytami w biurze.

Zakres systemu Office App jest indywidualnie ustalany z najemcą na podstawie jego potrzeb i możliwości technologicznych nieruchomości. Jest także w pełni dostosowywany do strategii klienta.

Długofalowo

W badaniu Colliers aż 49% pracowników wskazało, że chce pracować z domu 1-2 dni w tygodniu. Są również grupy, które chciałyby pracować zdalnie zdecydowanie więcej. Co ciekawe, wyniki tych badań nie różnią się znacząco od tego, czego oczekiwali pracownicy przed COVID-19. To, co się zmieniło diametralnie, to podejście organizacji do wykorzystania modelu pracy elastycznej, w tym z domu. Aż 74% z badanych przez Colliers najemców potwierdziło, że widzi długofalową zmianę w sposobie, w jakim będą korzystać z biur.

Znaczący wzrost elastyczności wymaga wprowadzenia nowych zasad korzystania z przestrzeni, ale niesie ze sobą również pewne wyzwania. Najemcy muszą odpowiedzieć sobie na pytania, ile powierzchni biurowej będą potrzebować, jak zarządzić zmieniającymi się potrzebami oraz komunikacją? Wdrażając jakiekolwiek doraźne rozwiązania, warto zatem myśleć o perspektywie długofalowej, tak aby zapewnić sobie możliwość uzupełnienia systemu kolejnymi inteligentnymi technologiami, np. sensorami zajętości, które zbiorą realne dane wykorzystania biura w nowej rzeczywistości. W świecie technologicznych rozwiązań bardzo istotna jest bowiem możliwość integracji oraz samej elastyczności oprogramowania, tak by stopniowo móc budować w pełni inteligentne zarządzanie biurem.

Cyfryzacja środowiska pracy nie tylko podnosi poziom elastyczności przestrzeni, lecz także pomaga zaoszczędzić na kosztach eksploatacyjnych biura, co w czasie kryzysu jest szczególnie ważne.

Komentarz Renaty Hartle, manager ds. flex office i rozwiązań technologicznych w Colliers International