Od 1 stycznia 2018 roku właściciele małych firm muszą przesyłać do Urzędów Skarbowych informacje o transakcjach VAT w ramach jednolitego pliku kontrolnego. Ekspert z firmy ForTax wyjaśnia podstawowe kwestie, o których muszą pamiętać przedsiębiorcy, dotyczące nowych procedur, tego jak uniknąć błędów oraz poprawnie raportować organom skarbowym pliki JPK. Do 25. lutego mikroprzedsiębiorcy po raz pierwszy prześlą pliki JPK.
Od stycznia br. mikroprzedsiębiorcy mają obowiązek wysyłania plików JPK VAT czyli ewidencję sprzedaży i zakupu VAT. Dodatkowo firmy te od lipca 2018 r. będą musiały udostępniać na żądanie organów podatkowych pliki JPK w zakresie ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych magazynów, faktur, jak również podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję przychodów. Wiele z małych przedsiębiorstw nie posiada odpowiednich systemów informatycznych, który pozwoliłby na poprawne wysyłanie plików JPK do Urzędów Skarbowych, a zarówno ewidencja VAT jak i inne pliki muszą być przesyłane drogą elektroniczną..
Przedsiębiorcy mają również obawy związane z tym, że wysyłane dane ukazują kondycję finansową firmy oraz dane o dostawcach i odbiorcach, które dotyczą źródeł ich przychodów. Mikroprzedsiębiorcy obawiają się wysyłania istotnych informacji o swojej działalności w wirtualną przestrzeń, mimo tego, że każda przesyłana informacja do urzędników podlega tajemnicy skarbowej oraz przepisom prawa o ochronie danych osobowych oraz jest zabezpieczona technicznie.
Mimo tego, że firmy mogą korzystać z aplikacji Ministerstwa Finansów do wysyłania plików JPK to jednak w związku ze zmianami przedsiębiorcy poszukują biur rachunkowych, które zagwarantują bezpieczeństwo i poprawność wysyłanych danych. -Wielu przedsiębiorców zdecydowało się od stycznia korzystać z usług naszego biura w tym zakresie, jako powód najczęściej wymieniali kwestię bezpieczeństwa, rzetelności oraz ilość nakładu pracy jaką musieliby ponieść, aby samemu przygotować pliki. Samodzielne przygotowywanie i wyłanie pliku JPK to problem zwłaszcza dla osób starszych – wyjaśnia Marcin Czaja, prezes firmy ForTax. Jak zaznacza, wielu przedsiębiorców twierdzi, że są to procedury, które utrudniają prowadzenie dzialalności w Polsce i traktują je jako uciążliwy obowiązek, którego comiesięczne dopełnienie będzie dla nich kłopotliwe.
Do wysyłania JPK konieczne jest zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego albo wykorzystanie profilu zaufanego w ePUAP. Dlatego dla większość małych przedsiębiorców jest to zbyt skomplikowane.
-W biurze rachunkowym ForTax korzystamy z nowoczesnego oprogramowania i stosujemy najnowsze rozwiązania techniczne i organizacyjne. Nasza firma z założenia skupiona jest na e-administracji i w tym kierunku cały czas się rozwijamy – podkreśla Marcin Czaja. -Pliki JPK są dokładnie zabezpieczone i wychodzą bezpośrednio z programu księgowego. Każdy wysyłany plik jest opatrzony certyfikatem, który potwierdza dane podatnika i ich autentyczność, co oznacza, że nikt nie może się podszyć pod podatnika i złożyć fałszywego pliku – podkreśla.
Jego zdaniem, jednym z problemów, z którym borykają się podatnicy jest konieczność przygotowania pliku. Polega ono na przepisaniu danych, które prowadzone są przez przedsiębiorców często w formie zbroszurowanego papierowego rejestru, do pliku z tabelą w formacie CSV, a później podpisanie i wysłanie. Te czynności mogą okazać się nie tylko czasochłonne, ale także powodować błędy podczas przenoszneia danych z wersji papierowej do pliku CSV. Dlatego też przedsiębiorcy nie decydują się na samodzielne przygotowywanie plików. -W praktyce wygląda to tak, że jeśli klient chce skorzystać z z usług biura rachunkowego w tym zakresie to pracownicy biura zgłaszają do właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego informację o osobie upoważnionej do składania w imieniu podatnika deklaracji VAT i plików JPK za pomocą środków komunikacji elektronicznej – tłumaczy prezes ForTax.
Podatnicy, którzy rozliczają się kwartalnie nadal mogą składać deklarację co trzy miesiące, jednak JPK_VAT muszą przesyłać co miesiąc. -JPK_VAT za każdy miesiąc danego kwartału powinien zawierać transakcje tylko z jednego miesiąca. Suma trzech JPK_VAT ma odpowiadać kwotom wykazanym w deklaracji za dany kwartał. Te wymagania mogą zaskoczyć przedsiębiorców, którzy rozliczają się kwartalnie, bo zmuszają ich często do większej dyscypliny w prowadzeniu rejestrów VAT – zwraca uwagę Marcin Czaja.
Jak zaznacza, wielu przedsiębiorców dostrzega również zalety nowego obowiązku. Właściciele małych firm pozytywnie oceniają możliwość wcześniejszego otrzymania zwrotu VAT, pewnego uporządkowania danych, a także zmniejszenie możliwości i częstotliwości ewentualnej kontroli, które były zapowiadane przez urzędy.
W sytuacji gdy podatnik nie prześle plików JPK do 25. dnia kolejnego miesiąca lub zrobi to błędnie to zaniedbanie nowych obowiązków firm wiąże się z sankcjami karno-skarbowymi.
