Minął rok od wdrożenia bardziej restrykcyjnych warunków anulowania rezerwacji hotelowych. Podróżujący służbowo nie zmieniają jednak swoich przyzwyczajeń w zakresie rezerwacji, co oznacza, że firmy muszą znaleźć sposób na zmniejszenie wzrastających kosztów. Elastyczne warunki anulowania rezerwacji są dla korporacji niezwykle ważne, w trwającym właśnie okresie negocjacji z hotelami.
Rok po wprowadzeniu przez kilka globalnych sieci hotelowych nowych opłat związanych z anulowaniem rezerwacji, przyzwyczajenia podróżujących pracowników globalnych korporacji nie zmieniły się znacząco. Firma HRS przeprowadziła analizę rezerwacji dokonywanych przez podróżujących służbowo, z której wynikło, że liczba anulowanych rezerwacji wzrosła o prawie jeden procent. Dodatkowe koszty z tym związane są dla przedsiębiorstw znaczące: bardziej restrykcyjne warunki sprawiły, że firmy muszą ponosić wyższe koszty – średnio o 3,8% ich całkowitych wydatków hotelowych.
„Naszą sugestią dla osób zarządzających podróżami w firmach, które negocjują z hotelami ceny na rok 2019, byłoby zwrócenia większej uwagi na elastyczne warunki anulowania rezerwacji. Z naszej analizy wynika, że osoby podróżujące służbowo uważają elastyczne warunki odwołania rezerwacji za niezwykle ważny element każdej podróży biznesowej. Z drugiej zaś strony firmy starają się zminimalizować wszelkie dodatkowe koszty” mówi Tomasz Gorzycki managing director Eastern Europe, Russia, CIS w HRS.
HRS przeanalizował zachowania podróżujących służbowo z największych korporacji na całym świecie. Na podstawie danych dotyczących anulowanych rezerwacji z września 2017 r. HRS przewidział, że firmy poniosą dodatkowe koszty liczone w milionach, z powodu przedłużenia przez duże globalne sieci hotelowe okresu „opłaty za anulacje” z 24 do 48 godzin przed przyjazdem. W ankiecie przeprowadzonej wśród 100 travel managerów, jedna trzecia stwierdziła, że chce wynegocjować odpowiednie warunki, w celu uniknięcia tych opłat.
Firmy zlecające outsourcing zakupu usług hotelowych, mogą zminimalizować dodatkowe koszty. „W bieżącym sezonie negocjacyjnym, unikanie opłat i elastyczne zasady anulowania są koniecznością dla travel managerów i osób zajmujących się zakupem usług z kategorii travel. Zaostrzone zasady anulowania obciążają firmowe programy hotelowe o prawie cztery procent, co sprawia, że elastyczne warunki są jeszcze bardziej istotne” – mówi Marco D’Ilario, vice president sourcing solutions w HRS.
„W ubiegłym roku HRS podtrzymał warunek anulowania rezerwacji w dniu przyjazdu w 95 procentach umów, które sfinalizował dla firm. Dzięki wykorzystaniu efektu skali i angażowaniu całego rynku – w tym globalnych sieci, grup regionalnych i nieruchomości indywidualnych – pomagamy firmom zmniejszyć występowanie tych opłat.”
