Ryzyko reklasyfikacji umów cywilnoprawnych od 8 lipca br. znacząco wzrośnie. Wchodząca w życie nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) daje okręgowym inspektorom pracy nowe narzędzie: możliwość administracyjnego stwierdzenia istnienia stosunku pracy, gdy rzeczywisty sposób świadczenia pracy odpowiada przesłankom zawartym w kodeksie pracy. To istotna zmiana dla firm korzystających z modeli współpracy opartych na B2B, umowach zlecenia czy innych kontraktach cywilnoprawnych.
Ryzyko reklasyfikacji umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę od lat pozostaje jednym z najważniejszych zagadnień dla pracodawców. O charakterze relacji nie decyduje bowiem nazwa kontraktu, lecz faktyczny sposób wykonywania pracy. Kluczowe znaczenie mają przesłanki wskazane w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, takie jak podporządkowanie organizacyjne, osobiste wykonywanie pracy, odpłatność czy wykonywanie obowiązków w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego.
Jeżeli te elementy występują, relacja może zostać uznana za stosunek pracy niezależnie od ustaleń stron. Dotychczas ostateczne rozstrzygnięcie w tym zakresie należało przede wszystkim do sądów. Od lipca inspekcja pracy zyska jednak znacznie silniejsze kompetencje.
„Przez lata wielu przedsiębiorców zakładało, że ostateczna ocena charakteru współpracy nastąpi dopiero przed sądem. Od lipca punkt ciężkości przesuwa się na etap kontroli. To oznacza, że firmy powinny analizować nie tylko treść umów, ale przede wszystkim codzienną organizację współpracy z kontraktorami” – mówi Anna Panek, Senior Associate w kancelarii Wolf Theiss.
Nowe uprawnienia inspekcji pracy
Nowelizacja ustawy o PIP przyznaje okręgowym inspektorom pracy kompetencję do administracyjnego stwierdzenia istnienia stosunku pracy, jeżeli ustalą, że sposób jej wykonywania odpowiada cechom stosunku pracy.
Przed wydaniem decyzji inspektor będzie zobowiązany najpierw wydać polecenie usunięcia stwierdzonych naruszeń. Termin jego wykonania zostanie określony w taki sposób, aby możliwa była jeszcze w trakcie kontroli weryfikacja podjętych działań. Dopiero niewykonanie polecenia otworzy drogę do wydania decyzji administracyjnej.
Przy ocenie charakteru współpracy inspektor będzie musiał uwzględnić również wolę stron dotyczącą rodzaju zawartej umowy, ale tylko wtedy, gdy pozostaje ona zgodna z przepisami prawa pracy i nie prowadzi do obejścia prawa.
Skutki mogą wykraczać poza prawo pracy
Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy będzie wywoływała skutki od momentu jej wydania, nie tylko na gruncie prawa pracy, lecz także w obszarze ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych oraz rozliczeń publicznoprawnych. Reklasyfikacja za okresy wcześniejsze nadal będzie wymagała rozstrzygnięcia sądowego.
Nowelizacja przewiduje również przyspieszoną procedurę sądową dla spraw dotyczących ustalenia stosunku pracy. Pierwsze posiedzenie powinno odbyć się nie później niż miesiąc od wniesienia pozwu lub usunięcia jego braków formalnych.
Czas na audyt modeli współpracy
Zmiany obejmują także podwyższenie sankcji za naruszenia przepisów prawa pracy, możliwość występowania o interpretacje indywidualne dotyczące kwalifikacji konkretnej relacji oraz rozszerzenie współpracy i wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową.
Jednocześnie ustawodawca przewidział rozwiązanie pozwalające pracodawcom uporządkować istniejące modele współpracy. Podmioty, które w ciągu 12 miesięcy od wejścia nowych przepisów w życie dobrowolnie dostosują relacje do wymogów prawa pracy, będą mogły skorzystać z przewidzianych w ustawie mechanizmów ograniczających odpowiedzialność za wcześniejsze naruszenia. W praktyce oznacza to, że nie będą podlegać odpowiedzialności za naruszenie polegające na zastępowaniu umowy o pracę umową cywilnoprawną, o którym mowa w art. 281 Kodeksu pracy. Warto jednak podkreślić, że zakres tego rozwiązania jest ograniczony – wyłączenie odpowiedzialności dotyczy wyłącznie wskazanego wykroczenia i nie obejmuje innych potencjalnych konsekwencji.
„Największym błędem byłoby skupienie się wyłącznie na dokumentacji. Nawet najlepiej przygotowana umowa B2B nie zminimalizuje ryzyka, jeżeli w praktyce wykonawca pracuje pod stałym nadzorem, w określonych godzinach i na zasadach typowych dla pracowników. Właśnie te elementy będą miały kluczowe znaczenie podczas kontroli. W praktyce oznacza to konieczność realnego przeanalizowania sposobu organizacji pracy – w szczególności poziomu podporządkowania, zakresu autonomii oraz sposobu rozliczania współpracy. To nie zapisy umowne, lecz faktyczne warunki wykonywania pracy będą decydować o ocenie inspekcji” – podkreśla Anna Panek, Senior Associate w kancelarii Wolf Theiss.
Dla pracodawców najbliższe tygodnie powinny być okresem przeglądu wszystkich modeli współpracy opartych na umowach cywilnoprawnych. Od 8 lipca większe znaczenie niż kiedykolwiek wcześniej będzie miało nie to, jak strony nazwały swoją relację, ale jak faktycznie wygląda ona w codziennej praktyce. Weryfikacja obowiązujących rozwiązań jeszcze przed pierwszymi kontrolami może okazać się najskuteczniejszym sposobem ograniczenia ryzyka prawnego, finansowego i organizacyjnego.
