Analiza ofert pracy w administracji biurowej

0

Jak wynika z danych Pracuj.pl, w II kwartale 2015 r. pracodawcy opublikowali 5 431 ofert pracy dedykowanych pracownikom administracji biurowej, co oznacza 9% wzrost w stosunku do analogicznego okresu 2014 r. Pracę w administracji biurowej znajdą zarówno osoby rozpoczynające pracę, jak i specjaliści z wysokimi kwalifikacjami i doświadczeniem.

Sekretariat/recepcja – wysokie wymagania, szeroki zakres kompetencji

Na rynku administracji biurowej poszukiwane są głównie osoby na stanowiska recepcyjne. Związane jest to z naturalnym zjawiskiem rotacji kadr w tym obszarze. Kariera młodych osób rozpoczyna się często od prac w recepcji czy sekretariacie. Prace administracyjne są bardzo popularne wśród młodych absolwentów. Do niedawna tego typu stanowiska były zdominowane przez kobiety. Coraz częściej zauważa się jednak, że panowie równie chętnie starają się o tego typu pracę – wyjaśnia Magdalena Żmijewska-Rydelek, Dyrektor Działu Zatrudnienia Zewnętrznego w firmie doradztwa personalnego PEOPLE.

W II kwartale 2015 r. ofert pracy na portalu Pracuj.pl dla osób odpowiedzialnych za sekretariat/recepcję było o 25% więcej niż w II kwartale 2014 roku. Jak wynika z analizy ogłoszeń opublikowanych na portalu, praca w sekretariacie wiąże się z bardzo szerokim zakresem obowiązków, a co za tym idzie, z wysokimi wymaganiami pracodawców. Od tych specjalistów oczekuje się nie tylko organizacji pracy biura, lecz także koordynacji obiegu dokumentów – w tym faktur, a także ich archiwizacji, przygotowywania dokumentacji, zestawień, raportów czy prezentacji. Osoby obsługujące sekretariat często odpowiedzialne są także za organizację i obsługę spotkań wewnętrznych, a także komunikację z klientami i partnerami biznesowymi. Pracodawcy wymagają od takich osób znajomości pakietu MS Office, obsługi urządzeń biurowych, języka angielskiego, przynajmniej podstawowej wiedzy rachunkowej czy księgowej oraz znajomości branży, w której działa firma. Dodatkowo pracownik sekretariatu musi posiadać wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne oraz charakteryzować się wysoką kulturą osobistą, a także umieć pracować pod presją czasu.

Czytaj również:  Firmy z sektora finansowego mają coraz większy problem ze znalezieniem specjalistów

Asystent/ka do zadań specjalnych

Jedna trzecia ogłoszeń zamieszczonych obecnie na portalu Pracuj.pl, z tych adresowanych do specjalistów administracji biurowej, skierowana jest do asystentów, z czego dużą część stanowią ogłoszenia dedykowane osobom na stanowiska asystentów prezesa czy zarządu. Do obowiązków takich specjalistów należy przede wszystkim ścisła współpraca z zarządem, przekładająca się na szybki i sprawny przepływ informacji między zarządem a pracownikami firmy. Asystentka odpowiedzialna jest także za prowadzenie kalendarza spotkań, koordynowanie podróży służbowych (także zagranicznych), rozliczenia kosztów delegacji, komunikację z oddziałami, w tym zagranicznymi oraz z klientami i partnerami biznesowymi. W zakres obowiązków może wchodzić również, organizacja i nadzór konferencji czy spotkań biznesowych oraz prowadzenie dokumentacji wewnętrznej: protokołowanie, przygotowanie materiałów informacyjnych, prezentacji i podsumowań spotkań.