Cyfryzacja dokumentów to klucz do usprawnienia działania przedsiębiorstwa. Metodą, która pozwala osiągnąć ten cel, jest elektroniczny obieg faktur. Na czym on polega i jakie obszary działalności poprawia? Warto się tego dowiedzieć.
Czym jest elektroniczny obieg faktur?
Elektroniczny obieg faktur to czynność polegająca na digitalizacji papierowych dokumentów. Dzięki niej pisma trafiają do firmowej bazy danych, która znajduje się w chmurze. Dostęp do rachunków, umów i wszelkich innych zasobów mają jednocześnie wszyscy pracownicy, którym udzielono odpowiednich uprawnień.
Programy, które umożliwiają elektroniczny obieg faktur, proponują firmy z branży technologicznej. Tego typu rozwiązania zwykle są oferowane w formie subskrypcji. Licencja jest udzielana na określony czas i liczbę kont. Koszt usługi czasem zależy też od zakresu usług, które świadczy przedsiębiorstwo będące właścicielem oprogramowania.
Główne zalety wdrożenia elektronicznego obiegu faktur
Cyfryzacja pism przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Dzięki programowi, który pozwala na elektroniczny obieg faktur, uprawnieni pracownicy mogą m.in. wystawiać, akceptować i archiwizować rachunki. Oprócz tego szybko powiążą je z zamówieniami, obsłużą przedpłaty oraz usprawnią rozliczanie się z dostawcami i składanie im zapotrzebowania na kolejne towary.
Oprogramowanie do elektronicznego obiegu faktur może też wyeliminować potrzebę ręcznego wprowadzania danych z papierowych pism. Umożliwia to technologia Optical Character Recognition (OCR), czyli optycznego rozpoznawania znaków. Przy jej pomocy program sczyta informacje z dokumentu i samodzielnie wprowadzi je w odpowiednie miejsca w bazie danych.
Dodatkowe korzyści, jakie daje elektroniczny obieg faktur
Digitalizacja zasobów umożliwia ograniczenie liczby papierowych pism. Daje to okazję do redukcji powierzchni archiwum i minimalizacji kosztów wynajmu biura. Program zmniejsza też ryzyko zagubienia lub uszkodzenia dokumentów. Wszystkie są dostępne w chmurze, łatwe do odszukania dzięki standaryzowanym nazwom plików i dostępne z dowolnego miejsca na świecie.
Elektroniczny obieg faktur niekiedy bywa jednak czymś więcej niż tylko cyfryzacją pism. Tego rodzaju rozwiązanie ułatwia kontrolowanie budżetów poszczególnych działów firmy, a tym samym całej organizacji. Po wdrożeniu programu łatwiejsze staje się także przestrzeganie terminów płatności.
Jak zaimplementować elektroniczny obieg faktur?
W tym celu należy skontaktować się z firmą oferującą takie rozwiązanie, a jest nią np. Suncode. Następnie powinno się wybrać zakres subskrypcji jej programu Plus Workflow. Do przemyślenia są dwie kwestie – ilość licencji (któraś z ograniczonych liczbowo albo nielimitowana) oraz okres obowiązywania usługi serwisowej.
Przed zakupem programu warto jeszcze przejrzeć stronę Suncode i poznać jego funkcjonalność. Firma opublikowała też specyfikacje techniczną Plus Workflow. Dzięki tym informacjom będzie można utwierdzić się w przekonaniu, że elektroniczny obieg faktur to rzeczywiście rozwiązanie usprawniające pracę każdego przedsiębiorstwa.
