Rekordowy wzrost zakupów ICT w urzędach ujawnił słabości systemu. Cyfrowa Polska apeluje o reformę procedur przetargowych.
Administracja publiczna nie powinna odkładać zakupów technologii w oczekiwaniu na spadek cen, a system zamówień publicznych musi lepiej odpowiadać na realia dynamicznie zmieniającego się rynku ICT – wynika z najnowszego raportu Związku Cyfrowa Polska „Jak administracja kupuje technologie?”. Eksperci rekomendują m.in. szersze stosowanie klauzul waloryzacyjnych, etapowanie zakupów, rozwój dialogu technicznego z rynkiem oraz odejście od dominacji kryterium najniższej ceny na rzecz oceny całkowitych kosztów użytkowania technologii.
Rok 2025 przyniósł bezprecedensowy wzrost rynku zamówień publicznych ICT. Jak wynika z raportu przygotowanego przez ekspertów Związku Cyfrowa Polska, wolumen zamówień na komputery, notebooki i urządzenia typu All-in-One osiągnął poziom 1,48 mln urządzeń. W porównaniu z rokiem 2024 oznacza to rekordowy wzrost o 321 proc. przy uwzględnieniu projektów realizowanych ze środków Krajowego Planu Odbudowy.
– Dane za 2025 rok pokazują wyraźny wzrost liczby i wartości zamówień publicznych ICT. To efekt intensyfikacji inwestycji finansowanych m.in. ze środków europejskich. Jednocześnie widać, że rynek wszedł na nowy, wyższy poziom wartościowy – komentuje Michał Kanownik, prezes Związku Cyfrowa Polska.
Technologie zmieniają się szybciej niż trwają przetargi
Po wyłączeniu projektów finansowanych z KPO wzrost rynku wyniósł 36 proc., co pokazuje, że za rekordowymi wynikami w dużej mierze stały duże programy centralne – zwracają uwagę eksperci. Jednocześnie skokowy wzrost inwestycji uwidocznił problemy, z którymi od lat mierzą się zarówno administracja publiczna, jak i wykonawcy.
Raport Cyfrowej Polski wskazuje, że rosnące ceny technologii, dynamiczne zmiany dostępności produktów oraz napięcia w globalnych łańcuchach dostaw sprawiają, że postępowania przygotowywane z dużym wyprzedzeniem coraz częściej nie odpowiadają warunkom rynkowym w momencie ich rozstrzygnięcia. W konsekwencji instytucje publiczne zmuszone są do ograniczania zakresu projektów, zwiększania budżetów lub powtarzania postępowań.
– Procedury zamówień publicznych nie nadążają za dynamiką rynku technologicznego. Dostępność rozwiązań ulega zmianom, a rosnąca presja kosztowa powoduje, że postępowania przygotowywane kilka miesięcy wcześniej często nie odpowiadają realiom rynkowym w momencie ich rozstrzygnięcia – podkreśla Michał Kanownik.
Zdaniem ekspertów konieczne jest zwiększenie elastyczności systemu zamówień publicznych. Raport rekomenduje m.in. szersze stosowanie klauzul waloryzacyjnych, możliwość aktualizacji części założeń w toku postępowania, częstsze etapowanie zakupów oraz rozwój konsultacji rynkowych przed ogłoszeniem przetargu. Pozwoliłoby to ograniczyć liczbę unieważnianych postępowań i lepiej dostosowywać inwestycje do aktualnych warunków rynkowych.
Odkładanie zakupów może oznaczać wyższe koszty
Autorzy raportu zwracają uwagę, że w obecnych warunkach oczekiwanie na spadek cen technologii staje się coraz mniej uzasadnione. Wzrost globalnego popytu na rozwiązania cyfrowe, rozwój sztucznej inteligencji, rosnące zapotrzebowanie na infrastrukturę obliczeniową oraz niestabilność łańcuchów dostaw powodują, że ceny infrastruktury IT pozostają podatne na dalsze wzrosty.
– W sektorze technologicznym coraz rzadziej mamy do czynienia z sytuacją, w której czas działa na korzyść zamawiającego. Rozwój sztucznej inteligencji, rosnący globalny popyt na infrastrukturę cyfrową oraz niestabilność łańcuchów dostaw powodują, że odkładanie decyzji zakupowych może oznaczać wyższe koszty i opóźnienia w realizacji strategicznych projektów państwa. Potrzebujemy bardziej elastycznych procedur, które pozwolą administracji reagować na zmieniające się warunki rynkowe równie szybko, jak zmieniają się technologie – wskazuje Michał Kanownik.
Eksperci Cyfrowej Polski podkreślają również, że administracja powinna odchodzić od oceniania ofert wyłącznie przez pryzmat ceny zakupu. Coraz większego znaczenia nabierają całkowite koszty użytkowania technologii, obejmujące m.in. koszty utrzymania, serwisu, aktualizacji, cyberbezpieczeństwa, zużycia energii oraz wsparcia technicznego.
Według autorów raportu większy nacisk na analizę całego cyklu życia produktów pozwoliłby nie tylko efektywniej wydatkować środki publiczne, ale również zwiększyć bezpieczeństwo i trwałość realizowanych inwestycji cyfrowych.
Potrzebne szybsze i bardziej elastyczne procedury
Wnioski raportu znajdują odzwierciedlenie również w komentarzach przedstawicieli administracji publicznej. – Raport trafnie pokazuje, że rynek zamówień ICT funkcjonuje dziś w warunkach dużej dynamiki technologicznej i kosztowej. Wymaga to większej elastyczności procedur zakupowych, lepszego planowania inwestycji, szerszego wykorzystania analiz rynkowych oraz coraz większego znaczenia kryteriów jakościowych, analizy kosztu cyklu życia produktów i bezpieczeństwa dostaw – podkreśla Agnieszka Olszewska, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych.
Na konieczność dostosowania systemu zakupów do nowych wyzwań zwraca uwagę również Ministerstwo Cyfryzacji. – Uproszczenie i przyspieszenie procesów przetargowych, przy jednoczesnym zachowaniu zasad transparentności i konkurencyjności, stanowi kluczowy warunek skutecznej realizacji projektów publicznych i zapewnienia bezpieczeństwa państwa. Jednocześnie należy zwiększać znaczenie uwarunkowań związanych z cyberbezpieczeństwem w zamówieniach publicznych – wskazuje Paweł Olszewski, Sekretarz Stanu w Ministerstwie Cyfryzacji.
Zdaniem autorów raportu 2025 rok pokazał, że cyfryzacja państwa wymaga nie tylko większych inwestycji, ale także nowoczesnych i elastycznych mechanizmów zakupowych, które pozwolą administracji skutecznie wykorzystywać potencjał nowych technologii oraz szybciej reagować na wyzwania związane z bezpieczeństwem, rozwojem sztucznej inteligencji i dynamicznie zmieniającą się sytuacją rynkową.
Opracowanie Cyfrowej Polski powstało na podstawie szacunkowych danych dostarczonych przez Urząd Zamówień Publicznych oraz firmę MDP Polska.
