Wracasz po urlopie wypoczęty i zrelaksowany, być może z planami na lepszą organizację czasu w pracy, żeby nie zostawać po godzinach i nie denerwować się niedokończonymi projektami… Ale już pierwszego dnia lawina spraw, dziesiątki telefonów i zaproszeń na spotkania zwoływane ad hoc odrywają Cię od nowych postanowień i wrzucają w rzeczywistość sprzed urlopu.
Wygląda znajomo, prawda? Niekończące się telefony, smsy, powiadomienia na komunikatorach firmowych, maile i nagłe pytania współpracowników, czy przełożonych – to codzienność wielu pracowników. W tegorocznym badaniu „Praca, Moc, Energia w polskich firmach” 66,5 proc. ankietowanych przyznało, że ich zadania są właśnie w ten sposób wielokrotnie przerywane, a blisko 60 proc. czuje presję, aby wykonywać kilka rzeczy na raz. Średnio 7-8 razy na godzinę mamy przerywane zadania przez różnego typu dystraktory. Trudno się w takich warunkach skupić i dlatego ponad 56 proc. badanych obserwuje u siebie, że unika lub ociąga się z rozpoczęciem zadań wymagających koncentracji, a 46,8 proc. pytanych przyznaje, że nie ma czasu, aby myśleć koncepcyjnie.
Jeśli policzyć, ile tracisz czasu na różnego rodzaju rozproszenia, mogłoby się okazać, że będzie to około 2 godzin dziennie. Tak pokazują wyniki badań. Przeciętnie po każdych 11 minutach naszej pracy nad zadaniem, pojawia się jakiś czynnik rozpraszający. Powrót do pracy nie jest jednak prosty i zajmuje zwykle od 10 do 25 minut (o ile w ogóle do niej wracamy). Badania pokazują że wielozadaniowość obniża poziom naszej IQ nawet o 10-15 punktów! To daje mniej więcej taki efekt, jak byśmy nie spali przez całą dobę…
My sami jesteśmy mistrzami w obniżaniu własnej efektywności. Zastanów się, jak często przeskakujesz z zadania na zadanie? Pewnie co kilka minut dzwonisz do kogoś, potem zaczynasz rozmowę z kolegą siedzącym przy biurku obok, otwierasz nowy plik na komputerze, czytasz maile, sprawdzasz telefon… A to przecież nie wszystko. Wiele czynników rozpraszających uwagę pochodzi z Twojego wnętrza – są to wspomnienia, oceny, plany, niekontrolowane błądzenie myśli… Twój układ nerwowy bezustannie coś przetwarza i choć bywa to frustrujące, jest zupełnie normalne. Nim uda Ci się wrócić do wykonywanej wcześniej czynności, poczujesz zmęczenie. Przeskakiwanie z zadania na zadanie zużywa ogromne ilości energii, czyli glukozy i jeśli nie jesz regularnie co 3 godziny, to właśnie w takim momencie poczujesz apetyt na drożdżówkę, batonika lub słodką kawę.
Wystarczy przenieść uwagę z jednego działania na inne dziesięć razy w ciągu godziny, a czas produktywnego myślenia skurczy się do drobnego ułamka naszych rzeczywistych możliwości. Mniej energii (czytaj: niski poziom glukozy we krwi) to mniejsza zdolność rozumowania, decydowania, przypominania i zapamiętywania… Rezultatem jest nie tylko niższe tempo pracy, ale i większa liczba błędów w wykonywanych zadaniach.
Co zatem możesz z tym zrobić?
- Popraw swoją wydajność umysłową poprzez całkowite odcięcie się od zewnętrznych sygnałów rozpraszających uwagę. Np. wyłącz dźwięk w telefonie, zamknij wyskakujące powiadomienia o nowym mailu w skrzynce, poproś współpracowników, żeby Ci nie przerywali. Zrób to przynajmniej na ten czas, w którym musisz skupić się na jakimś zadaniu lub pracować kreatywnie..
- Mózg łatwo się rozprasza, a to oznacza duże zużycie energii. Jedz regularnie co 3 godziny posiłki o niskim indeksie glikemicznym. Są to np. warzywa, produkty zbożowe pełnoziarniste (np. chleb razowy z mąki z pełnego przemiału, kasze, płatki pełnoziarniste). Jeśli zamiast tego będziesz próbować oszukać głód batonikami, czipsami czy słonymi paluszkami, po chwili zastrzyku energii, poczujesz senność i jeszcze większy spadek energii.
- Zanim usiądziesz do jakiegoś trudnego zadania, oczyść umysł ze wszystkich bodźców wewnętrznych, które mogą Cię rozpraszać. Weź kartkę i długopis i spisz wszystko, czym musisz się zająć w pracy i po pracy, żeby nie wracało do Ciebie przez kolejne 90 minut.
- Blokuj rozpraszające Cię impulsy odpowiednio wcześnie, zanim zaczną na Ciebie oddziaływać z pełną siłą. Uświadamiaj sobie co się z Tobą dzieje w danej chwili i podejmuj decyzje, co chcesz z tym zrobić. Autopilota zastąp świadomym byciem „tu i teraz”.
- Ustalaj priorytety na dany dzień i broń ich świadomie. Skup się na trzech najważniejszych rzeczach, które przyniosą największy efekt w kontekście pozostałych zadań, jakie masz do wykonania w najbliższym czasie. Pomyśl o swoich zadaniach, jak o kostkach domina. Zastanów się, które musisz poruszyć żeby reszta poszła o wiele szybciej.
- Jeśli jesteś szefem, wprowadź w swoim zespole kilka prostych usprawnień wspierających efektywną pracę umysłową. Np.: zaproponuj organizację spotkań o niepełnych godzinach, zarządź poranne 90 minut ciszy, aby każdy w skupieniu wykonał najważniejsze zadania, a zgodnie z krzywą tygodniowej efektywności organizacji realizację zadań zespołowych o najwyższym priorytecie planuj we wtorki i środy.
O badaniu:
Badanie „Praca, Moc, Energia w polskich firmach. Sześć obszarów, które wpływają na efektywność organizacji” realizowane jest we współpracy z Aon, Kinnarps Polska, Dailyfruits, Benefit Systems, Uniwersytetem Łódzkim oraz Akademią Leona Koźmińskiego. Ankieta dystrybuowana jest wśród pracowników i kadry zarządzającej dużych przedsiębiorstw w Polsce W tegorocznej edycji wzięły udział 2322 osoby, w tym 646 przedstawicieli kadry kierowniczej i 1676 pracowników na innych stanowiskach.
