Od początku tego roku przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Póki co jest on dostępny dla chętnych, choć planowo ma się skończyć na całkowitym, obowiązkowym przejściu na to narzędzie.
Zdecydowana większość przedsiębiorców wciąż nie decyduje się na korzystanie z systemu, zapewne w obawie o konieczność nauczenia się i wdrożenia nowych funkcjonalności. Niemniej jednak użytkownicy przechodzący na tę platformę już teraz, wynoszą z niej wiele korzyści. Chcąc się przekonać, co można uzyskać po wdrożeniu KSeF-u, warto przeczytać poniższy wpis.
Czym dokładnie jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to zaawansowany system mający na celu rejestrowanie, przechowywanie i przesyłanie faktur. Jest to swego rodzaju internetowa baza danych, w której znajdują się wszystkie dokumenty sprzedażowe danego przedsiębiorcy. Choć pełna automatyzacja tego procesu może wydawać się dla niektórych ryzykowna to przesłanie dokumentu innemu podmiotowi w sposób elektroniczny w znaczny sposób zwiększa efektywność pracy.
Działanie systemu ma służyć zarówno przedsiębiorcom, jak i organom podatkowym. Tym pierwszym oferowany jest zbiór wszystkich, wystawionych dokumentów w jednym miejscu, sprawdzanie poprawności faktur, monitorowanie daty wystawienia oraz wskazanie informacji o błędach. Drudzy natomiast zyskują wygodne w obsłudze narzędzie, przy pomocy którego mogą wykryć oszustów podatkowych i przeprowadzać wybrane kontrole bez angażowania w to przedsiębiorców.
Korzyści wynikające z Krajowego Systemu e-Faktur
Wszyscy przedsiębiorcy, którzy już teraz zdecydują się na wdrożenie systemu KSeF, otrzymają za to kilka benefitów. Pierwszym z nich może być krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT. Z reguły wynosi on 60 dni, a po przejściu na platformę elektroniczną termin zostaje skrócony do 40 dni.
Z uwagi na obecność bazy danych wszystkich faktur, regularny obowiązek składania pliku JPK_FA po prostu zanika. Uprawnione organy podatkowe mają bezpośredni wgląd do bazy, przez co wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur nie jest konieczne.
Decydując się na Krajowy System e-Faktur mamy pewność, że wszystkie faktury dotrą do kontrahentów. Na platformie możliwe jest sprawdzenie statusu wysłanego dokumentu. Dzięki systemowi znika obowiązek wystawiania duplikatów faktur, co niejednokrotnie podczas ich zniszczenia czy zgubienia było koniecznością. Faktura jest cały czas dostępna w systemie i w każdej chwili można ją pobrać i wydrukować. Jak widać korzyści wynikających ze stosowania KSeF-u jest wiele. Przede wszystkim ma on na celu usprawnienie pracy zarówno jednej, jak i drugiej stronie.
Jak wdrożyć KSeF?
Samo wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie dla wszystkich będzie zadaniem prostym. Zaleca się więc skorzystanie z usług firm zewnętrznych, specjalizujących się w tej dziedzinie. Przede wszystkim należy przygotować się do zmian w sferze finansów i technologii.
Choć teoretycznie możliwe jest korzystanie z KSeF-a w przeglądarce, to w celu ułatwienia sobie codziennych zadań, lepiej korzystać z oprogramowania. Ono z kolei musi być kompatybilne z całym systemem księgowości, co niejednokrotnie wymaga ponownego szkolenia pracowników.
