Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu, przełomowy wyrok unijny w sprawie VAT i nowa europejska spółka, a jednocześnie droższe firmowe auta, nowe uprawnienia inspektorów pracy i koniec wojennych uproszczeń w zatrudnianiu cudzoziemców. Te zmiany wpłyną na prowadzenie biznesu w Polsce w 2026 roku wynika z Polskiego Barometru TMF Group za pierwszy kwartał 2026 roku.
Polski Barometr TMF Group to cykliczne opracowanie ekspertów TMF Poland, pracujących na co dzień w biurach w Katowicach i Warszawie. Raport koncentruje się na zmianach administracyjnych, podatkowych, księgowych i pracowniczych mających realny wpływ na bezpieczeństwo, koszty i przewidywalność prowadzenia działalności gospodarczej. Pierwszy kwartał 2026 roku obfitował w zmiany zarówno korzystne dla firm, jak i takie, które wymagają szybkiego dostosowania procesów.
Wśród zmian ocenianych jako korzystne lub neutralne dla przedsiębiorców autorzy Barometru wyróżniają przede wszystkim wyrok Sądu Unii Europejskiej z 11 lutego 2026 roku, który podważa jeden z najbardziej uciążliwych mechanizmów polskiego systemu VAT – przymusowe odsuwanie prawa do odliczenia podatku naliczonego tylko dlatego, że faktura dotarła z opóźnieniem. Sąd orzekł, że podatnik może odliczyć VAT naliczony w deklaracji za okres, w którym doszło do transakcji, nawet jeśli faktura wpłynęła w kolejnym miesiącu – o ile dokument jest w jego rękach przed złożeniem deklaracji. Sprawa nie została jednak ostatecznie zamknięta – złożono wniosek o szczególną kontrolę orzeczenia i to TSUE ma rozstrzygnąć ją definitywnie.
„To orzeczenie należy traktować jako jedno z ważniejszych rozstrzygnięć podatkowych ostatnich lat – nie tylko z perspektywy techniczno-prawnej, ale przede wszystkim ekonomicznej. Sztuczne opóźnianie prawa do odliczenia VAT o cały miesiąc rozliczeniowy generuje dla firm realne koszty. Czas pokaże, jak ta sprawa się zakończy i jaki finalnie będzie miała wpływ na polskich podatników”. – komentuje Mikołaj Ślusarek, ekspert TMF Group.
Równie istotną zmianą, na którą uwagę zwracają autorzy Barometru, jest przedstawiona 18 marca 2026 roku przez Komisję Europejską propozycja rozporządzenia EU Inc. Dotyczącego nowej formy spółek.
Spółka europejska EU Inc. byłaby automatycznie uznawana we wszystkich państwach członkowskich, a jej rejestracja odbywałaby się w pełni cyfrowo w nie więcej niż 48 godzin, za nie więcej niż 100 euro. Miałaby funkcjonować równolegle do 27 krajowych systemów prawnych jako tzw. „28. reżim”.
Jako dopełnienie projekt zakłada też utworzenie cyfrowego Europejskiego Portfela Biznesowego umożliwiającego składanie zeznań podatkowych i wniosków online o pozwolenia związane z prowadzoną działalnością, unijny model opcji na akcje dla pracowników (EU-ESO) z opodatkowaniem dopiero w momencie sprzedaży akcji oraz uproszczone postępowania upadłościowe dla startupów.
„Inicjatywa EU Inc. to bezpośrednia odpowiedź na jeden z najbardziej palących problemów europejskiej konkurencyjności. Europejskie startupy od lat przenosiły się do Delaware, Londynu czy Singapuru w poszukiwaniu prostszego otoczenia prawnego. Kluczowe znaczenie ma forma prawna instrumentu: rozporządzenie, a nie dyrektywa. Komisja chce w ten sposób wyeliminować ryzyko fragmentacji, które często niwelowało efekty unijnych reform”. – wskazuje Mikołaj Ślusarek, ekspert TMF Group.
Przełomowym momentem dla polskich przedsiębiorców był też 1 kwietnia 2026 roku, kiedy wdrożony został drugi i największy etap Krajowego Systemu e-Faktur – od tej daty niemal każdy przedsiębiorca wystawiający faktury w Polsce objęty jest obowiązkiem korzystania z KSeF. Ostatnia grupa, czyli mikroprzedsiębiorcy ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie, dołączy do systemu od 1 stycznia 2027 roku. Ministerstwo Finansów pracuje równolegle nad nowym mechanizmem identyfikacji tzw. faktur scamowych (czyli fałszywych faktur kosztowych), które od 1 lutego 2026 roku można zgłaszać przez formularz w aplikacji KSeF 2.0.
„To historyczny moment dla cyfryzacji systemu podatkowego w Polsce, ale też realny test operacyjny na niespotykaną dotąd skalę: setki tysięcy podmiotów w jednym systemie jednocześnie. Przedsiębiorcy wchodzą teraz w najtrudniejszy etap – nietechniczny, lecz procesowy. KSeF zmienia nie tylko narzędzie do wystawiania faktur, ale cały cykl obiegu dokumentów w firmie. Rok 2026 jest okresem przejściowym z formalnym brakiem sankcji – ale wyrobione obecnie nawyki i procedury zdecydują o bezpieczeństwie podatkowym firm od 2027 roku”. – podkreśla Mikołaj Ślusarek, ekspert TMF Group.
Za wyraźnie pozytywną zmianę eksperci TMF Group uznają też nowelizację ustawy o rachunkowości podpisaną przez Prezydenta Karola Nawrockiego 11 marca 2026 roku, która pozwala tysiącom polskich firm legalnie zrezygnować z kosztownych raportów ESG za lata 2025 i 2026. Ze zwolnienia skorzystają podmioty, które nie przekroczyły progu 1000 pracowników lub 1 900 mln zł przychodów netto ze sprzedaży w roku obrotowym i roku poprzedzającym. Nowelizacja wdraża opcję przewidzianą w unijnej dyrektywie 2026/470 (pakiet Omnibus I), która od 2027 roku zawęzi obowiązek raportowania ESG wyłącznie do firm jednocześnie przekraczających próg 1000 pracowników i 450 mln euro przychodów.
„To jedna z tych zmian, które firmy odczują realnie – nie tylko w portfelu, ale też w harmonogramie pracy działów finansowych i ESG. Koszt przygotowania pełnego raportu zrównoważonego rozwoju zgodnego z europejskimi standardami ESRS może wynosić od kilkuset tysięcy do nawet kilku milionów złotych rocznie, wliczając audyt, systemy zbierania danych i zasoby ludzkie”. – komentuje Magdalena Grzegorczyk, ekspert TMF Group.
Przedsiębiorcy powinni też odnotować nową funkcjonalność aplikacji mObywatel, która na mocy ustawy z 9 stycznia 2026 roku zostanie zintegrowana z Krajowym Rejestrem Sądowym – pełna funkcjonalność uruchomiona zostanie 31 maja 2026 roku. Wspólnicy, członkowie zarządów i prokurenci będą otrzymywać automatyczne powiadomienia push o zmianach rejestrowych dla maksymalnie 50 podmiotów w każdym kanale komunikacji. Równolegle od 31 marca elektroniczne dokumenty generowane z ksiąg wieczystych uzyskały pełną moc dokumentów sądowych.
„Dla przedsiębiorców powiązanych z wieloma podmiotami nowe narzędzie to realna oszczędność czasu i podniesienie standardu kontroli korporacyjnej bez żadnych dodatkowych kosztów. Warto jednak pamiętać o ograniczeniu do 50 podmiotów per kanał”. – mówi Magdalena Grzegorczyk, ekspert TMF Group.
Autorzy Barometru pozytywnie oceniają również modernizację zasad korzystania ze zwolnień lekarskich – reforma wdrażana jest etapami od stycznia, z kluczowymi przepisami obowiązującymi od 13 kwietnia 2026 roku. Najważniejszą zmianą jest nowe podejście do aktywności podczas zwolnienia: kluczowym kryterium staje się wyłącznie wpływ danej aktywności na proces leczenia, a incydentalny kontakt z zakładem pracy – odebranie telefonu czy odpowiedź na e-mail – nie skutkuje już automatyczną utratą zasiłku.
„Reforma systemu zwolnień lekarskich to jedna z tych zmian, które były potrzebne od lat. Nowe kryterium – wpływ aktywności na leczenie – jest znacznie bardziej racjonalne i proporcjonalne. Dla firm to sygnał, że system zaczyna nadążać za rynkiem. Równocześnie wzmocnienie kontroli ZUS to właściwy kierunek: sprawne egzekwowanie przepisów chroni tych, którzy korzystają ze zwolnień rzetelnie, i eliminuje patologie obciążające cały system”. – ocenia Anna Jendo, ekspert TMF Group.
Siódmą i zarazem ostatnią zmianą, którą eksperci TMF Group zaliczają do pozytywnych, jest reforma zasad zatrudniania cudzoziemców z 5 marca 2026 roku, porządkująca wieloletni chaos prawny narosły wokół tej kwestii. Nowe przepisy z jednej strony zachowują ochronę czasową dla Ukraińców posiadających numer PESEL UKR, z drugiej nakładają na pracodawców obowiązek zgłoszenia cudzoziemca do powiatowego urzędu pracy w ciągu 7 dni od zatrudnienia i dają firmom 3-letni okres przejściowy na pełne dostosowanie się do nowych wymagań.
„Szczególnie istotne jest zachowanie ochrony czasowej dla Ukraińców z numerem PESEL UKR – dowód na to, że ustawodawca nie działa mechanicznie i nie cofa nabytych praw. Ujednolicenie procedur dla pozostałych grup to natomiast krok w stronę równego i przewidywalnego rynku”. – ocenia Anna Jendo, ekspert TMF Group.
Pierwszy kwartał 2026 roku przyniósł jednak również zmiany stanowiące poważne wyzwanie dla polskich przedsiębiorców. Wśród nich autorzy Barometru wymieniają przede wszystkim obniżenie od 1 stycznia 2026 roku limitu kosztów podatkowych dla samochodów spalinowych i większości hybryd – ze 150 000 zł do 100 000 zł. Nowy system limitów uzależniony jest od emisji CO2, 225 000 zł dla aut elektrycznych i napędzanych wodorem, 150 000 zł dla pojazdów o emisji poniżej 50 g/km oraz 100 000 zł dla wszystkich samochodów spalinowych i większości hybryd. Limity obejmują nie tylko odpisy amortyzacyjne, ale też raty leasingowe i opłaty dzierżawne – a więc najczęściej wybierane przez przedsiębiorców formy finansowania.
„To zmiana, która uderza tam, gdzie boli najbardziej – w codzienną kalkulację kosztów prowadzenia działalności. Limit 100 000 zł jest realnie oderwany od rynkowych cen: od 2019 roku ceny nowych samochodów wzrosły o 50 – 100 proc., a dziś przeciętny samochód klasy średniej kosztuje 150 – 200 tys. zł, co oznacza, że połowa lub więcej jego wartości jest wykluczona z kosztów podatkowych”. – wyjaśnia Magdalena Grzegorczyk, ekspert TMF Group.
Poważnym wyzwaniem pozostaje też reforma Państwowej Inspekcji Pracy, przyznająca okręgowemu inspektorowi pracy prawo do samodzielnego wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy – bez wyroku sądu – skutkującej natychmiastową reklasyfikacją umowy. Choć reforma wymierzona jest w fikcyjne kontrakty B2B, tysiące specjalistów – programistów, grafików, konsultantów – świadomie i dobrowolnie prowadzi działalność w tej formie, ceniąc jej elastyczność. Dla nich, jak wskazują eksperci TMF Group, nowe przepisy rodzą ryzyko błędnych ocen ze strony inspektorów, które mogą uderzyć w legalnie działające firmy.
„Reforma PIP może przynieść dobre efekty w walce z patologiami rynku pracy, ale źle wdrożona – bez precyzyjnych kryteriów i rzetelnej kontroli uznaniowości inspektorów – stanie się narzędziem, które uderzy również w legalnie działające firmy i świadomych freelancerów”. – ostrzega Anna Jendo, ekspert TMF Group.
Autorzy Barometru zwracają wreszcie uwagę na negatywne konsekwencje wspomnianej wcześniej reformy zasad zatrudniania cudzoziemców, która dla sektorów budowlanego, logistycznego i produkcyjnego oznacza realne zagrożenie dla płynności operacyjnej. Nowe procedury wydłużają rekrutację pracowników zagranicznych, a 7-dniowy termin zgłoszeniowy dla tysięcy małych i średnich firm to dodatkowy koszt operacyjny i ryzyko sankcji za błędy. Kolejnym ryzykiem jest sytuacja pracowników bez potwierdzonego numeru PESEL UKR – ich ewentualne wypadnięcie z legalnego rynku pracy oznaczałoby realną lukę kadrową, której zapełnienia nikt dziś nie potrafi zaplanować.
„Zmiany najbardziej odczują pracodawcy zatrudniający Ukraińców bez numeru PESEL UKR – to właśnie dla tych pracowników droga do legalnej pracy staje się bardziej formalna i zbliżona do standardów obowiązujących obywateli innych państw”. – wskazuje Anna Jendo, ekspert TMF Group.