Jesteś przedsiębiorcą i szukasz odpowiedniego archiwum zewnętrznego, aby oddać swoje dokumenty i należycie je zabezpieczyć? Ani trochę nie dziwi nas ten ruch, gdyż doskonale wiemy, jak dużo problemów potrafią sprawić firmowe papiery. Zwykłe i proste przechowywanie dokumentów? Zapomnij! Zawiłe prawne regulacje, brak wiedzy lub czasu – to wszystko może skutecznie ograniczyć Twoje starania. Zanim jednak zdecydujesz się na konkretne archiwum zewnętrzne, upewnij się, że spełnia ono wszystkie najważniejsze standardy.
Jakie standardy powinno spełniać dobre archiwum?
Co mamy na myśli mówiąc o standardach archiwizacji? Jedną z najbardziej istotnych kwestii jest bez wątpienia Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Koniecznie sprawdź, czy archiwum, na które się zdecydowałeś spełnia wymagania zawarte w tych dokumentach. Jeśli nie jesteś w stanie tego zweryfikować, to możesz być pewien, że nie jest to najwyższy poziom standardów archiwizacji.
Najwyższe standardy archiwizacji to także zaawansowane systemy zarządzania jakością (zgodne z normą PN-EN ISO 9001:2015-10), które posiadają oczywiście wszelkie certyfikaty i są stale audytowane. Ważnym aspektem jest również gwarancja bezpieczeństwa. Sprawdź, czy archiwum, które wybrałeś daje gwarancję zapewnienia ciągłości świadczenia usług dla klientów, poufności przetwarzanych informacji oraz ochronę przed ich przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem. Kolejnym istotnym aspektem są również plany awaryjne na wypadek zagrożeń. To przecież ważne, aby być pewnym, że dokumenty są odpowiednio zabezpieczone.
Zatem, jakie archwium?
O czym jeszcze powinieneś pamiętać przy wyborze archiwum zewnętrznego? Na co zwrócić szczególną uwagę? Już spieszymy z odpowiedzią! Najważniejsze jest zawsze bezpieczeństwo dokumentów i danych! Sprawdź, czy archiwum ma własne magazyny i czy posiadają one należyte zabezpieczenia przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe. Zdobądź wiedzę o planach awaryjnych, aby mieć pewność, że archiwiści są gotowi na nieoczekiwane problemy.
Warto mieć także świadomość, że pracownicy dobrego archiwum pomogą Ci podczas całego procesu przekazywania, gromadzenia i korzystania z dokumentacji. Na pewno ustalą z Tobą również wszystkie szczegóły katalogowania akt, kryteriów wyszukiwania dokumentów w bazie danych oraz czasu ich przechowywania. Po przeterminowaniu dokumentów archiwiści powinni wysłać ich wykaz do Ciebie, abyś zaakceptował decyzję o ich wybrakowaniu, a następnie zniszczyć je.
Warto mieć świadomość, że najwyższe standardy archiwizacji, które deklaruje archiwum to Twoja gwarancja bezpieczeństwa i odpowiedniego przechowywania ważnych dokumentów. Zwróć uwagę na powyższe aspekty i będziesz mógł spać spokojnie!
