Znowelizowane przepisy Kodeksu spółek handlowych (KSH), dotyczące dodatkowych uprawnień kontrolnych organów nadzorczych, zaczynają obecnie generować zagrożenia i problemy, nie tylko dla zarządów spółek, ale również dla osób fizycznych współpracujących z tymi podmiotami, w których ustanowiono rady nadzorcze. „Pracownicy oraz kontraktorzy współpracujący na podstawie umów B2B ze spółkami, w których funkcjonują rady nadzorcze, często nie wiedzą, że za brak dostarczenia w terminie wyjaśnień lub dokumentów, wymaganych przez ten organ, może grozić dotkliwa grzywna albo ograniczenie wolności. Pojawia się w tym przypadku też wiele zagrożeń związanych z ochroną tajemnicy czy danych osobowych, z którymi osoby zatrudnione lub świadczące usługi na rzecz spółek zmierzą się w najbliższym czasie” – mówi Cezary Miąskiewicz, Partner odpowiadający za praktykę transakcyjną w kancelarii Lawsome.
W październiku 2022 r. weszła w życie ustawa z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2022 poz. 807) tzw. prawo holdingowe. W ramach nowelizacji wyposażono rady nadzorcze w nowe narzędzia kontroli nad działalnością spółek. Choć przepisy obowiązują już od kilku miesięcy, to z rynku zaczynają płynąć niepokojące sygnały, dotyczące wielu wątpliwości, jakie pojawiły się w związku z ich stosowaniem w praktyce.
„Zmiany wprowadzone w KSH, jak przedstawiano w uzasadnieniu do projektu ustawy, wynikały z braku skutecznych mechanizmów umożliwiających radzie nadzorczej pozyskiwanie informacji oraz dokumentów, od podmiotów obowiązanych do ich przedstawienia. Wydaje się jednak, że w toku nowelizacji ustalono bardzo szeroki krąg osób, co w połączeniu z rozszerzeniem dopuszczalnego zakresu żądania, oraz odpowiedzialnością karną związaną z brakiem przekazania informacji w odpowiednim terminie, naraża pracowników oraz współpracowników spółek na ryzyka, których większość z nich prawdopodobnie nie jest świadoma” – podkreśla Cezary Miąskiewicz.
Zgodnie ze znowelizowanym art. 219 par. 4 KSH, „rada nadzorcza może (…) żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze, sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.” Obowiązek ten powinien być zrealizowany niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni, chyba że ustalono dłuższy termin. Zbliżone przepisy obowiązują również w spółkach akcyjnych (art. 382 par. 4 KSH).
„Każdy pracownik, ale również osoba zatrudniona w spółce na podstawie tzw. umowy B2B, jest zobowiązana do przekazania radzie nadzorczej wnioskowanych informacji lub dokumentów. O ile w spółkach akcyjnych, czy też większych podmiotach o rozbudowanym compliance w zakresie raportowania, nowe przepisy nie powinny stanowić problemu, o tyle dla osób współpracujących z mniejszymi spółkami, sytuacja nie jest już tak komfortowa. Przykładowo, w start-up’ach, które zazwyczaj przyjmują formę sp. z o.o., standardowym rozwiązaniem jest utworzenie rady nadzorczej, której członkowie są powoływani przez inwestorów na podstawie uprawnień osobistych, a takie powołanie, co do zasady, jest skuteczne z chwilą złożenia odpowiedniego oświadczenia. Wpis do KRS następuje z opóźnieniem i ma w zdecydowanej większości przypadków charakter deklaratoryjny, tj. jedynie potwierdzający. Pracownik lub kontrahent spółki, nie do końca może być więc pewien, czy osoba, która żąda od niego informacji jest faktycznie członkiem rady nadzorczej uprawnionym do zgłoszenia takiego żądania i najczęściej nie ma narzędzi, by to zweryfikować samodzielnie, tj. nie zna postanowień umowy spółki i może nie mieć wiedzy o inwestorach. Stwarza to pole do manipulacji i generuje ryzyka związane z ujawnieniem informacji poufnych, czy tajemnic przedsiębiorstwa, w szczególności, gdy w spółkach pojawiają się konflikty pomiędzy wspólnikami lub organami” – dodaje Damian Bednarczyk, Associate z działu transakcyjnego Lawsome.
Jak wskazują specjaliści, oprócz problemów związanych z weryfikacją osób kierujących żądanie, na gruncie znowelizowanych przepisów rodzi się też wiele wątpliwości, jak osoby obowiązane do udzielenia informacji radzie nadzorczej mają się zachować, gdy uznają, że nie są uprawnione do udzielenia odpowiedzi, lub nie rozumieją treści żądania.
„Nie wiemy dziś, jak osoba, która ma udzielić informacji, powinna się zachować, w obliczu rygoru tajemnicy zawodowej, informacji poufnej i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Często też nie jest jasne, z kim taka osoba może się komunikować w ramach organizacji, w zakresie żądania rady nadzorczej. Wątpliwości mogą również wynikać z treści żądania, gdyż rada nadzorcza może zwrócić się również o sporządzenie dodatkowych opracowań. Powstaje w takim przypadku pytanie, jak traktować takie polecenie i czy spółka wynagrodzi współpracownika, który poza umówionym zleceniem, zrealizował dodatkowe opracowania na żądanie rady, poświęcając swój czas. Właściwym wydaje się, by w oczekiwaniu na wykładnię lub doprecyzowanie przepisów, firmy uzupełniły swoje regulaminy, polityki compliance i stosowane wzory umów” – podsumowuje Cezary Miąskiewicz.
Sankcje za niewykonanie żądania rady nadzorczej reguluje art. 5871 par. 1 KSH. Zakłada on, że za nieprzekazanie informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie, lub przekazanie ich niezgodne ze stanem faktycznym, lub zatajenie, grozi odpowiedzialność karna, w tym grzywna w wysokości od 20 tys. do 50 tys. zł. Osoba, która nie spełniła żądania rady nadzorczej, w zakresie precyzowanym przez ustawę, może także podlegać karze ograniczenia wolności – potencjalne konsekwencje są więc bardzo dotkliwe. W Polsce obecnie jest prawie 8,4 tysiąca aktywnych spółek akcyjnych, które zobligowane są do posiadania rady nadzorczej oraz ponad 448 tys. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, z których część ustanowiła ten organ, przez co problem może dotykać znacznej części rynku.
