Rejestracja spółki nie jest czymś opcjonalnym, a czynnością obligatoryjną w przypadku chęci prowadzenia działalności gospodarczej w tej formie. Chociaż na pierwszy rzut oka ten obowiązek może wydawać się uciążliwą, zbędną formalnością, w praktyce ma duże znaczenie.
Z czego wynika obowiązek rejestracji spółek?
Sformalizowany proces rejestracji spółek, o którym można dowiedzieć się więcej pod adresem https://ksiegowosc-dla-spolek.pl/rejestracja-spolek, powstał z kilku kluczowych powodów. Przed ich objaśnieniem warto zaznaczyć, że zasada rejestracji działalności gospodarczej obowiązuje zarówno w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (osoba fizyczna rejestruje się jako przedsiębiorca w CEIDG), jak i spółek prawa handlowego (odpowiednim rejestrem jest w tym wypadku Krajowy Rejestr Sądowy, w którym znajdziemy też m.in. spółdzielnie i stowarzyszenia).
Sprawa wygląda nieco inaczej, jeśli chodzi o spółki prawa cywilnego, to jako przedsiębiorcy w CEIDG identyfikują się wszyscy ich wspólnicy wykonujący działalność gospodarczą. Jak więc widać, każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą będzie musiał w ten lub inny sposób ujawnić się w jawnym spisie (wyjątkiem jest działalność nierejestrowana, nazywana także nieewidencjonowaną).
Pierwsze, co może się nasuwać, gdy zaczniemy zastanawiać się, dlaczego jest tak, a nie inaczej, to funkcja kontrolna rejestracji. Faktycznie, łatwiej jest organom kontrolować podmioty, mając w jednym (a właściwie dwóch) miejscach ich szczegółową listę. To jednak tylko jeden warty rozważenia aspekt. Obowiązek rejestracji także między innymi pełni funkcję kreacyjną (nie licząc jednoosobowych działalności gospodarczych — w ich przypadku nie powstaje nowy podmiot wyposażony w zdolność prawną, jako że takim podmiotem był już przedsiębiorca jako osoba fizyczna), informacyjną i ochronną (względem obrotu).
Inne podmioty działające na rynku mogą z łatwością zweryfikować, czy potencjalny kontrahent jest tym, za kogo się podaje, i czy na przykład jego działalność nie jest zawieszona. Taka przejrzystość i łatwa dostępność informacji o działalności gospodarczej w Polsce niejednokrotnie może uchronić przed złymi decyzjami biznesowymi.
Jak założyć i zarejestrować spółkę?
Proces zakładania spółki można przeprowadzić na dwa sposoby: przez Internet, w trybie S24, bądź metodą tradycyjną (zawierając umowę spółki w ramach aktu notarialnego). Należy zwrócić uwagę na fakt, że w tym przypadku wybór metody dopełnienia formalności ma wpływ nie tylko na czas, jakie będzie trzeba na nie poświęcić. W wielu przypadkach załatwianie spraw urzędowych zdalnie i stacjonarnie przebiega na tych samych zasadach, ale nie tym razem.
Zawierając umowę spółki w ramach aktu notarialnego, przedsiębiorca ma dużą swobodę w zakresie tego, co w niej zawrze. Jest oczywiście pewne minimum, które musi pojawić się zawsze, a ponadto umowa musi być zgodna z przepisami bezwzględnie obowiązującymi. Nawet te warunki pozostawiają jednak duże pole do manewru. Natomiast w przypadku zakładania spółki zdalnie, nie ma opcji wklejenia czy napisania własnej umowy, system opracuje ją na podstawie opcji wybieranych w formularzu.
Należy pamiętać, że zawarcie umowy spółki to nie to samo, co jej rejestracja. Czynności te trzeba wykonać osobno, przy czym pierwsze musi być właśnie zawarcie umowy, a rejestracja we wspomnianym już KRS-ie jest dopiero kolejnym etapem. Co ciekawe, można jej obecnie dokonać tylko elektronicznie, w tym również w przypadku umów spółek zawieranych u notariusza (zmianę w tym zakresie wprowadzono już w 2021 roku). Różni się natomiast to, gdzie należy złożyć odpowiedni wniosek.
Jeśli umowa została stworzona zdalnie, na wzorcu udostępnionym w internetowym formularzu, czyli poprzez system teleinformatyczny S24, to również za pośrednictwem tego systemu należy złożyć wniosek o rejestrację w Krajowym Rejestrze Sądowym. Natomiast w przypadku spółki zakładanej metodą tradycyjną konieczne jest skorzystanie z Portalu Rejestrów Sądowych.
Czy rejestracja spółek jest skomplikowana?
Nie da się ukryć, że założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest znacznie prostsze niż założenie spółki, choćby z racji na fakt, że nie trzeba zaprzątać sobie głowy umową, statutem czy wyznaczaniem organów podmiotu. W związku z tym przedsiębiorcy z reguły nie decydują się przechodzić przez ten proces samodzielnie, a robią to w asyście doświadczonych prawników i ekspertów z zakresu księgowości.
W ten sposób można mieć pewność, że umowa spółki bądź jej statut (umowa spółki jest wymagana dla wszystkich spółek handlowych, z wyjątkiem spółki akcyjnej i komandytowo-akcyjnej, w przypadku tych spółek wymagany jest statut) zostaną skonstruowane w optymalny sposób, a wszelka niezbędna dokumentacja będzie prawidłowa i złożona w odpowiednim miejscu oraz czasie. Mowa tutaj nie tylko o umowie spółki i wniosku o rejestrację w KRS, ale także innych formalnościach, związanych między innymi z kwestiami podatkowymi, ubezpieczeniem społecznym i nie tylko.
