Wdrożenie systemu klasy ERP w przedsiębiorstwie jest inwestycją, na którą decyduje się coraz większa liczba firm, szczególnie z segmentu MŚP. Im jednak większa firma, tym wyższe koszty wdrożenia, co jest jedną z głównych przyczyn niechęci do używania systemów tej klasy przez polskie firmy – zwłaszcza w sytuacji, gdy „wszystko działa”. Zasadniczym problemem wielu rodzimych firm jest jednak to, że mogłyby one funkcjonować znacznie sprawniej i skuteczniej, gdyby zainwestowały w nowoczesny system klasy ERP. W bieżących realiach niewykorzystywanie tego rodzaju rozwiązań skutkuje ograniczeniem możliwości rozwoju przedsiębiorstwa oraz zmniejszeniem jego konkurencyjności, co w konsekwencji może nawet doprowadzić do jego upadku. Kiedy zatem należy rozpocząć wdrożenie systemu ERP i jakie są symptomy pozwalające rozpoznać właściwy moment?

  • ERP dawniej i dziś

Systemy ERP funkcjonujące w wielu firmach są według współczesnych standardów przestarzałe. Pierwsze systemy tej klasy oferowały identyczne funkcjonalności dla wszystkich przedsiębiorstw, a możliwości dopasowania systemu do specyfiki danej firmy były mocno ograniczone.

Dzisiejsze rozwiązania ERP przeszły sporą ewolucję: posiadają strukturę modułową, są łatwo skalowalne oraz wykorzystują najnowsze zdobycze technologiczne (np. dzięki chmurze można w praktycznie dowolnym zakresie dopasowywać parametry umieszczonego w niej serwera, dzięki czemu znacznie wzrasta wydajność takiego rozwiązania). To pozwala dostosować wdrażany system do profilu działalności danej firmy, dzięki czemu wdrożenie jest mniej kosztowne, trwa krócej i pozwala w przyszłości w prosty sposób poszerzyć zakres funkcjonalności, gdy zachodzi taka potrzeba.

Jednym z pierwszych sygnałów wskazujących na potrzebę wdrożenia systemu ERP w firmie jest konieczność dostosowywania sposobu działania firmy do wykorzystywanego w niej oprogramowania.

– Braki w funkcjonalności czy niekompatybilność pomiędzy programami używanymi w różnych działach przedsiębiorstwa to czynniki w istotny sposób ograniczające jego rozwój, szczególnie dziś, gdy liczy się elastyczność i błyskawiczne reagowanie na zmiany zachodzące na rynku – mówi Michał Szymczuk, prezes AXHelpers. – Wdrożenie systemu ERP, który integruje wszystkie obszary działalności firmy, pozwala nie tylko sprawniej nią zarządzać w oparciu o aktualne, twarde dane. To również najlepszy sposób na usprawnienie procesów biznesowych i współpracy pomiędzy działami w wyniku stworzenia jednej, centralnej bazy danych, z której korzystają wszyscy pracownicy.

  • Aktualizować czy wymieniać?

Jeśli wdrożony system ERP ma nie więcej niż kilka lat i możliwe jest zaktualizowanie go do wersji dostosowanej do bieżących standardów, warto o to zadbać. Pozwoli to względnie niskim kosztem uzyskać nowoczesne narzędzie do zarządzania firmą w każdym obszarze jej działalności. Warto jednocześnie zwrócić uwagę na to, czy wersja, do której aktualizujemy system, jest nadal wspierana przez producenta i czy będzie wspierana w przyszłości – nie warto inwestować w system, który trzeba będzie za rok lub dwa lata wymieniać na inny, nowszy.

Czytaj również:  Bank Pekao S.A. przyspiesza prace nad cyfrową transformacją i rozbudowuje odpowiedzialny za nią zespół

Nieco inaczej sprawa przedstawia się, kiedy system ERP do firmy został zakupiony dawno, czyli 10 lub więcej lat temu, i nie wystarcza już na bieżące potrzeby firmy. W takiej sytuacji najrozsądniejszym wyjściem jest całkowita wymiana przestarzałego systemu na nowy, spełniający wymagania przedsiębiorstwa i dostosowany do współczesnych realiów.

Zdaniem Michała Szymczuka proces wdrożenia systemu ERP w firmie, w której już wcześniej funkcjonował inny system tej klasy, często przebiega sprawniej, niż w przypadku wdrożeń nowych. Dzieje się tak między innymi dlatego, że użytkownicy mają już doświadczenie w pracy z tego typu systemami. Prezes AXHelpers podkreśla również, że coraz popularniejsze staje się obecnie wdrożenie ERP w chmurze – pozwala to przyspieszyć cały proces, zmniejszyć koszty wdrożenia oraz gwarantuje wzrost systemu wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.