Wdrożenie systemu klasy ERP w przedsiębiorstwie jest inwestycją, na którą decyduje się coraz większa liczba firm, szczególnie z segmentu MŚP. Im jednak większa firma, tym wyższe koszty wdrożenia, co jest jedną z głównych przyczyn niechęci do używania systemów tej klasy przez polskie firmy – zwłaszcza w sytuacji, gdy „wszystko działa”. Zasadniczym problemem wielu rodzimych firm jest jednak to, że mogłyby one funkcjonować znacznie sprawniej i skuteczniej, gdyby zainwestowały w nowoczesny system klasy ERP. W bieżących realiach niewykorzystywanie tego rodzaju rozwiązań skutkuje ograniczeniem możliwości rozwoju przedsiębiorstwa oraz zmniejszeniem jego konkurencyjności, co w konsekwencji może nawet doprowadzić do jego upadku. Kiedy zatem należy rozpocząć wdrożenie systemu ERP i jakie są symptomy pozwalające rozpoznać właściwy moment?
-
ERP dawniej i dziś
Systemy ERP funkcjonujące w wielu firmach są według współczesnych standardów przestarzałe. Pierwsze systemy tej klasy oferowały identyczne funkcjonalności dla wszystkich przedsiębiorstw, a możliwości dopasowania systemu do specyfiki danej firmy były mocno ograniczone.
Dzisiejsze rozwiązania ERP przeszły sporą ewolucję: posiadają strukturę modułową, są łatwo skalowalne oraz wykorzystują najnowsze zdobycze technologiczne (np. dzięki chmurze można w praktycznie dowolnym zakresie dopasowywać parametry umieszczonego w niej serwera, dzięki czemu znacznie wzrasta wydajność takiego rozwiązania). To pozwala dostosować wdrażany system do profilu działalności danej firmy, dzięki czemu wdrożenie jest mniej kosztowne, trwa krócej i pozwala w przyszłości w prosty sposób poszerzyć zakres funkcjonalności, gdy zachodzi taka potrzeba.
Jednym z pierwszych sygnałów wskazujących na potrzebę wdrożenia systemu ERP w firmie jest konieczność dostosowywania sposobu działania firmy do wykorzystywanego w niej oprogramowania.
– Braki w funkcjonalności czy niekompatybilność pomiędzy programami używanymi w różnych działach przedsiębiorstwa to czynniki w istotny sposób ograniczające jego rozwój, szczególnie dziś, gdy liczy się elastyczność i błyskawiczne reagowanie na zmiany zachodzące na rynku – mówi Michał Szymczuk, prezes AXHelpers. – Wdrożenie systemu ERP, który integruje wszystkie obszary działalności firmy, pozwala nie tylko sprawniej nią zarządzać w oparciu o aktualne, twarde dane. To również najlepszy sposób na usprawnienie procesów biznesowych i współpracy pomiędzy działami w wyniku stworzenia jednej, centralnej bazy danych, z której korzystają wszyscy pracownicy.
-
Aktualizować czy wymieniać?
Jeśli wdrożony system ERP ma nie więcej niż kilka lat i możliwe jest zaktualizowanie go do wersji dostosowanej do bieżących standardów, warto o to zadbać. Pozwoli to względnie niskim kosztem uzyskać nowoczesne narzędzie do zarządzania firmą w każdym obszarze jej działalności. Warto jednocześnie zwrócić uwagę na to, czy wersja, do której aktualizujemy system, jest nadal wspierana przez producenta i czy będzie wspierana w przyszłości – nie warto inwestować w system, który trzeba będzie za rok lub dwa lata wymieniać na inny, nowszy.
Nieco inaczej sprawa przedstawia się, kiedy system ERP do firmy został zakupiony dawno, czyli 10 lub więcej lat temu, i nie wystarcza już na bieżące potrzeby firmy. W takiej sytuacji najrozsądniejszym wyjściem jest całkowita wymiana przestarzałego systemu na nowy, spełniający wymagania przedsiębiorstwa i dostosowany do współczesnych realiów.
Zdaniem Michała Szymczuka proces wdrożenia systemu ERP w firmie, w której już wcześniej funkcjonował inny system tej klasy, często przebiega sprawniej, niż w przypadku wdrożeń nowych. Dzieje się tak między innymi dlatego, że użytkownicy mają już doświadczenie w pracy z tego typu systemami. Prezes AXHelpers podkreśla również, że coraz popularniejsze staje się obecnie wdrożenie ERP w chmurze – pozwala to przyspieszyć cały proces, zmniejszyć koszty wdrożenia oraz gwarantuje wzrost systemu wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.
