Rozwiązanie KSeF ma za zadanie integrować firmowy system księgowości z Krajowym Systemem e-Faktur. Założenie to ma nieść za sobą wiele biznesowych korzyści — m.in. w zakresie sprawniejszego zwracania podatku VAT. Jaką rolę w tych zmianach pełnią systemy ERP?
Spis treści:
KSeF – jak działa?
KSeF – Krajowy System e-Faktur – jest platformą do wystawiania i odbierania faktur drogą elektroniczną. Dzięki niemu możliwe jest sprawdzanie poprawności podesłanych dokumentów, a następnie decydowanie o ich dopuszczeniu do obrotu. Ustrukturyzowana faktura obejmuje format XML, co jest zgodne ze strukturą e-faktury publikowanej na platformie ePUAP (konkretnie w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych).
Docelowo obowiązek przekazywania faktur do KSeF obowiązywać ma zarówno przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT, jak i przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT.
Korzyści KSeF
Obligatoryjny obieg faktur to przede wszystkim szansa na sprawniejszą analizę procesów obejmujących wystawienie faktury, a także bardziej przejrzyste zestawianie danych na fakturze, których wymaga Ministerstwo Finansów. Sam system ma więc na celu:
- Usprawnić zwrot VAT – czas oczekiwania na zwrot skrócony jest z 60 do 40 dni.
- Znieść obowiązek przechowywania faktur bezpośrednio w biurze – KSeF przechowuje je przez 10 lat.
- Skrócić obieg faktur.
- Ułatwić księgowanie – rozliczenia i księgowanie faktur będzie znacznie usprawnione.
- Dostarczać informacji o fakturach w czasie rzeczywistym.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
- 1 stycznia 2022 roku został uruchomiony Krajowy System e-Faktur i na ten moment jest to rozwiązanie dobrowolne. Oznacza to, że faktury ustrukturyzowane funkcjonują jako jedna z kilku dopuszczalnych form dokumentowania transakcji – na równi z fakturami papierowymi.
- 1 lipca 2024 roku zostanie wprowadzony obowiązek wymiany e-Faktur. Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT będą mieli czas na przygotowanie systemu aż do 1 stycznia 2025 roku.
KSeF – integracja z systemem ERP
ERP – tj. planowanie zasobów przedsiębiorstwa – jest systemem ułatwiającym prowadzenie firmy, wspierającym automatyzację, prowadzenie kadr, produkcję, łańcuch dostaw i co kluczowe – usprawnia także procesy w obszarach finansów. Okazuje się bowiem, że sprawność w zakresie przetwarzania faktur może być kluczowa dla utrzymywania jakości obsługi klienta. Dodatkowo wyeliminowanie ryzyka powstawania wąskich gardeł czy błędów to zapobieganie wielu konfliktom i nierzadko – kryzysowi biznesowemu.
Integracja systemu ERP z KSeF jest więc istotnym krokiem – również z biznesowego punktu widzenia.
Korzyści z integracji systemów ERP z KSeF
ERP pozwala na sprawne pobieranie danych zarejestrowanych jednostek gospodarczych. Następnie dane bezpośrednio wprowadza do kolejnych systemów, znacząco skracając czas ewidencjonowania dokumentów źródłowych w systemach finansowo-księgowych [1]. Dodatkowo ERP posiada specjalne moduły, które pozwalają na sprawne i (co kluczowe!) bezpieczne przekazywanie i przechowywanie dokumentów. Jest to niezwykle istotne, biorąc pod uwagę, że faktura jest najważniejszym dokumentem podatkowym.
Integracja ERP z KSeF pozwala na optymalizowanie procesów związanych z przetwarzaniem faktur, co w ostateczności ułatwia automatyzację pracy. Wynika to z faktu, że jednym z podstawowych funkcji rozwiązań klasy ERP jest mapowanie struktur xml z e-Faktury FA. Automatyczne tworzenie faktur ze wspomnianym już standardem zapewnia bezpieczeństwo i minimalizuje ryzyko powstawania błędów.
Dlatego też możliwość integrowania KSeF z systemami ERP pociąga za sobą szereg korzyści, tj. możliwość pobierania danych z dowolnych źródeł, prowadzenie przejrzystej kontroli procesu wymiany danych, a także wysyłanie danych w dowolnym w formacie (w tym XML). Wraz z integracją, wszystkie procesy zachodzą szybciej, błędy są redukowane, a dział księgowości działa jeszcze efektywniej.
Decydując się na integrację ERP z systemem KSeF, korzystaj z usług firm, np. Anegis, które mają doświadczenie w integracji systemów przedsiębiorstwa z narzędziami i serwisami Ministerstwa Finansów. Dzięki temu zyskujesz:
- kompleksowe wsparcie ze strony wykwalifikowanego zespołu w zakresie uporządkowania procesu elektronicznego fakturowania,
- pełne wdrożenie i parametryzację rozwiązania KSeF,
- wsparcie powdrożeniowe.
Więcej o tym przeczytasz na: https://www.anegis.com/rozwiazania-it/ksef
KSeF a Microsoft Dynamics 365
Od sierpnia 2022 roku, w ramach usługi Electronic Invoicing, wprowadzono nową funkcjonalność integrującą aplikację Dynamics 365 Finance i Dynamics 365 Supply Chain Management z platformą KSeF. W ten sposób możliwe jest dopasowanie funkcjonalności KSeF zarówno do potrzeb firmy, jak i możliwości systemu. Dowiedz się więcej na: https://www.anegis.com/produkty/microsoft-dynamics-365
[1] Talar, T. CYFROWA TRANSFORMACJA A OUTSOURCING USŁUG KSIĘGOWYCH. MODA CZY KONIECZNOŚĆ?.
