Podróże służbowe to doskonała inwestycja w rozwój firmy. Warto wiedzieć, co zmienić w ich organizacji, żeby były atrakcyjne dla pracowników, a przez to efektywniejsze.
W Hotailors cały czas rozmawiamy z klientami i analizujemy zachowania pracowników, by nasza platforma coraz lepiej pomagała w organizacji i rozliczaniu podróży służbowych. Cały czas szukamy też na całym świecie inspiracji i ciekawych rozwiązań. Oto najważniejsze trendy w zarządzaniu wyjazdami biznesowymi, które polscy przedsiębiorcy powinni poznać i wykorzystać do własnych potrzeb.
Spis treści:
Bleisure: praca i wypoczynek
To połączenie jest modne już od kilku lat, ale w 2019 r. przestaje być ciekawostką, a staje się właściwie oczywistością. Bleisure to wyjazd służbowy (business) i prywatny (leisure – odpoczynek) w jednym. Wyobraźmy sobie konferencję w Rzymie, która kończy w piątkowe popołudnie. Po co wracać wieczornym samolotem do Polski, skoro można spędzić w Wiecznym Mieście weekend? Wizja przedłużonego wyjazdu staje się tym bardziej kusząca, im o bardziej odległych i egzotycznych miejscach mówimy. W końcu możliwość połączenia podróży prywatnej i służbowej pozwala pracownikowi zmniejszyć własne wydatki, przede wszystkim na bilety lotnicze. Pozostając przy przykładzie Rzymu: dla firmy nie ma zazwyczaj różnicy czy opłaci podróż powrotną w piątek czy w niedzielę.
Oczywiście z punktu widzenia firmy sprawy nie zawsze są takie proste. Jak podzielić koszty podróży, noclegów i wydatków, żeby łatwo je rozliczyć? Sama organizacja wyjazdu też może być bardziej kłopotliwa. Najłatwiej zarezerwować jeden hotel na cały wyjazd, ale nie zawsze jest to możliwe. Miejsce idealne dla uczestnika konferencji może być zbyt drogie dla pracownika, gdy musi opłacić swoją prywatną część podróży. Jak to zorganizować, by wyjazd biznesowy był efektywny? Zresztą i pracownicy mogą mieć problemy. W ubiegłym roku sieć Hilton przeprowadziła badanie wśród amerykańskich millenialsów – ludzi urodzonych mniej więcej między 1980 a 2000 r. Prawie połowa z nich przyznała, że źle zrozumiała zasady podziału na część służbową i prywatną i nie mogła rozliczyć części kosztów. Mniej więcej tyle samo osób obawiało się, że szefowie krzywym okiem spojrzą na wyjazd przedłużony o wypoczynek.
Skoro z tym tyle problemów, to może lepiej machnąć ręką i kazać pracownikowi wracać z Rzymu w piątkowy wieczór?
To byłby zły krok. Aż trzy czwarte pracowników twierdzi, że podróże służbowe to jedna z ważniejszych wartości ich pracy. Zamiast więc ich ograniczać, lepiej wykorzystać najnowsze technologie (polecam punkt 4: sztuczna inteligencja oraz automatyzacja procesów), by ułatwić organizację i rozliczanie wyjazdów typu bleisure. To może polepszyć atmosferę w pracy i zwiększyć satysfakcję i efektywność pracowników.
Podróże służbowe jako element budowania marki
Wizytówką firmy mogą być wszystkie wyjazdy służbowe. Ich planowanie, organizowanie i rozliczanie musi być jednak proste i szybkie, żeby nie stało się uciążliwością. Z naszego doświadczenia w Hotailors wynika, że dla wyjeżdżających ważne jest również, by nie musieli finansować delegacji sami, a potem czekać na zwrot kosztów.
Dobrze funkcjonująca i przejrzysta polityka podróży sprawi, że wyjazdy będą atrakcyjne i motywujące dla pracowników. Będą również kartą przetargową w czasie rekrutacji. Według badań dla większości zatrudnionych możliwość podróżowania to dodatkowy prestiż, więc delegacje mogą stanowić wartościowy element oferty pracy. A przecież w Polsce już teraz brakuje pracowników, również na stanowiskach specjalistów. Według danych Unii Europejskiej w samym 2017 r. z Polski wyjechało ponad pół miliona osób z wyższym wykształceniem. Dlatego warto zadbać o każdy szczegół, który może przyciągnąć do pracy najlepszych kandydatów.
Dochodzi jeszcze jeden element: bezpieczeństwo kobiet. Według badania Global Business Travel Association aż 40 proc. podróżujących służbowo to panie, a tylko 18 proc. firm w politykach podróży bierze pod uwagę ich potrzeby. Tymczasem według GBTA aż 82 proc. kobiet obawia się wyjazdów do niektórych krajów ze względu na różnice kulturowe i kwestię praw kobiet, 75 proc. obawia się molestowania seksualnego, a 73 proc. fizycznej napaści.
W polityce podróży firmy mogą zapisać rozwiązania, które będą chroniły kobiety. Może być to lista krajów podwyższonego ryzyka, w których będą wymagane dodatkowe zabezpieczenia – na przykład całodobowa lokalizacja pracowniczki i możliwość natychmiastowego kontaktu w celu wezwania szybkiej i skutecznej pomocy. Może być to wymóg rezerwowania hoteli z 24-godzinną ochroną czy pokojów z dodatkowymi zamkami. Można też zawsze wynajmować paniom sprawdzone auto z kierowcą w drodze z i na lotnisko – taksówki bowiem, szczególnie w nocy, mogą być dla kobiet ryzykownym środkiem transportu.
Warto o takich rozwiązaniach pomyśleć, bo wypracowanie szczegółowych zasad daje firmom przewagę w przyciąganiu specjalistek.
Rozsądne oszczędności czyli optymalizacja kosztów
Global Business Travel Association przewiduje, że w 2019 r. ceny lotów wzrosną o 2,6 proc., a hoteli o 3,7 proc. Dla firm, których pracownicy często wyjeżdżają, może to być poważne obciążenie. W epoce wideokonferencji wydawałoby się jednak, że łatwo zrezygnować z kosztownych podróży służbowych.
To jest jednak bardziej skomplikowane. Wyjazd biznesowy to inwestycja. Żeby zbudować trwałe relacje z partnerami trzeba się dobrze poznać. Bez spotkań to właściwie niemożliwe.
Firmy powinny jednak próbować wykorzystać najnowsze technologie komunikacyjne. Nie warto przy tym szukać prostych oszczędności. Są ważne spotkania, na których trzeba być obecnym osobiście i w świetnej formie: wtedy nie można oszczędzać na hotelu czy przelotach. Część spotkań roboczych z pewnością jednak można zastąpić telekonferencjami. Trzeba wziąć też pod uwagę dobro pracowników. Czy podróż przez pół świata na jedno spotkanie ma sens? Będzie poważnym wydatkiem, a pracownik może dojść do wniosku, że firma zupełnie nie szanuje jego czasu.
Dlatego optymalizację kosztów trzeba rozpocząć od dokładnej analizy wszystkich wyjazdów służbowych ze względu na ich zasadność, koszt i zaangażowanie czasowe pracowników. Później trzeba pamiętać, by oszczędności nie wpłynęły na efektywność pracowników: dodatkowe przesiadki, niski standard hotelu czy jego złe położenie spowodują zmęczenie pracownika, a w końcu – gorsze wyniki firmy.
Firmowa polityka podróży powinna być elastyczna i uwzględniać również – w miarę możliwości – alternatywne sposoby organizacji spotkań biznesowych. Może uwzględniać apartamenty czy wysokiej jakości hostele jako noclegi, a oprócz tradycyjnych przestrzeni konferencyjnych – również przestrzenie coworkingowe. Warto zwrócić uwagę na popularność ekonomii współdzielenia wśród młodszych pracowników i uwzględnić możliwość korzystania np. z przejazdów Uberem zamiast taksówkami. Pracownicy będą zadowoleni, polepszy się wizerunek firmy, a jednocześnie wydatki będą niższe. Wszyscy na tym wygrywają.
Sztuczna inteligencja oraz automatyzacja procesów
Lepiej zorganizowane podróże, wykorzystanie ekonomii współdzielenia, uwzględnienie wyjazdów bleisure, a do tego elastyczna polityka podróży uwzględniająca zmieniające się okoliczności – pracodawcy muszą wziąć pod uwagę coraz więcej czynników. A do tego dochodzą zmieniające się przyzwyczajenia podróżujących. Pracownicy chcą mieć wpływ na swoje wyjazdy i możliwość wyboru hotelu czy samolotu. Przyzwyczaili się do tego organizując prywatne podróże i tę wygodę chcieliby mieć również w pracy. Z drugiej strony firmy chcą skutecznie zarządzać budżetem na podróże służbowe, żeby móc reagować na bieżąco na zmieniające się okoliczności. Wyzwaniem jest też organizowanie i rozliczanie podróży służbowych pracowników zewnętrznych.
Rozwiązaniem jest automatyzacja części procesów i wykorzystanie sztucznej inteligencji, która szybciej, efektywniej i taniej uwzględni wszystkie potrzeby firmy. To właśnie z takich potrzeb wyrosło Hotailors. Z jednej strony za pomocą naszej platformy do organizacji podróży służbowych wszyscy pracownicy mogą rezerwować wyjazdy w ramach przysługujących im limitów. Z drugiej firma otrzymuje dokładną kontrolę wydatków w czasie rzeczywistym, a na koniec miesiąca jedną zbiorczą fakturę. Rozliczanie kosztów staje się dziecinnie łatwe.
Co ważne – podróżujący mają zapewnione przez cały czas wsparcie agentów podróży. A to kolejny ciekawy trend: wszyscy chcą automatyzacji oraz wsparcia sztucznej inteligencji, ale jednocześnie w sytuacjach kryzysowych liczą na pomoc drugiego człowieka. Dlatego zmienia się też rola agentów podróży. Technologia staje się narzędziem do codziennej obsługi, a agent – ekspertem. Amerykańskie Stowarzyszenie Doradców Turystycznych (American Society of Travel Advisors – ASTA) w ubiegłym roku zmieniło zresztą nazwę. „Agenci” stali się „doradcami”. Wynika to właśnie ze zmiany roli agentów podróży, spowodowanej również przez rozwój technologii.
Zawsze pod ręką
W 2019 r. klient chce mieć łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. Oznacza to, że firma obsługująca podróże służbowe powinna obsługiwać zapytania na różnych kanałach (idea multichannel), które powinny być ze sobą zintegrowane. Kluczowa jest łatwość dostępu i kontaktu. Współczesny podróżujący oczekuje, że proces wyszukiwania oferty będzie szybki i efektywny: propozycje mają idealnie pasować do jego potrzeb. Ważny jest system rekomendacji i opinii innych klientów, wysokiej jakości zdjęcia – nie tylko te dostarczane przez biuro podróży. Ciekawym elementem będzie możliwość rozpoznawania mowy. To jeszcze bardziej ułatwi obsługę i wsparcie podróżnego, na przykład w sytuacji kryzysowej, dlatego jest to rozwiązanie, które będziemy chcieli rozwijać w Hotailors.
Dostępność oznacza również rozwój aplikacji mobilnych i możliwość korzystania z usług na ekranie smartfona. Ale to tylko jeden z aspektów tego trendu, bo równie ważne jest doskonałe zaprojektowanie przyjaznej strony internetowej.
Na pewno będą się rozwijały narzędzia dodatkowe, również usługowe, które ułatwiają i zwiększają komfort podróży. Mogą być to rekomendacje atrakcji (tak jak TripAdisor), fryzjera w nieznanym dla przyjezdnego miejsca (np. Booksy), a także aplikacje umożliwiające niedrogie i sprawne poruszanie się po nieznanym mieście (tak jak Uber czy Taxify).
