Prawie 1700 właścicieli e-biznesów, którym nie udało się uzyskać dofinansowania w ostatnim naborze PO IG 8.1 skarży się na zbyt ostre procedury i brak wyrozumiałości urzędników. Tymczasem unijna droga 160 szczęśliwych start-upów nie jest usłana różami, a raczej tonami faktur, zaświadczeń, rozliczeń i innych dokumentów. Prawdziwa walka o dotacje dopiero się dla nich zaczyna.
Wyniki ostatniego naboru wniosków do Działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka wzbudziły wiele kontrowersji w środowisku początkujących e-przedsiębiorców. Rozczarowani właściciele internetowych biznesów, którzy nie zdołali przekonać unijnych przedstawicieli do swoich innowacyjnych pomysłów, protestują przeciwko rygorystycznym przepisom oraz rozdysponowaniu przez PARP tylko 75 mln zł z dostępnych 320 na ten cel. Swoje zarzuty często zamieszczają na wirtualnych forach, a nawet zakładają strony internetowe, skupiające niedoszłych beneficjentów unijnej pomocy (np. www.oszukaniprzezunie.pl). Co gorsza, wszystko wskazuje na to, że najbliższy proces rozpatrywania wniosków może zakończyć się podobnymi wynikami. Jak podaje PARP w naborze prowadzonym od 9 maja do 3 czerwca 2011 r. złożono 1398 wniosków o dofinansowanie, których łączna wartość przekracza dostępne środki o prawie 100 proc. W połączeniu z restrykcyjnymi szacunkami urzędników może więc okazać się, że do grona zawiedzionych start-upowców dołączą kolejni, którym również nie powiedzie się w walce z unijnymi procedurami. Wbrew pozorom jednak ta walka nie kończy się na szczęśliwym wygraniu wyścigu o dotację. Jak pokazuje doświadczenie dofinansowanych e-biznesów oraz firm consultingowych obsługujących unijne projekty, właściwe prowadzenie dokumentacji i księgowości, to prawdziwe wyzwanie, nawet dla doświadczonych przedsiębiorców z długoletnim stażem. Na co muszą się przygotować start-upy, kiedy uda im się wygrać konkurs?
Papiery, dokumenty, pisma
Pierwszą poważną inwestycją dla dotowanego e-biznesu będzie zakup solidnej, biurowej szafy, która utrzyma ciężar wymaganej przez unijne przepisy dokumentacji. Musi być ona nie tylko dostarczana do lokalnych oddziałów PARP-u w wyznaczonych terminach, ale również na bieżąco archiwizowana. W ramach Działania 8.1 PO IG wiele terminów jest szczególnie nieelastycznych, np. na złożenie wniosku o płatność pośrednią beneficjent ma 30 dni od zakończenia danego etapu realizacji projektu, płatność końcową należy złożyć najpóźniej w dniu zakończenia projektu, wniosek o aneks najpóźniej 30 dni od zaistnienia przyczyny, a w przypadku wydłużania terminu realizacji projektu co najmniej na 30 dni przed jego zakończeniem. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji wiąże się najczęściej z koniecznością poświęcania wielu godzin na uzupełnianie unijnych druków, kompletowanie niezbędnych pism i śledzenie zmian w przepisach na stronach internetowych instytucji, takich jak PARP, MRR i RIF. Błędy popełnione przy tych czynnościach mogą skutkować koniecznością nanoszenia korekt, a co za tym idzie opóźnieniem w weryfikacji wniosków i wypłacie kolejnych transz finansowych. Szczególnie kłopotliwe okazuje się to w przypadku sporządzania dokumentacji księgowej – Beneficjenci często zapominają o konieczności wyodrębnienia oddzielnej ewidencji księgowej na potrzeby realizacji swojego przedsięwzięcia. Takie niedopatrzenie może zostać wykazane jako błąd najpóźniej na etapie kontroli projektu. Warto więc zastanowić się wcześniej czy jesteśmy w stanie okiełznać dokumentację rozliczeniową i pilnować terminów, czy też lepiej będzie zlecić takie zadania – radzi Zofia Cierzniak, kierownik zespołu rozliczeń z ECDF, najskuteczniejszej w Polsce firmy pod względem zdobywania dofinansowania na projekty z 8.1. Oczywiście należy również zwracać uwagę na drobniejsze, aczkolwiek nierzadko sprawiające wiele problemów pomyłki, jak niewłaściwe bądź wybrakowane dane w fakturach i dowodach przelewów.
Nepotyzm nie dla unijnych beneficjentów
Jedne z najbardziej restrykcyjnych przepisów unijnych dotyczą wyboru dostawcy urządzenia, maszyny, czy usługi niezbędnych do realizacji projektu. Od 5 stycznia 2011 r. beneficjentów Programu Operacyjnego IG obowiązuje zmieniona ustawa o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Modyfikacja dotyczy zakazu posiadania powiązań osobowych i kapitałowych z dostawcą, co ma zagwarantować uczciwą konkurencję w trakcie wyboru najkorzystniejszej propozycji współpracy spośród zgłoszonych do konkursu. Dofinansowany e-biznes zobowiązany jest więc do prawidłowego sformułowania zapytania ofertowego, tak by nie było zbyt szczegółowe i, co za tym idzie, nie wskazywało na konkretnego dostawcę,jak np. producent czy wykonawca. Ponadto musi on przygotować się na długi i nierzadko skomplikowany proces selekcji i oceny zgłoszonych ofert.
Unia da, ale nie od razu
Cierpliwość to na pewno jedna z cnót, która charakteryzuje wzorowego beneficjenta Działania 8.1 POIG. Realizacja projektu dotacyjnego odbiega od prowadzenia codziennej działalności gospodarczej. Zdarza się, że urzędnikowi trzeba tłumaczyć kwestie oczywiste i logiczne z punktu widzenia biznesowego w żmudnej i długotrwałej korespondencji. Ponadto oczekiwanie na kolejne transze dofinansowania również wymagają nie mniejszej wytrwałości, tak psychicznej, jak i finansowej. – Wniosek, o wypłatę kolejnej części dotacji złożyliśmy w lipcu, rekomendowany ze strony WARP został we wrześniu, a dofinansowanie wypłacone dopiero pod koniec maja bieżącego roku – mówi Agnieszka Rusin, kierownik sprzedaży z firmy L- System, która otrzymała dofinansowanie z UE na system do obsługi szkoleń YALA. Zabezpieczenie środków własnych na realizację projektu w przypadku opóźnienia w wypłacie dotacji pośredniej jest kolejnym ważnym zadaniem dla dofinansowywanego z unii start-upu. Właściciele e-biznesów muszą bowiem przestrzegać terminów płatności za faktury i wynagrodzenia, aby wykazać swoją płynność finansową.
Kwalifikowane czy nie?
Jednym z zagadnień, jakie sprawia najwięcej kłopotów start-upom, jest odpowiednie ukazanie kosztów, które można uznać za kwalifikowane. – Z doświadczenia wiemy, że beneficjenci działania 8.1 POIG najczęściej popełniają błąd przy wykazywaniu kosztów poświęconych na promocję swoich firm. Zazwyczaj wiąże się to z brakiem logotypu Unii Europejskiej i Programu Innowacyjna Gospodarka oraz hasła promocyjnego określonego w umowie w materiałach reklamowych. W takim przypadku, mimo że postępowano zgodnie z harmonogramem, to dofinansowanie nie zostanie przyznane i wydatki na promocje przedsiębiorca musi pokryć we własnym zakresie – tłumaczy Zofia Cierzniak z ECDF. Inną pomyłką popełnianą przez dotowanych właścicieli start-upów jest nieuwzględnienie w harmonogramie niezbędnych do realizacji projektu usług, np. księgowych czy prawnych. Należy je przedstawić już na etapie sporządzania dokumentacji aplikacyjnej, bo w przeciwnym wypadku nie będzie możliwości ich dopisania jako koszty kwalifikowane.
Projekty dotowane z Działania 8.1 POIG są specyficznym rodzajem dofinansowywanych z Unii przedsięwzięć. Szybki postęp technologiczny sprawia, że często w trakcie całej procedury rozpatrywania wniosków i ich realizacji dochodzi do zmian wymuszających modyfikacje we wcześniej przyjętym przez start-up harmonogramie. Do tego stawiane przez Unię wymogi i złożoność procesu przyznawania dotacji powodują, że beneficjenci często nie doszacowują nakładu czasu, który muszą poświęcić na właściwe prowadzenie swojego projektu. Dlatego, aby uniknąć konieczności zwrotu dofinansowania czy przyznanych zaliczek, warto wcześniej zastanowić się nad dobrem rzetelnych partnerów biznesowych – dostawców usług, księgowych czy radców prawnych. Pomocne okazują się również wskazówki doradców z firm consultingowych bądź zatrudnienie dodatkowego pracownika, który ma wiedzę na temat unijnych procedur.
Działanie 8.1 to realna szansa dla wielu e-biznesów. Składając wniosek o dofinansowanie w tym konkursie trzeba jednak pamiętać, że wygrana to dopiero początek drogi i prawdziwy start zmagań z unijną biurokracją, która wymaga wiedzy, czasu, uporządkowania i cierpliwości. Dlatego warto skorzystać z pomocy, która pozwoli skoncentrować się na rozwijaniu biznesu. Przy dobrym przygotowaniu do dotacyjnego toru z przeszkodami każdy ma szansę na realizację swojego wymarzonego start-upu.
