Zysk w księgach, a pieniędzy brak. Dlaczego nawet rentowna firma może stracić płynność finansową?

Podczas gdy harmonogram podatków, składek ZUS i wypłaty wynagrodzeń nie wybacza spóźnień, terminy wpłat od kontrahentów bywają mocno elastyczne. Według danych z European Payment Report 2026 polskie przedsiębiorstwa otrzymują po terminie aż 11,4 proc. rocznych przychodów – przy czym ich margines odporności na zatory płatnicze to zaledwie 11,5 proc. Ten mikroskopijny bufor pokazuje, jak blisko krawędzi działa dziś wiele firm. W efekcie nawet rentowne biznesy z dnia na dzień mogą stracić swoją płynność finansową. Czy da się przed tym jakoś uchronić?

Ile firmy czekają na przelew?

W transakcjach B2B w Polsce na wpłatę od kontrahenta czeka się średnio około 64 dni, mimo że średni umowny termin wynosi 43 dni. Takie wnioski płyną z odpowiedzi 250 polskich przedsiębiorstw przeanalizowanych przez szwedzką grupę zarządzania wierzytelnościami w ramach badania obejmującego łącznie 8385 firm.

Problem opóźnień narasta lawinowo: co trzecia polska firma (36 proc.) przyznaje, że zatory płatnicze bezpośrednio utrudniają jej regulowanie własnych zobowiązań wobec dostawców.

Wyniki te pochodzą z kameralnej próby badawczej, dlatego niewielkie odchylenia statystyczne należy traktować raczej jako sygnał rynkowy niż twardy pomiar. Wskazują one jednak jednoznacznie, że przeciętne przedsiębiorstwo balansuje na granicy płynności finansowej.

Szerszy obraz sytuacji wyłania się z raportu „Szybki Monitoring NBP”: w I kwartale 2026 r. brak problemów z płynnością zadeklarowało 82,4 proc. ankietowanych przedsiębiorstw. Trudności finansowe nie dotykają wprawdzie całego rynku, ale w grupie dotkniętych nimi podmiotów ulegają wyraźnemu pogłębieniu. Według BIG InfoMonitor i BIK zaległości firm wobec kontrahentów i banków zbliżyły się na koniec czerwca 2026 r. do 47 mld zł, a na jednego dłużnika przypada już około 150 tys. zł, o 8 tys. zł więcej niż rok wcześniej.

Kto najdłużej czeka na uregulowanie faktur?

Na końcu kolejki po płatności stają zazwyczaj mniejsi oraz nowi kontrahenci – tak wyniki wrześniowego badania „Skaner MŚP” komentuje Paweł Szarkowski, prezes BIG InfoMonitor.

Wśród 500 mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw sprzedających z odroczonym terminem płatności, przebadanych przez Keralla Research, aż 75,2 proc. przyznało, że termin uregulowania faktury zależy od wielkości partnera lub stażu współpracy. Jednakowe zasady wobec wszystkich stosuje jedynie 21,4 proc. ankietowanych.

Badanie objęło podmioty dokonujące płatności, a nie te, które na nie czekają – dlatego wniosek dotyczący pozycji mniejszych partnerów stanowi interpretację ekspercką. Obserwacje te pokrywają się z relacjami samych poszkodowanych: z danych European Payment Report 2026 wynika, że aż 55 proc. polskich firm zgodziło się na wydłużenie terminów pod presją dużych korporacji, a 58 proc. zaakceptowało mniej korzystne warunki z obawy przed utratą klienta.

Prawo chroni mniejszych tylko częściowo. Duży podmiot nie może narzucić mikro-, małemu ani średniemu kontrahentowi terminu dłuższego niż 60 dni od doręczenia faktury. Z kolei spółki generujące największe zatory płatnicze są dyscyplinowane przez UOKiK, który od początku 2026 r. do 9 kwietnia nałożył na osiem z nich kary o łącznej wartości ponad 2,6 mln zł. Dla małego przedsiębiorstwa, które musi wypłacić wynagrodzenia np. do 10. dnia miesiąca, kluczowy pozostaje jednak moment faktycznego wpływu środków na konto.

Zysk powstaje w momencie fakturowania, gotówka – po przelewie

Przychód oraz wynikające z niego zyski i zobowiązanie podatkowe powstają w momencie wykonania usługi lub wystawienia faktury, niezależnie od tego, czy klient uregulował należność. Tak działają przepisy o PIT i CIT, a podatki pośrednie (VAT) należy co do zasady rozliczyć za miesiąc, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar.

Zysk pokazuje więc, ile firma zarobiła. Z kolei płynność finansowa określa, czy w dniu regulowania wynagrodzeń, składek ZUS i podatków przedsiębiorstwo dysponuje na rachunku środkami pozwalającymi na uregulowanie tych zobowiązań.

Sprawę dobrze obrazuje uproszczony przykład liczbowy: spółka z o.o. ostatniego dnia września wystawia swojemu jedynemu klientowi fakturę na 100 000 zł netto (123 000 zł brutto) z 43-dniowym terminem płatności. Realizacja zlecenia wymaga poniesienia 50 000 zł kosztów pracy (wynagrodzenia wraz ze składkami ZUS i zaliczkami na PIT) oraz zakupu materiałów za 30 000 zł netto (36 900 zł brutto), z terminem płatności wobec dostawcy wynoszącym 30 dni. Zysk przed opodatkowaniem wynosi 20 000 zł, a po uwzględnieniu 9-proc. stawki CIT (przy założeniu statusu małego podatnika) – 18 200 zł. Klient reguluje jednak płatność zgodnie ze średnią z badania: po 64 dniach.

Do końca października spółka przeznacza na obsługę zlecenia 104 800 zł, podczas gdy środki od kontrahenta wpływają na jej konto prawie dwa miesiące po uregulowaniu wynagrodzeń pracowników. Na rachunku pozostaje wówczas 18 200 zł, czyli dokładnie kwota zysku netto.

Rachunek się zgadza, ale przez ten czas firma finansuje zlecenie kwotą prawie sześć razy większą niż wypracowany zarobek. Nawet uregulowanie faktury w umownym terminie 12 listopada nie zmieniłoby faktu, że koszty pracownicze i podatki muszą zostać pokryte z własnych środków kilka tygodni wcześniej. Trzytygodniowe opóźnienie potęguje ten problem.

Przy stałej sprzedaży ta luka płynnościowa zyskuje charakter trwały. Jeśli spółka co miesiąc wystawia faktury na sumę 123 000 zł brutto (ok. 4100 zł dziennie), a klienci regulują je po 43 dniach, wartość jej zamrożonych należności wynosi stale około 176 300 zł.

Przesunięcie terminu wpłat do 64 dni podnosi tę kwotę do około 262 400 zł. Trzy tygodnie zwłoki zamrażają więc 86 100 zł, co stanowi równowartość blisko pięciu miesięcy zysku netto. Tej kwoty nie widać w rachunku wyników. Widać ją jednak na rachunku bankowym albo w stopniu wykorzystania limitu kredytowego.

Kalendarz płatności ważniejszy niż bieżące saldo

Ryzyko utraty płynności ujawnia się w konkretnych terminach, podczas gdy saldo rachunku odzwierciedla jedynie stan na dany dzień. Podstawą zarządzania finansami pozostaje zatem harmonogram, w którym stałe zobowiązania (wynagrodzenia do 10., składki ZUS do 15. lub 20., zaliczki na PIT i CIT do 20. oraz VAT do 25. dnia miesiąca) są zestawione z wpływami, na które firma może realnie liczyć przed każdą z tych dat.

W tego typu prognozach warto uwzględniać historyczne terminy wpłat poszczególnych kontrahentów, a nie daty wynikające wprost z faktur. Ogólne średnie statystyczne dają mały wgląd w postawę konkretnego odbiorcy: jeden reguluje rachunki w terminie, inny spóźnia się o dwa miesiące. W przypadku uzależnienia od jednego kluczowego kontrahenta od jego przelewu zależy wręcz płynność firmy w całym miesiącu.

Podstawą skutecznego zarządzania należnościami jest rzetelne zestawienie wystawionych faktur z ich umownymi oraz faktycznymi datami spłaty. Raport ten jasno wskazuje, którzy kontrahenci cyklicznie opóźniają płatności oraz jaki odsetek przychodów generują. Im szybciej kadra zarządzająca zidentyfikuje te zależności, tym więcej czasu zyskuje na renegocjację warunków z klientem, elastyczne zarządzanie własnymi zobowiązaniami lub pozyskanie finansowania zewnętrznego.

Metoda kasowa: podatek dopiero po uregulowaniu faktury

Część zobowiązań podatkowych można regulować dopiero po faktycznym otrzymaniu środków od kontrahenta, o ile przedsiębiorstwo spełnia określone wymogi prawne.

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może wybrać kasowy PIT – w takim modelu przychód wykazuje się dopiero po otrzymaniu zapłaty, jednak nie później niż dwa lata od daty wystawienia faktury. Od 2026 r. z tego rozwiązania mogą korzystać firmy, których przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 2 mln zł (wcześniej limit wynosił 1 mln zł).

Z kolei opisywana wcześniej jako przykład spółka może rozliczać VAT metodą kasową, o ile posiada status małego podatnika – czyli wartość jej sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w 2025 r. progu 2 mln euro (8 517 000 zł). Należny VAT odprowadza się wówczas za miesiąc, w którym nastąpił faktyczny wpływ środków, natomiast VAT naliczony odlicza dopiero po uregulowaniu należności wobec dostawców. W omawianym przykładzie zobowiązanie z tytułu VAT w wysokości 23 000 zł przesunęłoby się z września na grudzień.

Jeżeli faktura pozostaje nieopłacona przez 90 dni od upływu terminu jej płatności, wierzyciel ma prawo skorzystać z ulgi na złe długi, czyli pomniejszyć podstawę opodatkowania w podatku dochodowym oraz VAT o wartość nieuregulowanej należności. Jest to jednak rozwiązanie chroniące przed skutkami całkowitego braku zapłaty ze strony kontrahenta – w przypadku opóźnień sięgających zaledwie kilku tygodni mechanizm ten nie znajduje zastosowania.

Wdrożenie któregokolwiek z tych rozwiązań wymaga jednak prowadzenia szczegółowej ewidencji, w której przy każdej pozycji odnotowuje się trzy kluczowe daty: wystawienia dokumentu, umownego terminu płatności oraz faktycznej realizacji przelewu.

Jak biuro rachunkowe może w tym pomóc?

Biuro rachunkowe dostarcza zestawienie danych niezbędnych do stworzenia takiego harmonogramu: zaksięgowaną sprzedaż i zakupy, wyciągi bankowe oraz z wyprzedzeniem wyliczone kwoty podatków i składek ZUS. Mechanizm ten działa niezawodnie pod warunkiem, że dokumenty trafiają do księgowości na bieżąco.

Jeżeli dokumenty kosztowe dostarczane są z kilkutygodniowym opóźnieniem, o wysokości zobowiązania z tytułu VAT czy zaliczki na podatek przedsiębiorca dowiaduje się zaledwie na kilka dni przed upływem terminu ich płatności – co uniemożliwia elastyczne zaplanowanie wydatków.

W biurze rachunkowym online iKsięgowa, świadczącym usługi w całej Polsce, proces ten jest maksymalnie uproszczony: przedsiębiorca wystawia faktury sprzedaży w panelu klienta, a dokumenty kosztowe oraz wyciągi bankowe przesyła przez system, mailowo lub w formie zdjęcia z aplikacji mobilnej.

Po zaksięgowaniu dokumentów biuro przekazuje wiadomością e-mail oraz SMS-em wyliczone kwoty podatków i składek ZUS, a także wysyła wymagane deklaracje do urzędów w imieniu klienta. Przebieg obsługi krok po kroku biuro opisuje na stronie: https://iksiegowa.pl/oferta/.

Ewidencję dokumentów, wyliczanie podatków i składek oraz pilnowanie terminów składania deklaracji można zatem powierzyć biuru rachunkowemu. Dbałość o urzędowy kalendarz przejmują wówczas specjaliści, co pozwala przedsiębiorcy skoncentrować się na kluczowych decyzjach biznesowych: negocjacjach z kontrahentem opóźniającym płatności oraz precyzyjnym ustalaniu warunków kolejnych umów. Przed podpisaniem nowego kontraktu wystarczy zweryfikować dotychczasową terminowość wpłat danego klienta oraz oszacować wysokość środków, jakie firma musi zaangażować w realizację zlecenia przed otrzymaniem końcowego przelewu.