Monika Nowecka: Zasoby ludzkie i technologia kapitałem firm outsourcingowych

0

Outsourcing przeżywa obecnie boom praktycznie w każdej branży. Firmy coraz chętniej przekazują prowadzenie dokumentacji księgowej, czy kadrowo-płacowej podmiotom zewnętrznym. Nic dziwnego, bo to duże ułatwienie dla spółki. Jakie płyną z tego korzyści?

Monika Nowecka – Wiceprezes Zarządu, Partner Zarządzająca Działem Usług Księgowych i Kadrowo-Płacowych Mazars
Monika Nowecka – Wiceprezes Zarządu, Partner Zarządzająca Działem Usług Księgowych i Kadrowo-Płacowych Mazars

Nowy wymiar outsourcingu

Na temat outsourcingu zostało napisanych już wiele artykułów. Jednak niewiele materiałów koncentruje się na podmiocie świadczącym tego rodzaju usługi, jako na przedsiębiorstwie, jego organizacji oraz jego głównych aktywach.

Kompetencje merytoryczne mają kluczowe znaczenie z punktu widzenia rodzaju i jakości świadczonych usług oraz ograniczania ryzyka prowadzenia działalności, bowiem za nimi stoją zasoby ludzkie, a te zasoby to kapitał ludzki. Jednak żeby móc mówić o kapitale ludzkim trzeba porzucić myślenie, że pracownicy to tylko zasoby. W tej branży to właśnie oni są filarem firmy, dlatego że od ich wszechstronnych kompetencji zależą jej wyniki i przewaga konkurencyjna. Firmy z tej branży, tak jak każde inne przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości, chcą być przyszłościowe, dlatego też muszą podążać za zmieniającym się otoczeniem gospodarczym, zarówno w zakresie menedżerskim, jak i technologicznym. Dodatkowo dla tej branży bardzo istotne, z punktu widzenia jej organizacji i szeroko rozumianych inwestycji, są zmiany prawa bilansowego i podatkowego, bo to one wpływają na konieczność dostosowania kompetencji, oferty, cen świadczonych usług, a obecnie również technologii.

Zasób a kapitał?

Kapitał ludzki to ludzie posiadający wiedzę i umiejętności, doświadczenie zawodowe, aspiracje, motywacje i postawy. To powiązania, relacje i stosunki międzyludzkie, poziom zaufania, a także obowiązująca kultura, czyli wzorce zachowania, normy i wartości. Teoria kapitału ludzkiego wskazuje, że różnice w płacach są skutkiem różnic w wydajności pracy, a nie stażu pracy. Z kolei wyższe kwalifikacje i wydajność definiują wyższe płace, które rosną również z wiekiem i stażem zawodowym.

Aby przejść z zarządzania zasobami ludzkimi do zarządzania kapitałem ludzkim, niezbędne są nowe zadania, a mianowicie nawiązanie partnerskich relacji pomiędzy zarządzającymi a pracownikami i przygotowanie ich do samodzielnego działania. Dochodzi do tego poprzez podwyższanie kwalifikacji i kształtowanie nowego stylu pracy, opartego na przekazywaniu odpowiedzialności i zapewnieniu im udziału w podejmowaniu decyzji, w tym strategicznych.

Aktualne zarządzanie firmą jest ukierunkowane na efektywne funkcjonowanie, które wymaga demokracji i współdziałania z pracownikami, otwartych i swobodnych dyskusji oraz wspólnego ustalania wizji, celów i środków ich realizacji, rzetelnego informowania, z pominięciem biurokracji. Z tego względu w ostatnim czasie najbardziej zmieniło się zarządzanie pracownikami niższego szczebla, szczególnie w zakresie ich motywacji, dbania o ich poczucie odpowiedzialności czy utożsamiania się z firmą. Młodzi ludzie, z pokoleń określanych różnymi literami alfabetu, nie są egocentrykami, dlatego trzeba pamiętać, że szukają organizacji, która pozwoli im współdziałać, współdecydować i czerpać satysfakcję z osiągnięć zarówno własnych, jak i firmy.

Podejście pro pracownicze

Należy zrezygnować z systemu nakazowego i pobudzać ducha partnerstwa, bo wykonywanie poleceń przestaje być gwarancją sukcesu. Lojalność wobec firmy powinna być zastąpiona zaangażowaniem na rzecz osiągnięcia sukcesu, z którym utożsamiać powinni się zarówno zarządzający, jak i zarządzani. Jeśli pracownicy otrzymują dużą suwerenność intelektualną, stają się bardziej niezależni. Jednak w tym samym momencie należy pamiętać, że muszą być oni lepiej poinformowani. Potrzebują dobrej informacji i większej wiedzy, by móc szybko reagować na wymagania klientów. W związku z tym należy bezwzględnie zachować kolejność – najpierw pracownik, później klient. Zadowolony pracownik prawidłowo obsłuży klienta, a to wpłynie na wyniki i postrzeganie firmy.

Warunkiem sukcesu firmy outsourcingowej, w zasadzie jak każdej innej, jest ścisłe powiązanie systemu motywowania pracowników z jej celami i strategią, tak aby pracownicy wykonywali z własnej woli dobrze to, co wynika z ich prawnego i moralnego obowiązku. W każdym przypadku, niezależnie od zajmowanego stanowiska, motywowanie jest umiejętnością integracji wielu czynników odnoszących się nie tylko do zawartości portfela pracowników, ale także poczucia ich własnej wartości i stylu bycia. To sprawia, że pieniądze stają się tylko jednym z wielu komponentów systemu premiowania pracowników. Wynagrodzenie jest i będzie motywacją podstawową, a również powinno być skutecznym instrumentem pobudzania i wykorzystania aktywności zawodowej pracowników, nie można jednak zapominać o świadczeniach pozapłacowych. Dodatkowo, a może przede wszystkim, szacunek i dobra atmosfera zatrzyma pracowników na dłużej, a nawet jeśli odejdą, to na długo staną się ambasadorami poprzedniego pracodawcy. Motywowanie nie może sprowadzać się wyłącznie do kreacji płac, ponieważ jest to droga donikąd, a do tego niezwykle kosztowna.

Czytaj również:  Compliance – komplementarne usługi przy tworzeniu SSC

Nie można natomiast pominąć rozwoju miękkich kompetencji pracowników wyższego szczebla oraz komunikacji wewnętrznej – strategicznej z zarządzającymi oraz operacyjnej w projektach klienckich. Kompetencje miękkie pozwalają szybko dopasować ludzi i firmę do zachodzących zmian, a obecnie funkcjonujemy w bardzo zmiennym otoczeniu. Oprócz tego należy stawiać na osoby potrafiące myśleć kreatywnie. Kompetencje miękkie powinny być wkomponowane w plan szkoleń w każdej ścieżce kariery, począwszy od najniższych stanowisk, tak aby na każdym etapie rozwoju zawodowego pracownicy posiadali umiejętność ich wykorzystania.

Misja Human Resources

W kontekście kapitału ludzkiego należy podkreślić szczególną wagę działów HR, które zmieniły swoją funkcję z administracyjnej na strategiczną.  Stanowią one ważny element w kreowaniu polityki zarządzania kapitałem ludzkim i drzemiącymi w nim talentami oraz tworzeniu niematerialnych benefitów pozapłacowych. Działy HR pełnią też funkcję doradczą dla osób zarządzających w mniejszych firmach, które próbują odciążyć osoby zarządzające w tych obowiązkach. Jeśli zatrudnienie etatowe specjalisty HR jest zbyt kosztowne, to warto skorzystać z outsourcingu specjalizującego się w tym zakresie.

Działy te odgrywają również bardzo ważną rolę przy wdrażaniu nowych technologii. Bowiem z wyprzedzeniem trzeba przygotować zespół do nowych kompetencji lub reorganizacji, a przede wszystkim efektywnie zarządzać zmianą. Automatyzacje  czy nawet robotyka (RPA) wchodzą do firm outsourcingowych z przytupem. Liczne zmiany prawa, JPK, e-zwolnienia, e-teczki czy elektroniczne sprawozdania finansowe, ale przede wszystkim oczekiwania klientów na realizację usług w czasie rzeczywistym powodują, że zmiany technologiczne są niezbędne. Niedobór pracowników i rosnące koszty wynagrodzeń skłaniają też firmy outsourcingowe do wdrażania rozwiązań technicznych, tworzenia nowych struktur będących połączeniem kompetencji merytorycznych i IT. Główną barierą dla zastosowania robotyzacji jest brak przygotowania procesów i ludzi do wdrożenia RPA.

Postaw na outsourcing

Firmy outsourcingowe mają przewagę kompetencji przy realizacji różnych projektów i szybciej inwestują w automatyzacje oraz robotykę, przez co zwiększają swoją atrakcyjność rynkową. Jak każda inna organizacja muszą przygotować się do wdrożenia nowoczesnych rozwiązań. Aby zrobić to dobrze, muszą pokazać pracownikom im wartość dodaną nowych systemów. To one pozwolą firmom szybciej i efektywniej odtwarzać zaistniałe operacje gospodarcze, pomogą koncentrować się na analizie i prognozowaniu, a także uwolnią zasoby ludzkie do realizowania ambitnych projektów doradczych opartych na analizie danych, niejednokrotnie bardzo dużej ich ilości. Dzięki temu przesunie się ciężar zaangażowania z procesu na doradztwo. Trudność we wdrażaniu „nowoczesności” w tej branży generuje konserwatyzm i ograniczony dostęp do środków na inwestycje, a niestety nie da się umieścić wszystkiego w nowym kosztorysie klienckim.

Niechęć do nowego wynika także z obawy przed utratą komfortu i miejsca pracy, co w końcowej ocenie jest błędnym rozumowaniem. Moda na outsourcing nie minie szybko i zamiast długo wykonywać żmudne, nieambitne i powtarzalne prace, można zrealizować kilka nowych i ciekawych projektów. W tej branży wiedza jest niezwykle ważna, a szczególne miejsce ma tu polskie prawo podatkowe, które ze względu na swoją złożoność wymaga robota do kontroli operacji i mózgu człowieka do ich analizy.

Nowe technologie tworzą nowe stanowiska pracy, bo roboty same nie zaktualizują swoich parametrów po zmianie przepisów. Technologia kupiona i wdrożona musi być monitorowana i modyfikowana, aby stanowiła o efektywności firmy i przynosiła oczekiwany zwrot z inwestycji. Reasumując, kapitał ludzki i technologia na długo pozostaną głównymi aktywami firm outsourcingowych, tylko ich parytet może ulegać krótkookresowym wahaniom.

Monika Nowecka – Partner Zarządzająca Działem Usług Księgowych i Kadrowo-Płacowych Mazars Polska