Od 1 stycznia 2026 r. procedura uzyskania numeru PESEL przez cudzoziemców z państw trzecich stanie się zdecydowanie bardziej restrykcyjna. „Dotychczas każdy cudzoziemiec mógł złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL korespondencyjnie lub przez pełnomocnika. Po zmianie określona grupa cudzoziemców będzie musiała osobiście stawić się w urzędzie. Zmiana ta istotnie wpłynie na zagranicznych członków zarządów spółek działających w Polsce, którzy będą ubiegać się o numer PESEL” – mówi Anna Panek, radca prawny specjalizujący się w prawie pracy z kancelarii Wolf Theiss.
Ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa modyfikuje przepisy dotyczące składania wniosków o nadanie numeru PESEL. Nowe regulacje wprowadzą obowiązek osobistego stawiennictwa dla cudzoziemców ubiegających się o numer PESEL, którzy nie są obywatelami państw UE, EFTA, Szwajcarii (wraz z członkami ich rodzin) ani – w określonym zakresie w Umowie o wystąpieniu Wielkiej Brytanii z UE – Wielkiej Brytanii i ich rodzin. Obowiązek nie obejmie jedynie dzieci urodzonych w Polsce.
„Nowe przepisy znacząco utrudnią uzyskanie numeru PESEL przez cudzoziemców, którzy nie mieszkają w Polsce, a należą do grupy objętej obowiązkiem osobistego stawiennictwa. W przypadku powołania nowego członka zarządu będącego cudzoziemcem z tej grupy, konieczność przyjazdu do Polski wyłącznie w celu złożenia wniosku stanie się dodatkowym wyzwaniem – zarówno organizacyjnym, jak i finansowym” – komentuje Anna Panek, z kancelarii Wolf Theiss.
W przypadku cudzoziemców, którzy nie są zameldowani w Polsce, wniosek o nadanie numeru PESEL należy złożyć w urzędzie gminy. Wniosek musi być odpowiednio uzasadniony – oznacza to konieczność wskazania faktycznej podstawy prawnej, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL przez osobę wnioskującą.
„Numer PESEL odgrywa kluczową rolę w wielu procesach administracyjnych i korporacyjnych: od składania sprawozdań finansowych, przez założenie profilu zaufanego, po różnego rodzaju deklaracje czy oświadczenia podatkowe. Choć formalnie PESEL nie jest wymagany, w praktyce jego brak często uniemożliwia wykonanie niektórych obowiązków wobec instytucji publicznych” – podkreśla Anna Panek, z kancelarii Wolf Theiss.
W praktyce firmy będą musiały przygotować się na organizację wizyt w urzędach gmin dla swoich zagranicznych członków zarządów oraz zaplanować proces uzyskania numeru PESEL z odpowiednim wyprzedzeniem, uwzględniając konieczność przyjazdu do Polski.
Dodatkowo Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada kolejne zmiany, w tym wprowadzenie podstawy prawnej do ograniczenia nadawania numeru PESEL cudzoziemcom, którzy jako jedyny powód wskazują konieczność potwierdzenia profilu zaufanego.
