Pracownikom trudniej jest zgłaszać problemy niż je eliminować

0

Zaangażowanie pracowników w identyfikację problemów jest jednym z kluczowych wyzwań dla firm. Zdaniem ekspertów zajmujących się Strategią Lean, to dlatego, że trudniej jest je znaleźć niż eliminować. Istotnymi czynnikami na drodze do skutecznej eliminacji marnotrawstw są: proces, jego analiza, na którą składają się zrozumienie perspektywy klienta, oraz ustalenie wartości dodanej, wynoszącej średnio jedynie około 5% czasu przeznaczanego na cały proces.

Strategia Lean pozwala zaangażować wszystkich pracowników w identyfikację i eliminację marnotrawstwa. Marnotrawstwo to czynności, które nie dają wartości z punktu widzenia klienta. Celem lean jest maksymalizacja wartości dodanej w procesie dostarczenia usługi lub produktu do Klienta.

Dlaczego identyfikacja?

Zdaniem Radosława Drzewieckiego wyrobienie w pracownikach nawyku zgłaszania problemów jest o wiele trudniejsze niż jego samo wyeliminowanie.

Znalezienie problemu, a właściwie sprawienie, by pracownicy zgłaszali problem wtedy, gdy go widzą jest dużo trudniejsze niż jego samo wyeliminowanie. W naszej pracy często jesteśmy przyzwyczajeni do pewnych mechanizmów i utrwalonych zachowań, które są przekazywane kolejnym generacjom. Młodzi adepci uczą się od starszych nie tylko tego, co dobre, ale także i tego, co złe. Jeśli pracownicy zawsze byli „zwolnieni z myślenia”, to niezwykle trudno jest przełamać ten stan – mówi Radosław Drzewiecki, założyciel Leanpassion.

Czym jest proces i od czego najlepiej zacząć jego analizę?

Proces to wszystkie działania, które są podejmowane w celu realizacji zamówienia, niezależnie od tego, czy chodzi o produkcję czy usługi. To jego analiza ma istotne znaczenie w celu rozpoczęcia eliminacji marnotrawstwa. Składają się na niego czynniki, takie jak:

  1. Zrozumienie perspektywy klienta

Przy rozpoczynaniu analizy każdego procesu kluczowym czynnikiem jest zrozumienie perspektywy klienta. Każdy proces składa się bowiem z dwóch elementów: wartości dodanej oraz marnotrawstwa, rozumianego jako to, za co klient chce zapłacić oraz czego nie potrzebuje w ogóle.

Istotne jest, żeby mieć świadomość i pamiętać, że jedynie Klient może określić, za które czynności będzie gotowy zapłacić – dodaje Drzewiecki.

  1. Ustalenie tego, co stanowi wartość dodaną

Nieprawdopodobne jest, że w zdecydowanej większości procesów, wartość dodana z perspektywy klienta wynosi mniej niż 5% całego czasu, jaki pochłania dany proces. Z tego powodu jej skuteczne zdiagnozowanie jest tak istotne z perspektywy biznesu – mówi Radosław Drzewiecki.

  1. Uznanie reszty za marnotrawstwo

Po znalezieniu wartości dodanej całą resztę można uznać za marnotrawstwo. Przy czym owe marnotrawstwo należy rozpatrywać w dwóch podstawowych kategoriach: marnotrawstwo oczywiste oraz marnotrawstwo ukryte, które jest często nazywane przez niektórych mylnie czynnościami koniecznymi. Jedną z firm, w której pomogliśmy zaangażować pracowników w szukanie i eliminowanie  marnotrawstwa ze wsparciem naszych rozwiązań technologicznych jest Hitachi Vantara – komentuje Drzewiecki.

Czytaj również:  Ruszył program „Biznes kontra smog”

Zaangażowanie pracowników Hitachi Vantara w ciągłe doskonalenie było naprawdę owocne. W ciągu 6 tygodni pilotażowych pozwolił im na znalezienie w ich procesach 163 marnotrawstw oraz wygenerowanie 160 pomysłów na ich usunięcie. Efektem była eliminacja aż 65 z nich. Naszym zdaniem to bardzo dobry wynik, z jednej strony pokazujący pracownikom możliwość wpływu na ich środowisko pracy, a z drugiej pozwalający managerom skupić się na rozwiązywaniu najważniejszych problemów – dodaje Drzewiecki.

Rodzaje czynności w procesie

  1. Mierzenie lead time

Lead time to najważniejszy miernik badania efektywności procesu. Można go obliczyć przy pomocy prostego wzoru:

Ep (efektywność procesu) = Wd (wartość dodana) / Lt (lead time) x 100%

Lead time jest czasem przetwarzania, czyli czasem, który upływa od zamówienia do dostarczenia klientowi produktu bądź usługi.

  1. Usprawnienie procesu poprzez poprawę efektywności

W momencie, w którym zrozumiemy zasady identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa możemy uzyskać wyniki nawet na poziomie 80%. W rezultacie sprowadza się do stworzenia pracownikowi warunków do płynnego wykonywania pracy, a nie do jego ponaglania, ponieważ może to wpłynąć na jego produktywność – radzi Drzewiecki.

  1. Graj w zielone

GEMBA to miejsce, gdzie wykonywana jest rzeczywista praca, czyli dodawana jest wartość dla klienta. Jedynie w GEMBA można trafnie zidentyfikować marnotrawstwo, ponieważ to obserwacja procesu pozwala na trafne zrozumienie, ile jest w nim zielonego (wartość dodana), a ile czerwonego (marnotrawstwo).