Intranet jest platformą, która na rynku pojawiła się już wiele lat temu. Do tej pory zdążyło narosnąć wokół niego wiele mitów. Niestety przyczyną takiego stanu rzeczy jest najczęściej nieprawidłowo przeprowadzone wdrożenie lub niewłaściwy dobór funkcji z potrzebami firmy. Przedstawiamy i obalamy 5 najczęstszych mitów o intranetach.
Intranety to systemy nieefektywne i przestarzałe
Chociaż rozwój możliwości intranetów na przestrzeni ostatnich kilku lat był bardzo duży, nadal można się spotkać z opinią, że są one systemami przestarzałymi. O tym, że ich zastosowanie znajduje zasadność świadczy najlepiej fakt, iż największe międzynarodowe korporacje, cały czas wprowadzają tego typu rozwiązania w swoje struktury. Niestety bardzo często zapomina się o tym, że intranet wymaga stałego aktualizowania, by na bieżąco odpowiadać potrzebom pracowników. Jeśli nie będą wdrażane przydatne dla użytkowników usprawnienia, bardzo szybko stanie się on systemem przestarzałym i nieefektywnym. Analogicznie stanie się w przypadku braku aktualizacji systemu.
Kolejnym dowodem na potwierdzenie tezy, że jest to narzędzie nowoczesne, jest powstanie intranetu 2.0 czy intranetu społecznościowego. Posiada on cechy mediów społecznościowych, co znacznie go uatrakcyjnia i usprawnia komunikację wewnętrzną.
Intranet sprawdzi się wyłącznie w dużych firmach i korporacjach
To jeden z największych mitów dotyczących intranetów. Nierzadko to właśnie mniejsze firmy czerpią największe korzyści z wdrożenia tego typu aplikacji. Mowa tu o usprawnieniu szeregu procesów czy redukcji ponoszonych kosztów. Najlepiej zależności te widoczne są na przykładzie zastosowania systemów intranetowych w instytucjach administracji publicznej.
Prawidłowo dopasowany do przedsiębiorstwa intranet sprawdzi się, bez względu na jego wielkość.
Duża liczba funkcji to lepszy intranet
Często wydaje się, że sprawne działanie intranetu zapewni duża liczba wdrożonych do niego funkcji. W rzeczywistości najważniejszą kwestią jest ich odpowiednie dostosowanie względem wymagań i specyfiki danej firmy. Dlatego kluczowa staje się analiza przedwdrożeniowa, która zagwarantuje odpowiednią optymalizację. Warto nadmienić, że duża liczba nieużywanych i nieprzydatnych opcji wprowadza jedynie chaos.
Intranet służy wyłącznie do przechowywania plików
Jedną z funkcji intranetu jest możliwość agregowania plików, jednak opcji jest o wiele więcej. Wraz z rosnącymi potrzebami oraz coraz większą automatyzacją procesów, wprowadzane są rozwiązania, które pozytywnie wpływają na pracę całej kadry pracowniczej – niezależnie od działu czy zajmowanego stanowiska. Obecnie najczęściej wprowadzanymi udogodnieniami są te związane z dzieleniem się wiedzą, budowaniem relacji między pracownikami (również na poziomie bardziej prywatnym), narzędzia pracy dla działu HR, zarządzanie projektami czy budżetami.
Zespół specjalistów IT jest niezbędny do zarządzania intranetem
Może się wydawać, że skoro mamy do czynienia z dużym systemem informatycznym to, do jego zarządzania niezbędna jest wiedza i doświadczenie z zakresu IT. To mit, który wiele przedsiębiorstw powstrzymuje przed zdecydowaniem się na wdrożenie intranetu. Współczesne systemy intranetowe skoncentrowane są na potrzebach użytkowników. Prosty i przyjazny panel bardzo często nie odbiega od sposobu obsługi podstawowych oprogramowań komputerowych. Rzetelna firma wdrożeniowa powinna pomimo prostoty systemu zaproponować swoim klientom odbycie szkoleń czy tutoriali. Przygotowanie tego typu zapewni dokładne zapoznanie się z systemem oraz jego funkcjami, nawet osobom, które dotychczas nie spotykały się z podobnymi rozwiązaniami.
To jedynie część mitów, które krążą wokół tematu systemów intranetowych. Chcesz poznać pełną listę lub praktyczne wskazówki dotyczące wdrażania, sposobu zarządzania oraz rozbudowy platform intranetowych? Pobierz całkowicie bezpłatny e-book INTRANET: Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji.
